Activez À la carte et laissez-passer à partir de l'onglet des Applis !

Les clients peuvent utiliser un laissez-passer avec un nombre limité/illimité de passes est utilisé pour s'inscrire à la carte et à des leçons privées.


Comment ça fonctionne

1.  Créer un laissez-passer
    - Date de début et date d'expiration

2. Acheter un laissez-passer
    - À partir de la section Laissez-passer
    - À partir d'une activité à la carte

3. Utiliser un laissez-passer pour s'inscrire
    - Inscription à la carte
    - Inscription aux leçons privées

4. Géstion des laissez-passer
    - Modifier un laissez-passer
    - Visionner les passages restant d'un participant
    - Annuler une inscription faite avec un laissez-passer
    - Annuler un laissez-passer



1. Créer un laissez-passer

À partir du sous-onglet Affiliations > Laissez-passer, vous pouvez créer un laissez-passer utilisable par un seul client ou un laissez-passer familial utilisable par tous les membres du compte.

  • Le nom et description sont visibles dans la boutique

  • Nombre de passages: Combien de fois peut-il être utilisé pour s'inscrire aux activités éligibles?

  • État: Si l'état est Visible, les clients peuvent l'acheter dans la section Laissez-passer de votre boutique. Si l'état est Caché, seuls les administrateurs peuvent l'acheter. Les clients ne peuvent pas y accéder.

  • Note: Apparait dans les détails du laissez-passer dans la boutique.

  • Quelles activités à la carte et / ou leçons privées sont éligibles au laissez-passer? Assurez-vous d'avoir bien précisé les activités à la carte dans l'onglet Activités.

  • Spécifiez les modes de paiements acceptés.

  • Est-ce qu'une affiliation est requise pour l'achat du laissez-passer? Cette restriction n'est pas disponible pour un laissez-passer familial.

👉 Dans l'onglet Activités, vous pouvez limitez les inscriptions à la carte aux détenteurs d'un laissez-passer.


📆 Date de début et date d'expiration

Déterminez quand votre laissez-passer entre en vigueur pour vos clients et quand il expire. Afin d'atteindre le comportement souhaité, nous vous recommandons à lire plus sur la manière donc la date de début et d'expiration affecte la validité de votre laissez-passer. 

  • La date de début: Détermine la date de la première occurrence d'activité à laquelle le laissez-passer est valable. Par exemple, si votre date de début est le 1er juin, il n'est donc possible de s'inscrire qu'aux occurrences d'activités qui prennent place le 1er juin. Il n'est pas possible de s'inscrire à une occurrence d'activité en mai.

  • La date d'expiration: La date (à minuit) où le laissez-passer expire. Elle détermine aussi la dernière occurrence d'activité à laquelle le laissez-passer est valable. Par exemple, si la date d'expiration est le 31 août, il n'est donc pas possible de s'inscrire aux occurrences d'activités qui prennent place le 31 août ou après. Il n'est pas possible de s'inscrire à une occurrence d'activité en septembre.



2. Acheter un laissez-passer

Il y a deux façons d'acheter un laissez-passer dans votre boutique.

  • À partir de la section Laissez-passer: Lorsqu'un laissez-passer est Visible, il devient disponible pour l'achat dans la section Laissez-passer de votre boutique. Les clients doivent acheter un laissez-passer dans la section Laissez-passer s'ils veulent l'utiliser pour des leçons privées.

  • À partir d'une activité à la carte: Au moment de l'inscription d'un participant, Amilia invite les clients à acheter un laissez-passer valable si les activités à la carte demandent un Laissez-passer seulement comme moyen d'inscription.


🏟️ À partir de la section Laissez-passer

Lorsque visible, les clients peuvent voir la liste des activités éligibles et acheter le laissez-passer dans la section Laissez-passer de votre boutique en ligne. Cependant, ils doivent d'abord compléter l'achat de leur laissez-passer avant de pouvoir l'utiliser pour s'inscrire à des activités à la carte et / ou des leçons privées.


⛹️ À partir d'une activité à la carte

Le seul moment où un client peut acheter un laissez-passer via une activité à la carte est lorsque l'activité nécessite un laissez-passer seulement pour l'inscription. S'il ne l'a pas, il le sera offert pour rajouter dans son panier. Les clients doivent d'abord compléter l'achat de leur laissez-passer avant de pouvoir l'utiliser pour s'inscrire à des activités à la carte et / ou des leçons privées.



3. Utiliser un laissez-passer pour s'inscrire

Une fois le laissez-passer acheté, ce dernier devient valable à partir de sa date de début. Les activités à la carte et les leçons privées éligibles doivent prendre place le jour de cette date ou après si le laissez-passer est utilisé pour l'inscription.

Si le laissez-passer a une date d'expiration, il ne peut être utilisé pour l'inscription aux occurrences d'activités prenant place après la date d'expiration.

Si tous les passages sur un laissez-passer ont été utilisés, les clients ne peuvent plus l'utiliser pour s'inscrire aux activités éligibles. Ils doivent en acheter un nouveau. Un laissez-passer peut être acheté plusieurs fois.

La réservation avec un laissez-passer contourne TOUTES les restrictions d'activité (par exemple, l'âge requis, les compétences requises, etc.).


⛹️ Inscription à la carte

Voici comment utiliser un laissez-passer pour s'inscrire à une activité à la carte:

  • Après avoir choisi une activité à la carte, cliquez sur le nombre affiché sur le laissez-passer pour l'utiliser.

  • Cliquez 'Continuer' pour s'inscrire en utilisant le laissez-passer. Un signe d'inscription réussie apparaîtra. Vous n'avez pas à passer à la caisse.

  • Un passage est déduit. Dans ce cas, 4 passages (utilisations) restent sur le laissez-passer. Un laissez-passer sans limites n'aura pas de passages déduitent,


👨‍🏫 Inscription aux leçons privées

Voici comment utiliser un laissez-passer pour s'inscrire à une leçon privée:

  • Vous devez choisir un participant pour l'inscription.

  • Si un client a plusieurs laissez-passer valables, il pourra faire défiler la page jusqu'au bas, puis sélectionner le laissez-passer qu'il veut utiliser.

  • Réserver maintenant pour finaliser l'inscription. Un passage sera déduit.



4. Gestion des laissez-passer

Dans l'onglet Rapports, regardez dans la section Opérations pour télécharger le rapport Laissez-passer. Il est particulièrement utile de voir quels clients ont acheté un laissez-passer, combien de passsages ils leurs restent ainsi que la date d'expiration

.

À partir du sous-onglet Affiliations > Laissez-passer vous pouvez:


✏️ Modifier un laissez-passer

Vous pouvez modifier un laissez-passer en tout temps. Les modifications sont appliquées sur les futurs achats de laissez-passer. Les modifications n'affectent pas les clients ayant déjà acheté le laissez-passer.

  • Changer la position de vos laissez-passer comme ils apparaissent dans votre boutique.

  • Modifier pour appliquer des modifications sur les futurs achats de laissez-passer. Les modifications n'affectent pas les clients ayant déjà acheté le laissez-passer.

  • Supprimer un laissez-passer s'il n'a jamais été acheté et s'il n'est plus nécessaire.

  • Archiver un laissez-passer s'il n'est plus nécessaire. Les clients ayant déjà acheté le laissez-passer pourront toujours utiliser leurs passages restants. Une fois archivé, aucun achat de ce laissez-passer ne pourra se faire.

  • Désarchiver un laissez-passer archivé.


🎫 Visionner les passages restants d'un participant

Cliquez sur le nom du laissez-passer pour voir qui l'a acheté. Cliquez sur le nom du participant pour visionner le statut de son laissez-passer dans son compte client. Cette information est également disponible dans le rapport de Laissez-passer.

À partir du sous-onglet Clients > Comptes > Achats:

  • Les laissez-passer sont visibles au bas de la liste d'achats du participant.

  • Visionnez les passages restants et les réservations du client.

  • Si vous désirez voir la facture d'un laissez-passer, cliquez sur le bouton Facture.


🔖 Annuler une inscription faite avec un laissez-passer

Lorsqu'un laissez-passer est utilisé pour l'inscription à une activité à la carte et/ou une leçon privée, vous pouvez annuler l'inscription à l'activité dans l'onglet Facturation ou dans l'onglet Achats dans le compte du client.

Les clients ont la possibilité d'annuler une inscription à la carte créée avec un laissez-passer si vous l'avez configurée dans les paramètres d'activité.

À partir du sous-onglet Clients > Comptes > Facturation:

  • Ouvrez les détails de la facture. Cliquez sur Annuler/rembourser articles.

  • Cochez la case devant l'article réservé avec le laissez-passer.

  • Choisissez si vous désirez remettre le passage sur le laissez-passer. Ce passage sera ajouté au total de passages restants sur le laissez-passer.

  • Il n'y a pas de crédit ni de remboursement à effectuer, car l'activité fût payée avec le laissez-passer.

  • L'activité annulée apparaîtra dans le sous-onglet Facturation du client.

À partir du sous-onglet Clients > Comptes > Achats:

  • Défilez l'écran jusqu'aux achats du participant concerné et trouvez le laissez-passer.

  • Cliquez sur Réservations, puis Supprimer l'activité.

  • Choisissez si vous désirez remettre le passage sur le laissez-passer. En choisissant 'Retirer le passage', le passage ne sera pas ajouté au nombre de passages restants.

  • L'activité annulée apparaîtra dans le sous-onglet Facturation du dossier client.


🔴 Annuler un laissez-passer

L'annulation d'un laissez-passer le supprime du compte client, y compris toutes les inscriptions aux activités faites avec le laissez-passer. Le client ne disposera plus du laissez-passer, qu'il lui restait des passages ou non.

À partir du sous-onglet Clients > Comptes > Facturation:

  • Trouvez la facture qui correspond à l'achat du laissez-passer.

  • Cliquer sur Annuler/rembourser articles.

  • Créditer le montant total ou un pourcentage. Vous pouvez aussi ajouter des frais administratifs.

  • L'annulation du laissez-passer apparaîtra dans l'historique de la facturation du client, ainsi que l'annulation de toutes les inscriptions aux activités faites avec ce laissez-passer.

  • Dans l'exemple ci-dessous, un laissez-passer fut annulé. Amilia a automatiquement annulé une activité dont l'inscription fût effectué en utilisant le laissez-passer annulé.

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