In dit artikel wordt beschreven hoe je gebruik kan maken van de nieuwe kassa en hoe je kunt afrekenen. Afrekenen kan vanuit een aantal verschillende plekken in salon software Aimy:
Vanuit de afspraak: alle gegevens van de klant worden direct overgenomen, zoals medewerker, klant en service (ook wel behandeling)
Vanuit de agenda: via de "nieuwe betaling" - knop linksonder in het menu
Vanuit de kassa: door te klikken op “nieuwe betaling” start je met het maken van een factuur
Door vanuit de klantpagina een factuur te maken.
Hoe kan ik afrekenen?
Voor het afrekenen dienen een aantal velden te worden ingevuld. We behandelen alle onderdelen van het afrekenscherm.
Klantgegevens: Linksboven kan je de klantgegevens terugvinden van de klant. De klantgegevens zijn leeg wanneer er nog geen klant is geselecteerd of als je afrekent zonder dat de klantgegevens bekend zijn. Je ziet altijd een afbeelding van de klant (indien niet bekend een letter), de naam van de klant en hoeveel weken geleden de klant voor het laatst heeft afgerekend. Onder de klantgegevens kun je in de labels de volgende informatie terug vinden:
Laatste 2 betalingen: welke behandelingen, producten, bij wie en welk bedrag de vorige keren is afgerekend.
Indien de klant een abonnement heeft: welk type abonnement de klant heeft, en het bedrag wat nog open staat.
Eventuele no-shows
Groen label met W/D: waarbij W staat voor weken geleden dat de klant in de salon is geweest, en D voor het aantal dagen geleden dat de klant in de salon is geweest.
Pre-paid: het bedrag aan pre-paid wat open staat.
Loyalty: hoeveel loyalty punten de klant heeft opgebouwd (indien het loyalty systeem is geactiveerd).
Betaalmethode: het volgende blok in het afrekenscherm is de betaalmethode selectie. Hiermee kan aangeven welke betaalmethode is gebruikt voor het betalen/afronden van de betaling. Standaard worden "Pinnen" en "Contant geld" getoond. Onder "Anders" kan je de andere betaalmethodes terug vinden. Tevens wordt onder de betaalmethode een melding getoond wanneer er wisselgeld teruggegeven dient te worden, of als er nog een bedrag open staat.
3. Betaling per e-mail naar de klant sturen: het laatste blok aan de linkerkant van de betaling is het versturen van een digitale bon. Wanneer het e-mail adres correct is en het vinkje voor versturen van een digitale bon is aangezet krijgt de klant de betaling per e-mail toegestuurd.
4. Openstaande factuur: wanneer een klant een openstaande factuur heeft, wordt dit bovenin naast "Nieuwe betaling" in een rood blok getoond.
5. Factuuroverzicht: aan de rechterzijde van de factuur kan je het overzicht terug vinden van alle behandelingen, producten en cadeaubonnen die worden afgerekend. Per regel kan je aangeven welke medewerker verantwoordelijk is, welke korting er toegepast moet worden, aantal keren dat de behandeling en/of product is afgenomen en wat de totaalprijs is. De regels kan je aanpassen door erop te klikken. Bij korting kun je de bestaande kortingsregels toepassen, en/of loyalty punten verrekenen met een klant. Elke regel kan je verwijderen door op het kruisje te klikken.
6. Behandelingen en/of producten toevoegen:
Behandelingen kun je toevoegen via het stoeltje: er opent een pop-up waar je een dienst kan zoeken of kan selecteren via categorieën.
Producten kun je toevoegen door op het flesje te klikken. Ook hierbij opent een pop-up waar je een product kan scannen, zoeken of kan selecteren via categorieën.
De laatste button die je kan gebruiken is voor een cadeaubon. Automatisch wordt hier een nummer ingevuld, als medewerker dien je wel de waarde van de cadeaubon in te vullen.
7. Totaalbedrag: onderaan het afrekenscherm kan je de berekening openklappen. Hiermee heb je een totaal overzicht van de betaling.
Hoe kan ik afrekenen vanuit een afspraak?
Afrekenen vanuit de afspraak kan je op twee manieren doen:
Op de afspraak klikken en op "Betalen" klikken (linksonderaan)
Met je rechtermuisknop op de afspraak klikken en dan op "Betalen" te klikken
Hoe kan ik een betaling aanpassen?
Een betaling heeft drie mogelijke statussen:
Betaald
Open
Deels betaald
Alledrie de soorten kan je aanpassen. Aanpassen kan je doen door naar de afspraak te gaan en door op de afspraak te klikken en vervolgens op "Bekijk betaling" te klikken. Een andere optie is om naar de "Kassa" te gaan in het menu. Aan de rechterzijde zie je drie bolletjes, hier kan je op "Aanpassen" klikken en de betaling aanpassen.
Let op! Deels betaald of betaald, kun je alleen aanpassen als je de rechten hebt om de betaling aan te passen. Tevens als een deel betaling eerder is gedaan, wordt de deelbetaling op die dag vast gezet.
Retourneren
Om een of meer artikelen van een factuur te retourneren, klik je op de 3 puntjes rechts van de factuur. Klik vervolgens op de optie "Retour". Je kunt dan de factuur geheel of gedeeltelijk als retour registreren, zodat je voorraad en kassa weer kloppen.
