Activez les politiques d'annulation dans l'onglet des Applis! C'est gratuit!
Économisez du temps et facilitez le processus d'annulation en permettant à vos clients d'annuler une activité, en fonction de critères que vous déterminerez. Lorsqu'un client annule une activité, un remboursement est effectué automatiquement dans son compte.
Pour l'instant, les politiques d'annulation sont liées aux programmes et ne peuvent être utilisées que pour les activités à la session. Cliquez ici pour en savoir plus sur comment les clients peuvent annuler leur inscription à une activité à la carte.
Dans cet article, vous apprendrez :
1. Permissions concernant les politiques d’annulation
Les membres d’une équipe administrative doivent posséder les permissions nécessaires afin de créer, modifier et ignorer des politiques d’annulation lorsqu’ils effectuent l’annulation d’activités. Ces permissions sont présentes dans Compte > Administrateurs > Groupe de permission, sous la section paiements.
🔑 Voir les politiques d’annulation : Permission de voir les politiques d’annulation dans Comptabilité et finances > politiques. Cette permission ne permet aucune modification.
🔑 Gérer les politiques d’annulation : Permission de créer, modifier et supprimer les politiques d’annulation dans Comptabilité et finances > politiques.
2. Créer une politique d'annulation
Pour créer une politique d'annulation, rendez-vous dans Comptabilité et finance > Politiques :
Donnez un Nom à votre politique.
Associez un Poste comptable.
Montant du remboursement : Choisissez le pourcentage du coût de l'activité que vous souhaitez rembourser.
Frais administratifs à ajouter : Déterminez le montant ou le pourcentage de frais administratif que vous souhaitez charger à vos clients lors de l'annulation.
Jour(s) avant la date de début de l'activité : Sélectionnez la période limite allouée (en jours) pour le remboursement. Les politiques d'annulation peuvent désormais être appliquées même après le début de l'activité.
Créez au moins une Période d'annulation. Vous pouvez ajouter plusieurs périodes d'annulation à votre politique en cliquant sur Ajouter une période d'annulation.
3. Associer une politique à un programme
Lorsqu'une politique d'annulation a été créée, vous pouvez l'associer à un programme dans Activités > Programmations :
Sélectionnez le programme que vous voulez et cliquez sur Modifier.
Dans la section Politique d'annulation de session, choisissez une politique dans le menu déroulant. Les détails de la politique apparaissent sous le menu.
Cochez si vous permettez à vos clients d'annuler ou non. Si vous ne cochez pas la case, vos clients devront vous contacter pour annuler une activité.
N'oubliez pas de Sauvegarder votre programmation.
4. Annuler via le sous-onglet Facturation du client
La politique d'annulation créée a également un impact sur le processus d'annulation dans le sous-onglet Facturation du client.
Sélectionnez la facture que vous souhaitez annuler et cliquez sur Annuler/rembourser articles.
Cochez l'article (l'activité) que vous souhaitez annuler. Si cet article est lié à une politique d'annulation, le formulaire sera automatiquement généré selon les critères de votre politique d'annulation.
Si plusieurs articles sont sélectionnés et qu'ils sont associés à des politiques différentes ou à une période d'annulation différente dans la même politique, le formulaire n'est pas automatiquement généré.
Si une politique d'annulation ne peut pas être appliquée, la raison détaillée apparaîtra.
Vous pouvez toujours modifier le formulaire manuellement.
5. Comment un participant peut annuler une activité
Un participant peut annuler directement une activité à la session dans l'application mobile Amilia si une politique d'annulation a été configurée et si elle permet aux clients d'annuler. Dans l'onglet Calendrier, il peut choisir l'activité à annuler et cliquer sur Annuler cet événement.
Si une politique d'annulation est associée et permet au client d'annuler, le participant verra les détails de la politique, ainsi que la période d'annulation qui sera appliquée (si plusieurs sont configurées). Il sera en mesure d'annuler l'activité en cliquant sur Terminer l'inscription.
Si une politique d'annulation est associée, mais ne permet pas au client d'annuler ou si aucune politique d'annulation n'est associée à la programmation de l'activité, le participant recevra un message disant que l'activité ne peut pas être annulée à partir de l'application mobile et qu'il doit contacter l'organisation pour procéder à l'annulation. Les coordonnées de l'organisation sont données dans le bas de l'écran.
Lorsqu'une activité est annulée à partir de l'application Amilia, les deux parties (client et organisation) reçoivent un courriel de confirmation. Le remboursement est automatiquement effectué, selon les critères de la politique d'annulation, et il peut être vu dans le dossier de facturation du client.
Notez que le processus d'annulation comporte quelques limitations :
La facture doit avoir été payée en une seule transaction, avec une carte de crédit.
La facture ne doit être liée à aucun versement.
La facture doit être conciliée à une seule transaction.
Le paiement doit avoir été traité en lot par le compte marchand.
FAQ
1.Est-il possible d'annuler des activités à 0$ ?
1.Est-il possible d'annuler des activités à 0$ ?
Depuis mars 2024, il est possible d'annuler des activités à 0$ !