Activez les politiques d'annulation dans l'onglet des Applis! C'est gratuit!

Économisez du temps et de facilitez le processus d'annulation en permettant à vos clients d'annuler une activité, en fonction de critères que vous déterminerez. Lorsqu'un client annule une activité, un remboursement est effectué automatiquement dans son compte.

Pour l'instant, les politiques d'annulation sont liées aux programmes et ne peuvent être utilisées que pour les activités à la session

Dans cet article, vous apprendrez:

  1. Les permissions concernant les politiques d'annulation

  2. Comment créer une politique d'annulation

  3. Comment associer une politique à un programme

  4. Comment annuler à partir de l'onglet de facturation du client

  5. Comment un participant peut annuler son inscription

1. Permissions concernant les politiques d’annulation

Les membres d’une équipe administrative doivent posséder les permissions nécessaires afin de créer, modifier et ignorer des politiques d’annulation lorsqu’ils effectuent l’annulation d’activités. Ces permissions sont présentes dans Compte > Administrateurs > Groupe de permission, sous la section paiements.

🔑 Voir les politiques d’annulation : Permission de voir les politiques d’annulation dans Comptabilité et finances > politiques. Cette permission ne permet aucune modification.

🔑 Gérer les politiques d’annulation : Permission de créer, modifier et supprimer les politiques d’annulation dans Comptabilité et finances > politiques.

🔑 Contourner la politique d’annulation : Permission d’ignorer la politique d’annulation applicable. Cette permission permet la modification manuelle des crédits, des remboursements ou des frais administratifs lors de l’annulation d’une inscription dont une politique d’annulation est applicable.

🔑 Annuler/Rembourser en l’absence d’une politique d’annulation : Permission d’effectuer une annulation ou un remboursement lorsqu’aucune politique d’annulation n’est applicable. Souvenez-vous que cette permission est aussi requise si un administrateur doit annuler plusieurs inscriptions présentes sur une même facture qui sont liées à différentes politiques d’annulation applicables.

🔴 Dès que l’Applis des politiques d’annulation est activée, un administrateur doit posséder la permission Annuler/Rembourser en l’absence d’une politique d’annulation afin de permettre l’annulation de tous les types d’inscriptions (incluant les activités à la carte et les leçons privées). Considérez cette permission comme requise afin d’effectuer l’annulation d’une activité sur une facture existante.

2. Créer une politique d'annulation

Pour créer une politique d'annulation, rendez-vous dans Comptabilité et finance > Politiques:

  • Donnez un Nom à votre politique. 

  • Associez un Poste comptable.

  • Montant du remboursement : Choisissez le pourcentage du coût de l'activité que vous souhaitez rembourser.

  • Frais administratifs à ajouter : Déterminez le montant ou le pourcentage de frais administratif que vous souhaitez charger à vos clients lors de l'annulation.

  • Jour(s) avant la date de début de l'activité : Sélectionnez la période limite allouée (en jours) pour le remboursement. Les politiques d'annulation peuvent désormais être appliquées même après le début de l'activité.

  • Créez au moins une Période d'annulation. Vous pouvez ajouter plusieurs périodes d'annulation à votre politique en cliquant sur Ajouter une période de d'annulation.

3. Associer une politique à un programme

Lorsqu'une politique d'annulation a été créée, vous pouvez l'associée à un programme dans Activités > Programmations:

  • Sélectionnez le programme que vous voulez et cliquez sur Modifier.

  • Dans la section Politique d'annulation, choisissez une politique dans le menu déroulant. Les détails de la politique apparaissent sous le menu. 

  • Cochez si vous permettez à vos clients d'annuler ou non. Si vous ne cochez pas la case, vos clients devront vous contacter pour annuler une activité.

  • N'oubliez pas de Sauvegarder votre programmation. 

4. Annuler via le sous-onglet Facturation du client

La politique d'annulation créé a également un impact sur le processus d'annulation dans le sous-onglet Facturation du client.

  • Sélectionnez la facture que vous souhaitez annuler et cliquez sur Annuler/rembourser articles.

  • Cochez l'article (l'activité) que vous souhaitez annuler. Si cet article est lié à une politique d'annulation, le formulaire sera automatiquement généré selon les critères de votre politique d'annulation.

  • Si plusieurs articles sont sélectionnés et qu'ils sont associés à des politiques différentes ou à une période d'annulation différente dans la même politique, le formulaire n'est pas automatiquement généré.

  • Si une politique d'annulation ne peut pas être appliquée, la raison détaillée apparaîtra.

  • Vous pouvez toujours modifier le formulaire manuellement.

5. Comment un participant peut annuler une activité

Un participant peut annuler directement une activité à la session dans l'application mobile Amilia si une politique d'annulation a été configurée et si elle permet aux clients d'annuler. Dans l'onglet Calendrier, il peut choisir l'activité à annuler et cliquer sur Annuler cet événement.

  • Si une politique d'annulation est associée et permet au client d'annuler, le participant verra les détails de la politique, ainsi que la période d'annulation qui sera appliquée (si plusieurs sont configurées). Il sera en mesure d'annuler l'activité en cliquant sur Terminer l'inscription.

  • Si une politique d'annulation est associée mais ne permet pas au client d'annuler ou si aucune politique d'annulation n'est associée à la programmation de l'activité, le participant recevra un message disant que l'activité ne peut pas être annulée à partir de l'application mobile et qu'il doit contacter l'organisation pour procéder à l'annulation. Les coordonnées de l'organisation sont données dans le bas de l'écran.

Lorsqu'une activité est annulée à partir de l'application Amilia, les deux parties (client et organisation) reçoivent un courriel de confirmation. Le remboursement est automatiquement effectué, selon les critères de la politique d'annulation, et il peut être vu dans le dossier de facturation du client. 


Notez que le processus d'annulation comporte quelques limitations:

  • La facture doit avoir un montant supérieur à 0 $ et doit avoir été payée en une seule transaction, avec une carte de crédit.

  • La facture ne doit comporter aucun produit ni aucun rabais.

  • La facture ne doit être liée à aucun versement.

  • La facture doit être concilier à une seule transaction.

  • Le paiement doit avoir été traité en lot par le compte marchand.


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