Selain integrasi data kehadiran dengan Hadirr dan mesin fingerprint, Gadjian menyediakan alternatif pengisian data kehadiran secara massal di sistem menggunakan file template Excel yang disediakan Gadjian. Dengan file Excel ini, melengkapi data kehadiran karyawan menjadi lebih mudah karena Admin tidak perlu isikan data kehadiran karyawan satu-persatu.
Yuk, simak panduan pengisian data kehadiran secara massal menggunakan file template Excel Gadjian di bawah ini!
A. Mengunggah Data Kehadiran Secara Massal
Buka menu Data Absensi > Pilih tanggal data absensi yang akan dilengkapi
Klik Upload Data Kehadiran > Template ini untuk mendapatkan file Excel template unggah data kehadiran secara massal
Pada tampilan unduh file template, pilih rentang data absensi yang akan dilengkapi terlebih dulu.
Tersedia 2 opsi template Excel data absensi:
Versi 1 : Dimana pengisian data kehadiran diisi dalam kolom vertikal
Versi 2 : Dimana pengisian data kehadiran diisi dalam kolom horizontal
Pengisian data kehadiran dilakukan pada file Excel yang sudah diunduh dari Gadjian. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh Admin dalam pengisian data kehadiran, yaitu:
✅ Gadjian hanya dapat mencatat data apabila format yang diisikan sesuai ketentuan sistem.
Format yang diterima untuk pengisian data absensi adalah 07:00 I 07.00 I 7.00 AM/PM.
✅Cell yang berwarna menandakan format dari sistem dimana admin tidak boleh melakukan perubahan format apapun di dalamnya.
Cell warna merah menandakan hari libur di tanggal tersebut. Gadjian otomatis menampilkan hari libur sesuai dengan pola kerja atau shift yang diterapkan ke karyawan.
Sementara cell warna biru muda menandakan bahwa sudah ada data kehadiran yang terisi di sistem.
Setelah pengisian data kehadiran dilakukan pada file Excel Gadjian, silakan melakukan proses unggah data absensi secara massal di menu yang sama dengan saat proses unduh file template.
Jika data kehadiran berhasil diunggah, akan muncul notifikasi sukses di pojok kiri bawah layar
Data absensi yang berhasil diunggah akan muncul di sistem dengan tampilan seperti ini:
B. Mengubah Data Kehadiran yang Sudah Tercatat di Data Kehadiran
Data kehadiran yang sudah tercatat bisa diubah secara massal oleh admin dengan menggunakan template unggah data kehadiran juga. Caranya, Anda bisa mengikuti panduan yang sama di poin A hingga selesai.
Sebagai catatan:
Mengubah data kehadiran dengan unggah data kehadiran di range tanggal yang sama tidak dapat menghapus data kehadiran yang sudah tercatat.
Contoh:
Admin sudah berhasil mengunggah data kehadiran massal di tanggal 9 April 2025
Kemudian Admin ingin mengubah data kehadiran dan menghapus salah satu data kehadiran atas nama Benny dengan template yang sama.
Hasilnya kolom yang dikosongkan tidak akan menghapus data yang sudah tercatat sebelumnya
Aksi tersebut hanya akan menggantikan data yang sudah tercatat sebelumnya
Oleh karena itu, mohon pastikan data yang akan diunggah sudah sesuai.
Jika Anda memiliki kebutuhan untuk menghapus data kehadiran yang sudah tercatat, ada alternatif tersedia yaitu hapus data kehadiran mandiri.
Ubah status kehadiran sementara ke Mangkir > Refresh Tab agar data kehadiran hilang