Wanneer je huurapparatuur beheert, is het managen van beschadigde of manco apparatuur een onderdeel van de kritieke werkstroom en, waar nodig, de klant hier voor door te belasten.

Het beheren hiervan is in OnRent simpel en rechtstreeks, en toch krachtig.

Bij het bevestigen van een Retourverzoek of als je Inboekt kun je specificeren of de artikelen beschadigd of vermist zijn.

Voor meer informatie rondom het inboeken van aritkelen, zie dit artikel: Book in your equipment off rent

Het Niet-beschikbare artikelen overzicht bevat kolommen om het aantal artikelen te tonen en bevat drie belangrijke velden om de werkstroom te behreren.

Twee kant-en-klaar aangepaste weergaves zijn beschikbaar om te helpen met de navigatie van dit proces. Om ze te benaderen, klik Weergaven naast de zoekbalk.

Wanneer je een Retouraanvraag (Transport) uitvoert - Chauffeur Handtekening weergave:

Als je een Retouraanvraag hebt gecreëerd - zodra je de retournering van de goederen van de klant aftekent kun je de artikelen terugvinden en klikken op Acties > Inboekdetails.

Vanuit het Order scherm wanneer de actie "Inboeken" geselecteerd is:

Wanneer je een artikel Inboekt en de hoeveelheid 'Beschadigd' invoert, zal het "Schade omschrijving" veld opkomen voor eenvoudige ingave. Je kunt ook klikken op Actie > Inboekdetails of via de blauwe snelkoppeling 'Open inboeken details' zoals getoond in de schermafbeelding beneden.

Dit zal het volgende scherm openen:

Hier kun je ook de artikelen aanmerken als beschadigd. Als het een bulk artikel betreft kun je het aantal geretourneerd ok, beschadigd of manco invoeren.

Voer een schade omschrijving in als je dat nog niet gedaan had.

Je kunt ook foto's van de beschadigde apparatuur toevoegen. Je kunt bestanden uit jouw opslaglocatie selecteren of de geïntegreerde camera indien aanwezig op een telefoon of tablet gebruiken. Als je meerdere foto's wilt maken kun je dit doen. Je kunt ook later foto's bewerken of uploaden dus geen zorgen als je ze in dit stadium nog niet hebt.

Als je het nodig hebt, kun je ook andere soorten documenten uploaden in dit stadium.

Het artikel zal dan geboekt worden in de Niet-beschikbare artikelen gebied onder het type "Reparatie".

Volg hetzelfde proces als hierboven maar markeer de artikelen als manco in plaats daarvan. Merk op dat als je een artikel als manco markeert je niet de omschrijving of afbeeldingen / bijlagen hoeft in te voeren. Als, in dit stadium, je het artikel als manco markeert en de klant later raporteert dat ze het hebben gevonden, het artikel terug in voorraad geretourneerd kan worden via het uitboeken proces van de niet-beschikbare artikelen.

Zodra de Retour aanvraag of Inboeken uitgevoerd is, zal het artikel ingeboekt worden in Niet-beschikbare artikeel onder het type "Manco".

Zodra je een inboeking hebt bevestigd, zal de ingevoerde informatie gedurende het bovenstaande proces verschijnen op de Retourbon. Je kunt dit versturen naar jouw klant om te bevestigen dat er beschadigde of manco artikelen op hun order staan.

Zoals je kunt zien, staat de vastgelegde inboekingdetails voor schade weergegeven onder de relevante artikelregel.

Als je kijkt op de relevante order, kun je eenvoudig de niet-beschikbare artikelen zien die er vanuit zijn gecreëerd om de twee zaken eenvoudig aan elkaar te kunnen linken.

Op de geschikte tijd kun je naar het Niet-beschikbare artikelenoverzichtspagina gaan en de artikelen uit repratie boeken om ze weer beschikbaar te maken en op een later moment te belasten voor de schade - of belast voor schade voordat het uit reparatie is geboekt - het is volledig flexibel!

Laten we kijken naar het proces om een schade notificatie in te dienen.

Benader de Niet-beschikbare artikelen lijst - filter dan op "Reparatie" of gebruik een opgeslagen weergave om ze te vinden of zelfs te zoeken naar het artikel.

Klik op de blauwe tekst om dieper te gaan en meer details over het artikel in Reparatie te zien.

Als je weet wat het schadebedrag is, of wat het gaat worden, kun je het toevoegen door op de bewerk knop te klikken op het niet-beschikbare artikel en een prijs invoeren. Je kunt ook een kortingspercentage invoeren, alsook een factuurruncode selecteren, betalingstermijn of omzetgroep.

Je kunt ook het Klantreferentie-nummer invoeren, bijvoorbeeld een inkoopordernummer, die weerspiegeld zal worden op enige resulterende factuur op een later moment.

Wanneer het zover is om een schade of manco brief te maken, klik je simpelweg op de document link vanuit de overzichtspagina van het niet-beschikbare artikel.

De schadebrief zal de afbeeldingen van de schade bevatten.

Zodra je tot overeenstemming met gekomen met de klant omtrent kosten, ga verder en klik op de "Afronden" knop op de overzichtspagina.

Zodra het niet-beschikbare artikel is afgerond, kun je de factuur maken door te klikken op Factuur niet-beschikbaar artikel.

Je kunt ook de schade- en manco artikelen opnemen in de factuurrun. Om dit te doen voer je simpelweg een kostenbedrag in en rond je het niet-beschikbare artikel af.

Als je vervolgens de factuurrun uitvoert kun je selecteren om schade- en manco kosten op te nemen in de run (beschikbaar in het Pro Plus abonnement).

Zodra een factuur gecreërd is als een uitkomst van een schade of manco, zul je een label op het facturatiescherm zien zoals hieronder getoond. Je zult ook een link zien naar het niet-beschikbare artikel voor referentie doeleinden.

Als je een foutieve concept factuur hebt gecreërd kun je de factuur verwijderen en opnieuw genereren.