Met rechten en toegangscodes bepaal je per type account (bedrijf, salon of medewerker) wat iemand in Aimy mag zien en doen. Je stelt alles in één keer in voor alle salons, en maakt waar nodig een uitzondering voor een specifiek account of een specifieke salon.
Wie mag de instellingen aanpassen?
Standaard beheert het bedrijfsaccount de instellingen. Wanneer je ook een ketenaccount hebt, kun je de standaard vanuit het ketenaccount omzetten naar ketenniveau, zodat alleen de keten wijzigingen kan doen.
Ga naar Instellingen > Rechten. Bovenaan de pagina staat Account keuze. Hier bepaal je wie de rechten en toegangscodes mag beheren:
Keten account: alleen het ketenaccount mag de instellingen aanpassen. (Alleen mogelijk om aan te zetten via het ketenaccount)
Bedrijfsaccount: de bedrijfsaccounts mogen de instellingen aanpassen.
Waar stel je rechten en toegangscodes in?
Ga naar Instellingen > Rechten. Je ziet hier drie tabbladen:
Rechten: welke onderdelen van Aimy voor een account toegankelijk zijn.
Toegangscodes: voor welke handelingen een code van 6 cijfers nodig is.
Schakelen salons: tussen welke salons een salonaccount mag wisselen.
Rechten
Op het tabblad Rechten zet je per type account aan welke onderdelen het mag gebruiken. Je kiest bovenin tussen de weergave Rechten (instellen voor alle accounts tegelijk) en Accounts (uitzonderingen per account).
Rechten voor alle accounts tegelijk instellen
Ga naar Instellingen > Rechten en open het tabblad Rechten.
Klik rechtsboven op Rechten.
Vink per functionaliteit aan welk type account het recht krijgt: Medewerker, Salon en/of Bedrijf.
De instelling geldt direct voor alle accounts van dat type. Alle salonaccounts hebben dus dezelfde rechten, net als alle medewerkeraccounts en alle bedrijfsaccounts.
Belangrijk!
De rechten met ‘medewerker’ in de naam (zoals Agenda medewerker) zijn alleen beschikbaar voor medewerkeraccounts. Voor salon- en bedrijfsaccounts zijn ze grijs en niet mogelijk om te activeren.
Beheer je de rechten vanuit een bedrijfsaccount? Dan stel je alleen salon- en medewerkeraccounts in. Het bedrijfsaccount zelf heeft altijd alle rechten.
Een uitzondering maken voor een account
Heeft een salon of medewerker andere rechten nodig dan de rest? Dan pas je de rechten voor alleen dat account aan.
Klik rechtsboven op Accounts.
Zoek het account via Zoek account.
Klik op de drie puntjes achter het account en kies Aanpassen.
Vink in het venster Aangepaste rechten de rechten aan of uit.
Klik op Opslaan.
Wil je het account weer gelijk zetten aan de standaard voor zijn type? Klik dan op Origineel terugzetten en sla op.
Vink Laat alleen aangepaste rechten zien aan om snel te zien welke accounts een uitzondering hebben.
Wat betekenen de rechten?
Voor de rechten van Agenda tot en met Beschikbaarheid geldt: zet je ze aan voor een bedrijfsaccount, dan ziet dat account alle informatie binnen het bedrijf. Zet je ze aan voor een salon- of medewerkeraccount, dan ziet het account de informatie van de eigen salon en de gekoppelde salons.
Recht | Wat betekent het? |
Agenda | Geeft toegang tot de volledige agenda, inclusief alle bijbehorende functies |
Agenda medewerker | Geeft toegang tot de agenda van het ingelogde medewerker-account |
Klanten | Geeft toegang tot het klantenoverzicht in menu, inclusief alle klantgegevens en bijbehorende functies |
Klanten medewerker | Geeft toegang tot het klantenoverzicht in menu, maar zonder de mogelijkheid om klanten te exporteren en e-mailen |
Kassa | Geeft toegang tot de kassa in menu, inclusief alle bijbehorende functies |
Kassa medewerker | Geeft toegang tot de kassa in menu, maar toont alleen de facturen van het ingelogde medewerker-account |
Filiaalmonitor | Geeft toegang tot alle rapportages onder Filiaalmonitor en Rapportages in menu, inclusief alle bijbehorende functies, met inzage binnen bedrijf of gekoppelde salons |
Filiaalmonitor medewerker | Geeft toegang tot alle rapportages onder Filiaalmonitor en Rapportages in menu, waarbij alleen de resultaten getoond worden voor het ingelogde medewerker-account |
Beschikbaarheid | Geeft toegang tot de beschikbaarheid in menu |
Beschikbaarheid medewerker | Geeft alleen toegang tot de beschikbaarheid van het ingelogde medewerker-account |
Producten | Geeft toegang tot productbeheer in menu, inclusief bijbehorende functies |
Profiel | Geeft toegang tot het onderdeel Account > Profiel, inclusief de onderdelen medewerkers, behandelingen en AAN/UIT |
Instellingen | Geeft toegang tot algemene instellingen van het account. De mogelijkheid om uit te loggen blijft altijd beschikbaar |
Bedrijfsfuncties | Geeft toegang tot bedrijfsinstellingen en -informatie, waarbij ook rechten kunnen worden toegekend |
Facturen in het verleden | Geeft toegang tot facturen uit het verleden, inclusief de mogelijkheid om deze aan te passen of te verwijderen |
Kasopmaak verleden | Geeft toegang tot een kasopmaak uit het verleden, inclusief de mogelijkheid om deze aan te passen |
Target instellingen | Geeft toegang tot de target instellingen van medewerkers |
Afspraak permanent verwijderen | Geeft toegang tot het permanent verwijderen van afspraken uit de agenda |
Prijs in factuur aanpassen | Geeft toegang tot het aanpassen van prijzen van behandelingen en/of producten tijdens de opmaak van een nieuwe factuur |
Schakelen tussen salons | Geeft toegang tot het schakelen tussen salons. In het tabblad Schakelen salons kun je per salonaccount een selectie van salons maken. Voor bedrijfsaccounts staat dit altijd aan |
Toegangscodes
Met een toegangscode beveilig je gevoelige handelingen, zoals een factuur verwijderen of de kassalade openen. Staat een toegangscode aan, dan is het wel toegankelijk voor het account, maar verschijnt er een pop-up en kan de gebruiker pas verder na het invoeren van de juiste code.
Toegangscodes voor alle salons tegelijk instellen
Ga naar Instellingen > Rechten en open het tabblad Toegangscodes.
Klik rechtsboven op Toegangscodes.
Vink per functionaliteit aan welk type account de code moet invoeren: Medewerker, Salon en/of Bedrijf.
Vul in de kolom Toegangscodes een code van 6 cijfers in.
Een toegangscode is pas actief als er een code is ingevuld. Laat je het veld leeg, dan is de toegangscode uit.
Voorbeeld: je vinkt bij Verwijder factuur Medewerker en Salon aan en vult 123456 in. Medewerker- en salonaccounts moeten dan 123456 invoeren om een factuur te verwijderen. Bedrijfsaccounts kunnen het zonder code.
Belangrijk!
Beheer je de toegangscodes vanuit een bedrijfsaccount? Dan stel je ze alleen in voor salon- en medewerkeraccounts.
Een andere code voor een salon
Wil je voor een salon een andere code gebruiken? Bijvoorbeeld 111111 in plaats van 123456? Dan pas je de codes voor die salon apart aan.
Klik rechtsboven op Accounts.
Zoek het account van de salon via Zoek account.
Klik op de drie puntjes achter het account en kies Aanpassen.
Pas in het venster Aangepaste rechten de vinkjes en codes aan.
Klik op Opslaan.
Met Origineel terugzetten zet je de codes terug naar de instelling voor alle salons. Vink Laat alleen aangepaste codes zien aan om te zien welke salons een afwijkende code hebben.
Wat betekenen de toegangscodes?
Toegangscode | Wanneer is de code vereist? |
Kasopmaak aanpassen | Wanneer de gebruiker een opgeslagen kasopmaak wil aanpassen, van vandaag of uit het verleden |
Kasopmaak invoeren | Wanneer de gebruiker de kasopmaak-functionaliteit wil openen via de knop Kas opmaak |
Kassa openen | Wanneer de gebruiker de kassalade wil openen via Kassa open |
Verwijder factuur | Wanneer de gebruiker een factuur wil verwijderen |
Prijs in factuur aanpassen | Wanneer de gebruiker de prijzen van behandelingen en/of producten wil aanpassen tijdens de opmaak van een nieuwe factuur. Geldt niet voor diverse behandeling/product en cadeaukaarten |
Kortingen aanpassen | Wanneer de gebruiker een standaard kortingsregel wil aanpassen. Geldt niet voor een handmatige korting |
Retourbon maken | Wanneer de gebruiker een retourbon wil aanmaken via Retour |
Verwijderen / wijzigen beschikbaarheid | Wanneer de gebruiker geplande beschikbaarheid wil wijzigen of verwijderen |
Verlof correcties | Wanneer de gebruiker correcties van verlofuren wil wijzigen of verwijderen |
Behandeling aanpassen | Wanneer de gebruiker behandelingen uit de lijst wil wijzigen |
Medewerker aanpassen | Wanneer de gebruiker gegevens van een medewerker wil wijzigen |
Exporteer producten | Wanneer de gebruiker de producten wil exporteren |
Exporteer klanten | Wanneer de gebruiker de klanten wil exporteren |
Voorraad aanpassen | Wanneer de gebruiker de voorraad van producten wil aanpassen |
Formulieren | Wanneer de gebruiker een formulier naar een klant wil sturen of een ingevuld formulier wil openen |
Vergrendelde foto | Wanneer de gebruiker een vergrendelde foto van een klant wil openen |
Foto's | Wanneer de gebruiker de foto's op een klantkaart of bij de afspraakdetails wil openen |
Afspraak aanpassen | Wanneer de gebruiker een afspraak in het verleden wil aanpassen of verwijderen |
Toegangscode of recht? Bij Kasopmaak verleden is er een verschil. Staat het recht uit, dan kan het account een kasopmaak uit het verleden helemaal niet aanpassen. Staat de toegangscode aan, dan kan het wél, maar alleen met de code.
Formulieren: de toegangscode werkt alleen voor formulieren waarbij je dit per formulier hebt aangezet. Lees meer in Formulieren.
Vergrendelde foto's: zet je deze toegangscode uit, dan kunnen vergrendelde foto's niet meer worden geopend tot je de code weer aanzet.
Schakelen salons
Op het tabblad Schakelen salons bepaal je per salonaccount naar welke salons het mag wisselen. Handig als een salon bijvoorbeeld maar met 3 van de 5 salons binnen het bedrijf samenwerkt.
Ga naar Instellingen > Rechten en open het tabblad Schakelen salons.
Kies links onder Salon overzicht de salon. Gebruik eventueel Zoek salon.
Kies rechts onder Salon switch instellingen:
Alle salons: het salonaccount mag wisselen naar alle salons van het bedrijf.
Aangepaste salon instellingen: je selecteert zelf naar welke salons het salonaccount mag wisselen.
Belangrijk!
Deze instelling geldt alleen voor salonaccounts.
Medewerkers kunnen altijd wisselen tussen de salons waar ze werken.
Met het bedrijfsaccount kun je altijd tussen alle salons van het bedrijf wisselen.
Een salonaccount kan alleen wisselen als het recht Schakelen tussen salons aanstaat.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een nieuw account?
Een nieuw account krijgt automatisch de rechten en toegangscodes die je voor zijn type hebt ingesteld.
Werkt dit ook in de app?
Rechten, toegangscodes en schakelen tussen salons stel je in via de webversie van Aimy, maar gelden ook voor de accounts die de mobiele app gebruiken.
Moet een toegangscode altijd 6 cijfers zijn?
Ja, een toegangscode bestaat altijd uit 6 cijfers.
Heb je vragen over de software? Neem dan contact op met het team van Aimy.