In dit artikel behandelen we hoe je de kas opmaakt na een dag werken.
Waarom een kasopmaak?
De kasopmaak is een handige tool om een financieel overzicht te maken van de kassa na een dag werken. Het geeft inzicht in de volgende financiële onderwerpen:
Beginsaldo: wat zat er aan het begin van de dag in kas (contant geld)
Pinbetalingen: controleer hoeveel er is gepind en vergelijkt dit met de betaalmethoden "Pinnen" op de kassabonnen
In kassa: een overzicht van het eindsaldo van de kassa; op basis van het tellen van het contant geld op het eind van de dag
Afgestort: het bedrag dat wordt afgestort uit de kassa (en advies hoeveel af te storten)
Resterend in kassa: het eindsaldo in de kassa; automatisch het beginsaldo voor de volgende dag
Al deze gegevens worden na het invullen opgeslagen in het systeem en dat biedt de salon de mogelijkheid om eens per week, maand of kwartaal de financiële gegevens te verzamelen voor de boekhouder.
Hoe werkt de kasopmaak?
De kasopmaak kan je invullen via "Kassa" in het menu en vervolgens rechtsboven op de button "Kasopmaak" te klikken. De volgende pop-up zal dan veschijnen:
Allereerst is het belangrijk om de juiste datum te selecteren (standaard staat deze op de huidige werkdag).
Controleer of het beginsaldo is ingevuld (deze wordt automatisch van de dag ervoor overgenomen) en of deze klopt. Indien dat het geval is, wijzig dan niet het beginsaldo.
Vervolgens kun je de kassa gaan tellen met behulp van de rekenhulp. Deze kun je aan de linkerzijde van het scherm terug vinden. Het contante geld wat wordt geteld is het bedrag dat wordt ingevuld bij "In kassa".
De volgende stap is het invullen van het pinbedrag; dit is het bedrag wat de pinautomaat aan het eind van de dag aangeeft. Dit kun je vergelijken met de facturen/bonnen die in Aimy zijn aangemaakt. Het verschil hiertussen wordt in rood aangegeven. Deze stap kun je vervolgens ook herhalen voor eventuele betalingen via de credit card. Let op; heb je de pinkoppeling in Aimy aanstaan, dan wordt het bedrag automatisch ingevuld.
Het verschil tussen "beginsaldo + contante omzet - uitgaven contant geld" (dit is wat er volgens de facturen aanwezig zou moeten zijn) en "In kassa" (wat zit er daadwerkelijk in de kassa) is het kasverschil.
Het laatste wat je kan doen in de kasopmaak is invullen hoeveel geld je afstort uit de kassa. Onder het veld afgestort wordt een advies gegeven (Let op; dit adviesbedrag kun je zelf invullen bij instellingen>Kassa).
Na invullen van alle gegevens kun je de medewerker selecteren die de kas heeft opgemaakt en de kasopmaak opslaan. Verder kun je onderaan ook de werkuren van medewerkers toevoegen, zodat dit dagelijks wordt bijgehouden. Dit zal vervolgens worden bijgewerkt in het overzicht van medewerkers (Rapportages > Financieel > Werknemer).
Let op; Zorg dat alle betalingen zijn verwerkt voordat je afsluit. Je kunt de kasopmaak dagelijks maar 1 keer afsluiten. Nadat je de kasopmaak hebt opgeslagen, kun je géén wijzigingen meer maken.
Alle gegevens worden opgeslagen en zijn beschikbaar in een overzicht via Kassa > Exporteren > Overzicht exporteren.
Ik heb een kastekort of teveel in kas. Hoe komt dat?
Een kastekort of te veel kan liggen aan vier dingen. Hieronder noemen we de mogelijke redenen:
Beginsaldo klopt niet: Er is een kans dat er minder in de startkassa zat, je kunt de kasopmaak van de dag ervoor nalopen om te kijken of daar iets niet klopt. Het kan bijvoorbeeld dat er wel geld was afgestort, maar dat het niet ingevuld was, of dat er bijvoorbeeld een ander bedrag was afgestort dan wat er was ingevuld.
Contante omzet klopt niet: Wanneer er bonnen op contant zijn afgeslagen die niet contant zijn betaald, of er bijvoorbeeld dubbele bonnen van dezelfde klant op contant staan, dan telt ons systeem dat wel op, maar dat geld is dan niet binnengekomen. Belangrijk om ook even je bonnen na te lopen!
Telling klopt niet: Het is goed om nog even de telling in de rekenhulp na te lopen of er mogelijk iets over het hoofd is gezien. Kijk daarvoor ook naar de afstorting en hoeveel er de dag erna is geteld of daar iets niet klopt.
Uitgaven niet geregistreerd: Wanneer er contante uitgaven zijn gedaan, maar niet geregistreerd, dan kan dat ook leiden tot een kastekort. Belangrijk: om in het geval van een niet kloppende kas, ook even de dag ervoor terug te kijken om mogelijke fouten al zelf terug te kunnen vinden.