Le plan comptable énumère tous les postes comptables utilisés pour le suivi des transactions financières dans SmartRec, qu'il s'agisse de vos postes comptables personnalisés ou de ceux générés automatiquement par le système.
Chaque item vendu nécessite un poste comptable de revenu personnalisé. Une fois créés, vous devrez associer un poste comptable à chaque item de votre boutique dans le champ « Poste de comptabilité » de la page de configuration de l'item.
Avant de commencer
Les administrateurs ont besoin de la permission Configuration de finance et comptabilité pour consulter, créer et modifier les comptes sur le plan comptable. Cliquez ici pour savoir plus sur les permissions.
Est-ce la première fois que vous configurez le plan comptable pour votre organisation ? Assurez-vous que le type de comptabilité approprié (comptabilité de caisse ou d’exercice) est sélectionné dans le sous-onglet Configuration.
Seuls les postes comptables personnalisés de type et sous-type revenu-revenu peuvent être associés aux items vendus dans SmartRec. Seuls les codes de poste comptable de type et sous-type revenu-revenu apparaissent dans les rapports financiers.
Les postes comptables générés par le système apparaissent uniquement dans les écritures du journal.
Les administrateurs avec permission peuvent consulter le rapport « Configuration des postes comptables par item » pour voir quels codes de compte de revenus sont associés au items dans la boutique.
1. Comment créer un poste comptable
Les organisations peuvent créer des postes comptables personnalisés. Il s'agit généralement de comptes de type « revenu », qui doivent être associés à vos items et servent dans vos états financiers à suivre les revenus générés par chaque item vendu.
Chaque poste comptable a son propre code, nom, type, sous-type et description.
💡 Connaissez-vous l'assignation des postes comptables ?
SmartRec peut activer des types de postes comptables supplémentaires (sur demande) pour créer, assigner et suivre les revenus reportés, les rabais, les rabais reportés et les comptes à recevoir dans les écritures de journal pour la comptabilité d'exercice. Cliquez ici pour en savoir plus !
Pour créer un poste comptable, suivez ces étapes :
Allez à l'onglet Comptabilité et finances > Configuration du grand livre.
Cliquez sur le sous-onglet Plan comptable.
Cliquez sur Nouveau poste comptable.
Remplissez le formulaire de configuration du poste comptable. En cas de doute, communiquez avec votre gestionnaire comptable.
Code : Code lié au poste comptable (100 à 120 caractères maximum). Vous n'avez pas à inclure le nom du poste comptable dans ce champs.
Nom : Identifiant du poste comptable (100 à 120 caractères maximum).
Type et sous-type : Généralement, seuls les comptes de type « revenu-revenu » sont disponibles. Ce type de compte peut être associé aux items de votre boutique. Cliquez ici pour en savoir plus sur les types et sous-types de postes comptables.
Lorsque vous avez accès aux assignations des postes comptables, vous pouvez créer des types de comptes supplémentaires. Cliquez ici pour plus d'informations.
Description (facultative) : Fournissez des renseignements permettant d’identifier plus précisément le poste comptable. Ces détails n'apparaissent que lorsque vous modifiez le poste comptable.
Sauvegarder lorsque vous aurez terminé.
Après avoir créé un poste comptable de type revenu-revenu, vous pouvez lui attribuer son code dans vos offres de la boutique SmartRec.
Pour ce faire, sélectionnez le code dans le champs « Poste de comptabilité » du formulaire de configuration de l’item (activités, affiliations, marchandises, etc.).
Exemple du champ « Poste de comptabilité »
qui montre le code ainsi que le nom du poste comptable
Si vous ne trouvez pas le code de poste comptable recherché, vous pouvez en créer un directement à partir du formulaire de configuration de n'importe quelle item que vous offrez dans votre boutique.
Un nouvel onglet s'ouvre pour saisir les informations. Une fois sauvegardées, le nouveau code de poste comptable sera disponible pour sélection dans le champ « Poste de comptabilité » du formulaire de configuration.
2. Comment filtrer, modifier et archiver les postes comptables
Le plan comptable affiche vos postes comptables par ordre alphanumérique, puis par ordre alphabétique. Par défaut, seuls les postes comptables actifs apparaissent.
2.1 Comment rechercher et filtrer un compte comptable
La barre de recherche affiche des résultats lorsqu'un ou plusieurs caractères correspondent au code ou au nom.
Utilisez des caractères uniques pour rechercher les postes comptables contenant la même lettre ou le même chiffre.
Utilisez une séquence de caractères pour trouver les postes comptables correspondant exactement à la recherche.
Par exemple, entrer « comp » affichera les résultats contenant « comp », mais « cmp » ne donnera aucun résultat, à moins que le code ou le nom du poste comptable corresponde exactement à cette séquence.
Vous pouvez filtrer par type, sous-type, statut et inclure les postes comptables générés par le système.
Cliquez sur le bouton Filtres pour afficher les options de filtrage.
2.2 Comment modifier un poste comptable
Pour modifier un poste comptable, cliquez sur Modifier dans la colonne Actions.
Vous pouvez modifier le code et le nom sur un poste comptable généré par le système.
Vous pouvez modifier le code, le nom, et la description sur un poste comptable personnalisé.
Champs modifiables | Code | Nom | Type | Description |
Poste comptable personalisé | ✔️ | ✔️ | ✖️ | ✔️ |
Poste comptable généré par le système | ✔️ | ✔️ | ✖️ | ✖️ |
❗ Important - concernant la modification des postes comptables
Lorsque vous modifiez le code ou le nom d’un poste comptable, la modification est appliquée dans tout SmartRec, y compris tous les rapports financiers passés et actuels.
Il met à jour toutes les écritures de journal, anciennes et nouvelles, afin de refléter les nouvelles modifications.
Lorsque vous modifiez le code de grand livre attribué à un item (pour un autre code de grand livre), la modification s'applique aux ventes futures.
Le code de grand livre mis à jour de l'item figurera dans les rapports à compter de la date de la modification. Les données des rapports précédents restent inchangées (elles afficheront toujours l'ancien code de grand livre). Vous pouvez donc vous fier à l'exactitude des données historiques reflétées dans vos rapports.
Le nouveau code de grand livre de l'item figurera sur les nouvelles factures à compter de la date de la modification. Dans la facturation du client, les anciennes factures restent les mêmes (c'est-à-dire que l'ancien code de grand livre de l'item y figure toujours).
Le nouveau code de grand livre de l'item apparaîtra dans les écritures de journal à compter de la date de la modification. Les entrées de journal antérieures resteront inchangées.
2.3 Comment archiver un poste comptable
Pour archiver un poste comptable, cliquez sur Archiver dans la colonne Actions.
Pour désarchiver un poste comptable, cliquez sur Désarchiver dans la colonne Actions.
❗Notions importantes sur l'archivage des postes comptables
Si vous archivez un poste comptable associé à un item, il reste associé à cet item (ou à ces items). Vous devrez le modifier manuellement.
Consultez la FAQ n° 8 pour la méthode la plus rapide pour vérifier quel poste comptable archivé est associé aux items de boutique.
Une fois qu'un poste comptable est utilisé lors d'une vente, il ne peut être qu'archivé, et non supprimé.
Vous pouvez supprimer un poste comptable s'il n'est lié à aucune vente.
Vous ne pouvez ni supprimer ni archiver un poste comptable généré par le système.
3. FAQ
2. Quelle est la signification du choix entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice ?
1) Quelles permissions sont requises pour gérer le plan comptable ?
Les administrateurs doivent avoir certains permissions pour consulter le plan comptable et ajouter ou modifier des comptes.
🔑 Réglages de l'organisation |
|
🔑 Finances et rapports |
|
2) Quelle est la signification du choix entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice ?
Le type de comptabilité indiqué dans l'onglet « Configuration » de la configuration du grand livre permet à l'équipe Amilia de vous accompagner au mieux dans vos questions relatives aux rapports financiers.
Toutefois, les organisations ont accès aux rapports de comptabilité d'exercice et de comptabilité de caisse dans l'onglet Rapports.
💸 Comptabilité de caisse – l'accent est mis sur les paiements
Choisir la comptabilité de caisse signifie que vous comptabilisez les revenus
au moment du paiement.
- Par example -
Une facture est émise le 5 mai et le client paie le 8 mai.
Une fois le paiement concilié à la facture, le chiffre d'affaires de cette vente est comptabilisé le 8 mai, date d'encaissement.
📒 Comptabilité d'exercice - l'accent est mis sur les factures
Choisir la comptabilité d'exercice signifie que vous comptabilisez les revenus lorsque le service ou le produit est fourni, quelle que soit la date de réception du paiement. Cette méthode offre une vision plus complète en suivant à la fois le chiffre d'affaires acquis et le chiffre d'affaires constaté d'avance.
Exemple:
Un item est facturé et payé le 5 mai.
Cependant, l'item en question est une activité qui a lieu le 7 mai.
Une fois le paiement est concilié avec l'item de facture, le revenu de cette vente est comptabilisé le 7 mai, date qui a eu lieu l'occurrence d'activité.
3) Qu'est-ce qu'un poste comptable et un code de poste comptable ?
Un poste comptable enregistre toutes les opérations financières d'une catégorie particulière (comme le revenu, les comptes à recevoir, etc.). Il comprend des renseignements tels que le code associé au poste comptable, son nom, son type et son sous-type, ainsi qu'une description.
Chaque poste comptable possède un code unique, un identifiant numérique ou alphanumérique unique lié au poste comptable. Ceci permet d'organiser les transactions et les rapports. Par exemple, vous associez des codes de poste comptable aux items vendus dans la boutique SmartRec afin de suivre ses ventes.
4) Qu'est-ce qu'un poste comptable généré par le système ?
SmartRec utilise une comptabilité en partie double pour suivre l'impact des transactions (événements) sur le solde des comptes de votre grand livre. Ces transactions sont appelées « écritures de journal ».
Les postes comptables générés par le système sont créés par SmartRec et utilisés par défaut dans les écritures de journal pour suivre l'évolution de vos revenus.
Les postes comptables générés par le système ne peuvent pas être associés à vos offres dans SmartRec et n'apparaissent pas dans vos rapports financiers habituels.
5) Quels sont les types et les sous-types de postes comptables ?
Dans SmartRec, il existe trois types de postes comptables : revenus, actifs et passifs.
Chaque type de poste comptable comprend des sous-types.
Type de poste | Sous-types | Objectif de base |
Revenu (dans les rapports et les écritures de journal) | Revenu, rabais, bourses | Pour suivre les revenus générés par chaque article vendu |
Actif (uniquement dans les écritures de journal) | Compte d'encaisse, Compte recevables | Pour suivre les paiements reçus et dus |
Passif (uniquement dans les écritures de journal) | Dépôt au compte, revenus reportés, taxes, laissez-passer, cartes-cadeaux |
Pour suivre les montants dus |
📄 Seuls les postes comptables de type revenu-revenu
apparaissent dans vos rapports financiers 📄
6) Quels types de postes comptables puis-je assigner aux offres dans SmartRec ?
Seuls les postes comptables de type « Revenu » avec le sous-type « Revenu » peuvent être associés aux items dans SmartRec.
7) À quoi sert le poste comptable de revenu par défaut 0000 ?
Si aucun poste comptable de revenu n'est associé à un item, SmartRec lui assigne automatiquement le code par défaut 0000 généré par le système afin de suivre ses revenus dans vos rapports financiers.
8) Puis-je voir à quels items les postes comptables de type revenus sont associés ?
Pour consulter quel poste comptable de revenu est associé sur chaque item de votre boutique, rendez-vous dans l'onglet Rapports et téléchargez le rapport « Configurations des postes comptables par item ».
Ce rapport répertorie toutes les associations entre un poste comptable de revenu et un item parmi vos offres, y compris les associations archivées. Il vous permet de vérifier que tous les items sont correctement configurés avec les postes comptables appropriés.
9) Quelle est la limite de caractères pour les champs de code et de nom ?
Les champs de code et de nom peuvent contenir entre 100 et 120 caractères, selon les caractères utilisés, certains occupant plus d’espace que d’autres.
10) Les clients voient-ils les postes comptables ?
Les clients ne voient aucune information comptable.
11) Que sont les écritures de journal ?
Une écriture de journal est un enregistrement d'une transaction financière dans votre système comptable. Elle indique le compte concerné, le montant débité ou crédité, ainsi que la date de la transaction.
Les écritures de journal assure l'équilibre de votre comptabilité : chaque débit est compensé par un crédit équivalent. Par exemple, lors de l'enregistrement d'une transaction, vous pouvez porté un crédit sur un compte de revenu et un débit sur un compte d'actif ou passif.
Les écritures de journal sont accessibles dans l'onglet de Rapports !
Cliquez ici pour voir des scénarios d'écritures en comptabilité de caisse.
Cliquez ici pour voir plus le rapport d'écritures en comptabilité d'exercice.
Cliquez ici pour voir plus des scénarios d'écritures en comptabilité d'exercice.
12) Qu'est-ce qu'un poste comptable personnalisé ?
Un poste comptable personnalisé est un compte de grand livre créé par un administrateur de votre organisation. Il existe des postes comptables personnalisés créés par vous et votre équipe, ainsi que des postes comptables par défaut générés par le système SmartRec.
13) Et si j'archive un poste comptable toujours associé à un item ?
Si vous archivez un poste comptable toujours associé à un item, ce code reste lié à l'item jusqu'à ce que vous le supprimiez manuellement en sélectionnant un autre poste comptable pour le remplacer (sur la page de configuration de l'item).
Une fois remplacé, le poste comptable archivé n'est plus disponible. Cette fonctionnalité permet d'éviter d'associer des postes comptables archivés à de nouvelles offres de la boutique.
En téléchargeant le rapport « Configurations des postes comptables par item » (dans l'onglet « Rapports », sous « Autres »), vous pouvez facilement identifier si des postes comptables archivés restent associés à vos offres.