Elk document dat binnen OnRent wordt aangemaakt, krijgt een eigen, uniek referentienummer.

Dit zou kunnen zijn

Het OnRent-systeem wordt standaard geleverd met vooraf geconfigureerde nummeringsreeksen voor alle documenten. Je kunt deze reeksen echter naar wens aanpassen.

Het documentnummer van jouw eerste bestelling zou er zo uitzien.

Jouw eerste factuur.

Je kunt de documentnummers aanpassen naar een nummeringsindeling die je prettig vindt en kiezen hoe deze nummeringsreeksen worden toegepast binnen het OnRent-systeem.

Je kunt de factuurnummers zo instellen dat ze beginnen bij het laatste factuurnummer dat in een eerder systeem/spreadsheet is gebruikt en dat dezelfde nummeringsreeks wordt aangehouden.

Je kunt ook instellen of de nummerreeks in het hele systeem wordt gedeeld of dat er afzonderlijke nummerreeksen per land, bedrijf of depot moeten gelden.

Je hebt bijvoorbeeld mogelijk een aparte ordernummerreeks nodig voor verschillende bedrijven of een aparte factuurnummerreeks voor verschillende landen.

Je kunt de huidige configuratie voor deze documentnummers bekijken en bewerken via Systeeminstellingen.
​

Onder de kop “Onderhoudsgegevens” bevindt zich de menuoptie “Documentnummers” (onderaan deze sectie).

Wanneer je deze menuoptie opent, verschijnt er een lijst met de systeemdocumenten.

Samen met hun documentcode, het type document, het domein (of niveau) waarop deze nummeringsreeks wordt toegepast en het masker (of de formule/logica) dat wordt gebruikt om het unieke nummer van elk document te genereren.

Je kunt inzoomen op elke documentnummerreeks door op de naamhyperlink te klikken.

Nadat je een documentnummer hebt geopend, zijn de volgende velden beschikbaar.

Naam: - Dit is de naam voor het documentnummer die alleen wordt gebruikt voor de referentie in de lijst die wordt weergegeven in Systeeminstellingen > Documentnummers.

Als je dit wijzigt, heeft dit geen gevolgen voor het OnRent-systeem, behalve dat de naam in de lijst verandert.

Code: - De code is een korte afkorting voor dat document en heeft betrekking op de waarde @Code (gebruikt in het masker, zie hieronder).

Masker: - Het masker is de formule of logica die wordt gebruikt om het unieke documentnummer te creëren. Je kunt alle tekens gebruiken die je wilt als onderdeel van deze logica, inclusief vier variabelewaarden, namelijk:

Om een ​​van deze variabelen aan het masker toe te voegen, kun je de variabele handmatig typen (de waarde is vetgedrukt in de bovenstaande lijst) of gewoon op de referentie van de variabele naast de koptekst van het masker klikken.

Which will place that variable at the end of the current Mask.

Deze variabelen kunnen in elke volgorde worden geplaatst, met of zonder andere tekens.

Alle andere ingevoerde tekens blijven behouden en veranderen niet. Alleen de bovenstaande variabelen kunnen per document verschillen.

Een batchnummerdocument met het volgende masker;

Zou worden:

Waar

BN is de @code-waarde van het document.

GB of VS is de @country-waarde.

001 of Home is de @depot-waarde.

1 is de @indent-waarde voor het eerste batchnummer dat wordt gemaakt, de volgende die daarna wordt gemaakt, heeft de waarde 2.

Beginwaarde: - De beginwaarde is het nummer waarmee de reeks (@indent-waarde) moet beginnen. Standaard is dit ingesteld op de waarde 1 en is er alleen een minimumwaarde van 1 toegestaan.

De Beginwaarde laat niet het volgende nummer zien dat gebruikt moet worden, maar alleen de herkomst van de reeks.

Minimale lengte identiteit: - Je kunt de minimale lengte van de @indent-waarde instellen. Deze kan worden ingesteld tussen 0 en 10. Voorloopnullen worden toegepast op de @indent-waarde om deze aan de minimale lengte te laten voldoen.

Een Minimale lengte identiteit van 0 met gebruikmaking van het systeemstandaard masker voor batchnummer 18 zal dit als het documentnummer krijgen.

Een Minimale lengte identiteit van 10 met behulp van het onderstaande Masker als voorbeeld voor batchnummer 19.

Zal het volgende documentnummer hebben.

Domein: - Het Domein kunt u instellen op welk niveau deze documentnummerreeks moet worden toegepast, of welke Domeinen binnen het OnRent-systeem dezelfde nummeringsreeks voor dit documentnummer delen.

Dit heeft alleen praktische gevolgen met betrekking tot de waarde @indent en waar in het systeem deze waarde wordt gedeeld.

De niveaus waaraan dit kan worden afgezet zijn:

Beginwaarde resetten: - Dit is een Ja/Nee-optie, standaard ingesteld op Nee. Als u dit op "Ja" zet en op Documentnummer bijwerken klikt, wordt de @indent-waarde teruggezet naar de Beginwaarde.

Je moet voorzichtig zijn met deze optie, want bij onjuist gebruik kan het systeem proberen een duplicaat van het documentnummer te maken als hetzelfde masker wordt gebruikt als eerder is gebruikt en de Beginwaarde de @indent-waarde heeft ingesteld op een waarde die eerder met dat masker is gebruikt.

Nadat je wijzigingen hebt aangebracht in de instellingen van Documentnummers, klik je op de knop Documentnummer bijwerken.

Als de invoer geldig is, worden de wijzigingen opgeslagen, verschijnt er een succesvolle prompt en keer je terug naar de lijstweergave.

Als er een probleem is, ontvang je een foutmelding waarin wordt uitgelegd wat het probleem is.

Het systeem blijft in het wijzigingsscherm voor dat documentnummer staan, zodat u het probleem kunt beoordelen en indien gewenst de juiste stappen kunt ondernemen om het te corrigeren.

Heb je hulp nodig? Start een gesprek met behulp van de blauwe helpballon in de rechteronderhoek.