Perubahan kebijakan perusahaan atau kebutuhan operasional seringkali mengharuskan kita menyesuaikan periode penggajian. Jangan khawatir, di Gadjian Anda bisa melakukan penyesuaian ini dengan mudah tanpa harus mengorbankan data historis yang sudah ada.
Namun, perlu diperhatikan: Admin tidak bisa mengubah langsung periode gaji dengan mengedit pengaturan periode slip yang sudah aktif. Mengapa?
Sistem Gadjian akan menampilkan field Tanggal Awal Periode yang berwarna abu-abu pada periode slip yang sudah digunakan untuk proses penggajian karyawan. Ini menandakan bahwa slip gaji tersebut telah diproses dan dianggap sudah dibayarkan, sehingga tidak dapat diubah untuk menjaga keakuratan data.
Lalu, bagaimana solusinya? Admin dapat membuat pengaturan slip gaji baru dan menerapkannya di Karir & Remunerasi karyawan menggantikan slip gaji sebelumnya. Yuk baca panduan lengkapnya di artikel ini!
A. Membuat Pengaturan Slip Gaji Baru
Sebelum memulai, pastikan Anda telah menyiapkan komponen gaji (seperti tunjangan atau potongan) dengan benar di menu HR & Payroll > Pengaturan > Gaji & LTHR
Baca panduan lengkap: Input Komponen Pendapatan & Potongan
Setelah komponen gaji siap, buka menu HR & Payroll > Pengaturan > Slip Gaji. Klik +Nama Slip Gaji dan tentukan periode gaji yang diinginkan.
Pelajari Detailnya: Cara Membuat Slip Gaji
Perhatikan! Pembuatan slip gaji baru tidak otomatis mengubah periode gaji karyawan yang sudah ada. Admin perlu menerapkan pengaturan slip gaji baru di Karir & Remunerasi karyawan agar slip gaji dengan periode yang baru muncul saat proses penggajian.
B. Menerapkan Slip Gaji Baru di Karir dan Remunerasi Karyawan
Sebelum menerapkan pengaturan slip gaji baru, pastikan status slip gaji yang sudah dibayarkan ke karyawan tercatat Sudah Dibayar di Gadjian
Baca panduan lengkapnya: Mengubah Status Pembayaran Gaji Menjadi Sudah Dibayar
Buka menu HR & Payroll > Personalia > Karir & Remunerasi. Terdapat 2 alternatif penambahan slip gaji dengan periode baru di karir karyawan:
2.1 Penambahan Slip Satu-Persatu
1) Untuk perubahan satu persatu karyawan, silakan klik Lihat Karir di salah satu data karyawan
2) Pilih +Karir Baru untuk menambahkan slip gaji dengan periode baru
3) Pada bagian Non-Remunerasi pilih Penyesuaian Karir jika tidak ada perubahan jabatan
4) Pilih Tanggal Efektif berlaku periode gaji baru > Simpan
5) Pada bagian Remunerasi, pilih slip gaji periode baru dan slip lainnya yang ingin diberlakukan di karyawan > Simpan
6) Perubahan periode slip gaji berhasil dilakukan. Anda bisa cek kembali histori perubahannya di Karir dan Remunerasi karyawan, contohnya seperti ini:
2.2 Penambahan Slip Massal
1) Jika perusahaan Anda memiliki banyak karyawan, tersedia opsi perubahan slip secara massal dengan fitur kenaikan karir massal. Buka menu HR & Payroll > Personalia > Karir & Remunerasi > klik Tools > Kenaikan Karir Massal
2) Pilih beberapa karyawan atau semua. Karena ada keterbatasan waktu dalam 1 sesi di Gadjian, kami menyarankan admin proses bertahap 5-10 karyawan dalam 1 sesi.
3) Pastikan memilih opsi Ambil Data Non Remunerasi dari Karir Sebelumnya agar data otomatis terisi dan Anda hanya perlu mengisi tanggal efektif perubahan slip gajinya > lalu klik Generate Data.
4) Lengkapi bagian Tanggal Efektif sesuai kapan perubahan periode gaji berlaku > Simpan dan Lanjutkan
5) Pada bagian Remunerasi pastikan memilih opsi Manual karena Anda perlu memilih slip gaji dengan pengaturan baru > lalu klik Generate Data
6) Pilih slip gaji yang sesuai lalu isikan nominal remunerasinya > Simpan dan Generate Slip Gaji
7) Pilih Lanjutkan Generate Slip Gaji jika pengisian data sudah sesuai
8) Jika penambahan slip berhasil, akan muncul notifikasi sukses di pojok kiri bawah. Contohnya seperti ini:
9) Untuk memastikan pencatatan slip pada karirnya sesuai, Admin bisa klik Lihat Karir salah satu karyawan. Contoh perubahan periode yang berhasil adalah seperti ini: