Un paiement n’est pas nécessairement effectué lors d’un achat dans votre boutique. Dans certains cas, vous devrez effectuer un paiement ou un dépôt directement dans le compte du client. Les administrateurs disposant de l’autorisation nécessaire peuvent accéder à la facturation du client en cliquant sur le nom du client à partir de l’onglet Clients, puis en passant au sous-onglet Facturation du client.

Dans cet article, vous apprendrez :

  1. Comment effectuer un paiement dans le compte d’un client

  2. Comment effectuer un dépôt au compte d’un client

  3. Quels rapports suivent les paiements

1. Effectuer un paiement

Lorsque vous effectuez un paiement, il doit être appliqué à un solde existant et concilié avec au moins une facture. Un paiement ne peut pas dépasser le solde total du compte. Vous pouvez effectuer un paiement en utilisant le bouton Opérations ou à partir d’une facture.

  • Facture(s) en attente de paiement : Sélectionnez la ou les factures impayées qui devront être payées. Si plusieurs factures impayées sont sélectionnées et que le paiement total est inférieur au montant total des factures impayées, celles-ci seront payées dans l’ordre de la plus ancienne à la plus récente.

  • Crédit disponible : Si le client dispose d’un crédit à son compte, vous pourrez appliquer le crédit au paiement.

  • Type : Vos paramètres de paiement détermineront si vous pouvez ajouter des paiements en ligne par carte de crédit ou chèque électronique ou par d’autres formes de paiement hors-ligne.

  • Informations de la carte et adresse de facturation : Si un paiement est effectué par carte de crédit, remplissez ces champs afin de sauvegarder un paiement par carte de crédit. Si le client a sauvegardé ses renseignements de carte de crédit dans son compte d’utilisateur, cette étape ne sera pas nécessaire pour que l’administrateur puisse compléter le paiement.

  • Versements : Si vous choisissez d’utiliser le paiement par versements, vous devrez fournir le montant du paiement initial ainsi que les détails des versements futurs. De plus, tous les versements seront conciliés lorsqu’ils auront lieu.

👉 Vous pouvez modifier la conciliation plus tard si vous disposez de la permission.

2. Effectuer un dépôt au compte

Lorsque vous effectuez un dépôt au compte, vous enregistrez des fonds dans le compte pour une utilisation ultérieure (ex. : bourses, avances de fonds, etc.). Le dépôt peut consister en n’importe quel montant, qu’il y ait ou non présence d’un solde au compte. Vous pouvez effectuer un dépôt au compte en utilisant le bouton Opérations uniquement.

  • Un dépôt au compte peut être effectué avec une carte de crédit ou chèque électronique sauvegardée (si le client a accordé l’autorisation à votre organisation).

  • Vous ne pouvez pas créer de versements avec des dépôts au compte. 

  • Si une facture est créée, vous pouvez la payer et la concilier avec un dépôt au compte.

  • Si un dépôt au compte a été effectué avec une carte de crédit enregistrée ou que vous avez saisi les renseignements de la carte dans Amilia au moment du paiement, vous pouvez effectuer un remboursement en cliquant sur l’icône + pour afficher les détails du dépôt au compte. Si le dépôt au compte est payé en argent comptant, par chèque papier, par chèque électronique ou par carte de crédit sur un autre terminal, vous devrez annuler le dépôt au compte puis effectuer un remboursement dans le menu Opérations. Vous pouvez rembourser un dépôt au compte en sélectionnant les détails du dépôt en question dans le sous-onglet Facturation du client.

3. Quel rapport financier suit les paiements ?

Vous pouvez accéder à vos rapports financiers à partir de l’onglet Rapports. Si vous acceptez les cartes de crédit ou les chèques électroniques en ligne, vous pouvez également bénéficier de l’information disponible dans le sous-onglet Compte marchand, à partir de l’onglet Comptabilité et finance.

À NOTER : pour les clients CardConnect, l’information est accessible sur le portail CardPointe.

📄 Détails des paiements : Détails des totaux pour chaque mode de paiement en fonction de l’administrateur ayant saisi le paiement (le cas échéant).

📄 Paiement par poste comptable : Affichez le total de chaque mode de paiement par code de comptabilité. Vous devrez concilier vos factures et vos paiements pour que ce rapport soit précis.

📄 État des paiements par chèque électroniques : Visualiser le statut de chacun de vos paiements par chèque électroniques.

📄 Sommaire des paiements : Détails sur les totaux de chaque mode de paiement.

📄 Sommaire des dépôts au compte : Détails sur les dépôts au compte seulement.


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