Afin de bien comprendre comment fonctionne la gestion manuelle de la facturation, vous devez d’abord saisir la différence entre les Opérations disponibles.

  1. Créer un crédit

  2. Enregistrer un remboursement

  3. Renverser un crédit erroné

  4. Annuler un remboursement

  5. Annuler un achat

  6. Effectuer un paiement

1. Créer un crédit

L’application d’un crédit est utilisée afin de réduire le solde actuel d’un client. Aucun paiement n’est retourné au client. Il ne s’agit que d’un ajustement de solde.

Dans l’onglet Facturation du client, déployez le menu déroulant Opérations:

  • Choisir Créer un crédit

  • Remplissez correctement le formulaire de crédit

  • Si vous indiquez le montant exact du crédit, n’oubliez pas de cocher Taxes : Incluses.

  • Sauvegarder.


2. Enregistrer un remboursement

Le remboursement, qu’il soit appliqué lors d’une annulation ou non, est le retour au client d’une somme d’argent qu’il a déjà payée. Vous pouvez effectuer un remboursement à partir du menu Opérations, à partir d'une facture, ou à partir d'un paiement.

📃 Remboursement à partir du menu Opérations

Cette option est disponible dans le cas le remboursement ne serait pas relié à un paiement dans le compte. Cependant, le compte du client doit avoir un crédit, et non un solde actuel de 0 $ ou plus. À ce moment, vous devez créer un crédit en premier pour être en mesure de procéder au remboursement.

  • Dans l’onglet Facturation du client, déployez le menu déroulant Opérations.

  • Créer un crédit en premier.

  • Maintenant, enregistrer un remboursement à partir du menu Opérations.

💸 Remboursement à partir d'un paiement

Dans l’onglet Facturation du client, déployer le paiement que vous désirez rembourser.

  • Sur la droite, cliquez sur Remboursement.

  • Vous serez en mesure de rembourser le client directement sur sa carte de crédit.

  • Le montant du remboursement ne peut excéder le montant du paiement. Si vous désirez tout de même rembourser un montant plus grand, vous devez d’abord Créer un crédit, sous Opérations.

Si le solde du client est à 0 $ :

Crédit : Si le solde du client est à 0 $ et que vous appliquez un crédit (Opérations > Ajouter un crédit) le solde sera alors créditeur de ce montant. Le client ne sera pas remboursé et le solde restera créditeur jusqu’à son prochain achat.

Remboursement: Un remboursement est impossible lorsque le solde d'un client est à 0 $ car cela indique au système que vous ne devez pas d'argent au client. Si vous souhaitez rembourser un client, vous devrez d'abord Ajouter un crédit en utilisant l'opération ci-dessus pour informer le système que vous devez de l'argent au client. Une fois le crédit ajouté, vous pouvez ensuite utiliser l'opération Ajouter un remboursement pour rembourser le crédit nouvellement ajouté. Veuillez noter que cette opération ne peut pas être utilisée pour rembourser des cartes de crédit en ligne.


3. Renverser un crédit erroné

Il n’est malheureusement pas possible de supprimer ou modifier un crédit. À cet effet, vous devez déployer le menu Opérations puis choisir Créer une facture afin d’ajouter un montant au solde. Si vous désirez ajouter un montant de crédit, choisissez plutôt Créer un crédit. Vous pouvez à cet endroit laisser une note explicative, si désiré.


4. Annuler un remboursement

Si le remboursement a été créé dans la même journée, il n’a pas encore été acheminé à votre gestionnaire de compte marchand et peut donc être annulé. Déployez-le puis cliquez sur Annuler remboursement. Si malheureusement le délai est passé, vous ne pouvez l’annuler. Vous devrez alors Créer une facture afin de charger le client pour le montant total ou celui désiré.


5. Annuler un achat

Les crédits et remboursements peuvent être entrés lors de l’annulation d’achats.

Dans l’onglet Facturation du client, déployer la facture comprenant le ou les achats.

  • Sur la droite, cliquez sur Annuler/rembourser articles.

  • Cochez le ou les achats à annuler sous Annuler.

  • Remplissez la section de Crédit afin d’ajuster le solde. Vous pouvez ajouter un montant ou un pourcentage de pénalité.

  • Remplissez la section de remboursement, si vous désirez retourner un montant au client.

Dans le cas d’un changement d’activité et que le prix de la nouvelle inscription est le même ou sensiblement le même, vous n’êtes pas obligé de rembourser. N’entrez seulement que le crédit. Lorsque vous arriverez au paiement de la nouvelle inscription, le système vous demandera si vous désirez utiliser le crédit au dossier afin de payer. Notez que vous ne pouvez utiliser un crédit pour des paiements postdatés. C’est un ou l’autre.


6. Effectuer un paiement

Dans l’onglet Facturation du client, déployer la facture que vous désirez payer.

  • Sur la droite, cliquez sur Effectuer un paiement.

  • Entrez le montant que vous désirez appliquer à la facture.

  • Choisissez le mode de paiement.

  • Entrez les informations du client relatives au paiement.

  • Pour des paiements postdatés, cochez dans le bas.

  • Si vous devez entrer plus d’un mode de paiement, vous devez Effectuer un paiement par mode de paiement.

Nous savons que la gestion de la facturation de vos clients est très sensible et repose beaucoup sur le cas pour cas. C’est pourquoi nous vous invitons à nous contacter immédiatement si vous doutez de la bonne marche à suivre, afin d’éviter de créer une succession d’erreurs dans le dossier de vos clients.

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