In de verhuurbranche is het heel gebruikelijk dat artikelen aan klanten worden verstrekt op basis van 'verkoop of retour', zoals snijschijven met een schijffrees of brandstof met een graafmachine..
Je wilt een volle tank brandstof met een stuk gereedschap opsturen, of je wilt de klant een aantal snijschijven geven, maar je gaat ermee akkoord dat ze alleen betalen voor wat ze gebruiken, eventueel door een resterende hoeveelheid terug te sturen naar de voorraad en niet voor die hoeveelheid te rekenen.
Dit kan ook goed werken voor incassokosten, omdat je ze op de offerte of order wilt zetten, maar ze niet in de factuur wilt laten opnemen totdat je hebt bevestigd dat de incasso heeft plaatsgevonden.
Standaard is het zo dat als je een verkoopartikel op een order plaatst, het direct na boeking op de volgende factuur tijdens de factuurrun of vooruitbetaling kan verschijnen. Als een van de artikelen is "ingeboekt", resulteert dit in een automatische creditering van de ongebruikte artikelen, mits deze al gefactureerd zijn.
Hiervoor is een instelling beschikbaar die kan worden ingeschakeld. Standaard is deze instelling uitgeschakeld.
Het kan op de volgende gebieden worden in- of uitgeschakeld. Als je dit instelt, wordt voor elke bestelling die in de toekomst met dit item wordt aangemaakt, deze vlag op het orderitem ingesteld.
Een product:
Het instellen hiervan is handig als het product een "niet-voorraadartikel" is, zoals brandstof, omdat je hiervoor geen voorraadartikel hebt. In dit geval wordt het hier ingesteld.
Een voorraadartikel:
Op een accessoire:
De reden om de optie op een accessoire te hebben, is omdat je mogelijk een factuur voor het artikel wilt maken bij het boeken, alleen wanneer het artikel als accessoire wordt verkocht, maar vervolgens direct een factuur wilt maken wanneer het artikel afzonderlijk wordt verkocht.
Op een orderartikel:
Als je deze instelling per orderartikel kunt wijzigen, kun je deze per order in- of uitschakelen. Zo kun je flexibel inspelen op de wensen van de klant.
Wanneer je dan een factuur opstelt en de instelling op "Ja" staat, wordt er niets gefactureerd totdat je de hoeveelheid in de factuur boekt:
In het volgende voorbeeld werd een hoeveelheid van 37 brandstof verzonden met de graafmachine. Wanneer we het artikel retourneren en de accessoire inboeken, en we 27 verkocht en 10 geretourneerd OK invoeren, wordt de klant gefactureerd voor 27 zodra dit heeft plaatsgevonden.
Een ander voorbeeld: Als we 10 snijschijven versturen met de markering "Factuur na boeken" op Ja, kunnen we 5 van de 10 inboeken, 2 markeren als verkocht, waardoor er nog 3 bij de klant liggen. Dit stelt ons in staat om verkochte artikelen gedeeltelijk te retourneren en te factureren als ze in fasen worden geretourneerd. De kans is groot dat de meeste artikelen tegelijkertijd worden verbruikt of geretourneerd, maar dit biedt extra flexibiliteit.