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Donner une carte-cadeau est une excellente façon pour les clients satisfaits d’offrir vos services en cadeau à leurs proches.

Pour réclamer une carte-cadeau, le destinataire reçoit par courriel un lien qui redirige vers Amilia afin qu'il puisse créer (ou se connecter) son compte personnel. Une fois connectée, la carte-cadeau est activée dans leur Portefeuille et disponible pour utiliser dans votre boutique ou pour payer un solde de compte.

Comment ça fonctionne

  1. Créer une carte-cadeau

  2. Achat d'une carte-cadeau dans la boutique

    2.1 Visionnez ou annuler une facture de carte cadeau dans la Facturation du client

    2.2 Modifier ou renvoyer une carte-cadeau

  3. Réclamez une carte-cadeau

    3.1 Comment voir une carte cadeau réclamée dans son compte

  4. Payer avec une carte-cadeau en boutique

    4.1 La carte-cadeau couvre le montant total de l'achat

    4.2 La carte-cadeau couvre une partie de l'achat

    4.3 Une carte-cadeau et un crédit de compte sont utilisés

    4.4 Une carte-cadeau est utilisée pour payer un solde impayé

  5. Annuler et rembourser un achat payé avec une carte-cadeau

    - Rembourser un achat payé en totalité avec une carte-cadeau

    - Rembourser un achat payé en partie avec une carte-cadeau

  6. FAQ

1. Créer une carte-cadeau

Vous avez besoin de la permission pour gérer les cartes-cadeaux. De plus, nous conseillons la création de postes comptables personnalisés pour assigner à vos cartes-cadeaux.

À partir du sous-onglet Boutique > Cartes-cadeaux, cliquez sur « Nouvelle carte-cadeau » :

  • Le nom et la description du carte-cadeau apparaîssent dans la boutique (l’anglais est facultatif).

  • Les étiquettes aident les clients à affiner leur recherche dans votre boutique.

  • Fournissez des détails concernant l'utilisation ou les limitations de la carte-cadeau (ex : cette carte-cadeau n'expire pas !)

  • Précisez un montant prédéfini pour votre carte-cadeau ou autorisez les clients à choisir le montant lors de l'achat dans la boutique.

  • Attribuez une poste comptable à votre carte-cadeau pour suivre les ventes.

  • Choisissez quand la rendre disponible à l’achat dans la boutique. Dans le sous-onglet Boutique > Réglages de boutique > Personnaliser, l’onglet Cartes-cadeaux doit être visible pour que les clients puissent y accéder.

  • Téléversez une photo de carte-cadeau ; sinon, une image par défaut apparaît dans la boutique.

  • Sauvegarder lorsque vous avez terminé.

  • Il n'y a pas de limite au nombre de cartes-cadeaux pouvant être vendues.

Les cartes-cadeaux peuvent être créées modifiées, dupliquées, ou archivée à tout moment. Cela n’affectera pas les cartes-cadeaux déjà achetées.


2. Achat d’une carte-cadeau dans la boutique

Dans la boutique, cliquez sur l’onglet Cartes-cadeaux puis sélectionnez une carte-cadeau :

  • Selon sa configuration, la carte aura un montant prédéfini, ou les clients peuvent définir le montant. Les taxes ne sont pas facturées sur les cartes-cadeaux.

  • Incluez le nom du destinataire et son courriel. Choisissez une date d'envoi.

  • Rédigez un message (limite de 200 caractères). Sinon, un message par défaut est utilisé.

  • Le champ Détails ne peut pas être modifié.

💳 À la caisse, les clients doivent payer avec une carte de crédit en ligne ou un crédit au compte lors de l’achat d’une carte-cadeau. Les administrateurs peuvent utiliser n’importe quel mode de paiement (à l’exception des chèques électroniques).

2.1 Visionnez ou annuler une facture de carte-cadeau

La facture du client indique l'adresse courriel du destinataire de la carte-cadeau et la date d'envoi. Seuls les admins peuvent annuler une carte-cadeau (tant qu'elle n'a pas été réclamée). Si une carte-cadeau est annulée avant la date d'envoi, le courriel de la carte-cadeau n'est jamais envoyé.

✉️ Supposons que le courriel de la carte-cadeau est envoyé, mais qu'il n'a pas encore été réclamée. Si la carte-cadeau est annulée, le destinataire voit un message "Oups" après avoir cliqué sur le lien pour le réclamer.

2.2 Modifier ou renvoyer une carte-cadeau

Dans le sous-onglet Achats, les admins et les clients peuvent défiler vers le bas pour voir les achats de cartes-cadeaux. Utiliser le bouton Actions pour :

  • Modifiez le courriel du destinataire et la date d'envoi future (si la carte-cadeau n'a pas été envoyée).

  • Renvoyer la carte-cadeau (si elle n'a pas été réclamée).


3. Réclamez une carte-cadeau

À la date d'envoi, le destinataire est envoyée par courriel un lien spécial qui le redirige vers la page d’Amilia. La carte-cadeau sera déposée dans le compte personnel auquel le destinataire se connecte (ou créé).

Après s’être connecté, le client doit consentir la réception de sa carte-cadeau s’il n’a jamais visité la boutique de l’organisation. Après avoir consenti, un message de succès confirme que la carte-cadeau a été ajoutée à son compte.

3.1 Comment voir une carte cadeau réclamée dans son compte

Le solde des cartes-cadeaux sont visible dans le Portefeuille du compte personnel.

  • Le bouton Boutique redirige vers la boutique en ligne de l’organisation. Une carte-cadeau ne peut être utilisée que dans la même boutique où elle a été achetée.

  • Si une autre carte-cadeau (de la même organisation) est réclamée, sa valeur est ajoutée au solde de carte-cadeau de l’organisation.

  • Une carte-cadeau ne peut pas être transférée vers un autre compte utilisateur une fois qu’elle a été réclamée.


4. Payer avec une carte-cadeau en boutique

À la caisse, les fonds de la carte-cadeau peuvent être utilisés sous la forme d’un crédit de compte ; soit à la caisse ou lors du paiement d'un solde impayé au compte. Tout membre du compte peut utiliser une carte-cadeau du Portefeuille dans la boutique de l’organisation, mais il existe quelques restrictions :

⛔ Utiliser une carte-cadeau pour acheter une autre carte-cadeau.

⛔ Utiliser une carte-cadeau que dans la même boutique où elle a été achetée.

⛔ Utiliser une carte-cadeau en même temps que vous achetez un abonnement ou un article qui requiert des versements.

4.1 La carte-cadeau couvre le montant total de l’achat

Disons qu'on possède 25 $ sur une carte-cadeau et nous achètons un item de 10 $.

À la caisse, nous pouvons utiliser notre crédit disponible pour cet achat (c’est-à-dire payer les 25 $ avec la carte-cadeau).

La transaction de 10 $ réduit le solde de cartes-cadeaux de 25 $ à 15 $.

4.2 La carte-cadeau couvre une partie de l’achat

Disons qu'on possède 50 $ sur une carte-cadeau et nous achètons un item de 200 $. À la caisse, nous pouvons utiliser notre crédit disponible pour cet achat (c’est-à-dire payer les 50 $ avec la carte-cadeau). Ensuite, il restera un montant de 150 $ à payer avec un mode de paiement accepté.

L’utilisation de la carte-cadeau pour payer le 200 $ a réduit le solde de la carte-cadeau de 50 $ à 0 $

4.3 Une carte-cadeau et un crédit de compte sont utilisés

Lorsqu’un client a un crédit existant sur son compte, la somme de la carte-cadeau et celle du crédit sont désormais disponibles pour une utilisation à la caisse. La carte-cadeau est utilisée en premier, suivie du crédit sur le compte du client.

Disons qu'on possède 50 $ sur sa carte-cadeau, en plus d’un crédit de 100 $ sur son compte. Nous achètons un item de 125 $. À la caisse, nous pouvons utiliser notre crédit disponible pour cet achat (c’est-à-dire payer les 50 $ avec sa carte-cadeau et les 75 $ restants avec son crédit existant).

L’utilisation simultanée de la carte-cadeau et d’un crédit au compte pour payer l’item de 125 $ a réduit le Solde de cartes-cadeaux de 50 $ à 0 $ et l'autre crédit au compte de 100 $ à 25 $.

4.4 Lorsqu'une carte-cadeau est utilisée pour payer un solde impayé

Une carte-cadeau peut être utilisée pour régler un solde impayé. Les clients peuvent le faire à partir de leur propre compte personnel (tant que l'organisation le permet).

👩‍💼 Comment les admins utilisent une carte-cadeau vers un solde impayé

  • Dans la Facturation du client, cliquez sur Opérations > Effectuer un paiement.

  • Mettez une coche à côté de la ou des factures impayées.

  • Le crédit du compte et les fonds des cartes-cadeaux sont regroupés en tant que crédit disponible (les cartes-cadeaux sont épuisées en premier). Si le crédit ne couvre pas la totalité du montant à payer, choisissez un autre type de paiement pour vous occuper du reste.

  • Cliquez sur Effectuer le paiement.

👪 Comment les clients utilisent une carte-cadeau vers un solde impayé

Tout d'abord, vérifiez dans le sous-onglet Comptabilité et finance > Paiements pour voir si les clients peuvent payer leur solde impayé en ligne. Pour l'instant, l'option doit être "Les clients doivent payer leur solde en entier" pour permettre l'utilisation des fonds de la carte-cadeau comme paiement au solde.

Dans leur compte personnel, le client doit :

  • Sélectionnez l'organisation à partir du sous-onglet Facturation.

  • Cliquez sur le bouton Effectuer un paiement pour afficher le(s) facture(s) impayé(s).

  • Les fonds du carte-cadeau (crédit disponible) peuvent payer le solde.

  • Cliquez sur Effectuer le paiement.

👇 Ci-dessous, un client avec une carte-cadeau Démo SmartRec de 50 $ a un solde impayé de 60 $. Il doit être payé en totalité, il utilise donc la carte-cadeau de 50 $ et paient le reste par carte de crédit, laissant 0 $ sur la carte-cadeau Démo SmartRec.


5. Annuler et rembourser un achat payé avec une carte-cadeau

Vous pouvez annuler une facture et remettre l'argent sur la carte-cadeau. Le remboursement ne peut pas dépasser le montant payé avec la carte-cadeau. Il doit y avoir un crédit sur le compte avant que vous puissiez rembourser tout type de paiement.

Voyons comment rembourser un achat payé en totalité avec une carte-cadeau, ou partiellement payé avec une carte-cadeau.

5.1 Rembourser un achat payé en totalité avec une carte-cadeau

(Une facture de 10 $ est payée entièrement avec une carte-cadeau 🎁

Dévéloppez la facture pour Annuler / Rembourser les articles et sélectionnez le ou les articles à annuler.

  • Créditez le montant total ou un montant partiel. Ajoutez une pénalité si nécessaire. Lorsque vous créditez un montant partiel ou ajoutez des frais, le remboursement de la carte-cadeau est réduit.

  • Rembourser le crédit sur le solde de la carte-cadeau du client. Si la case n'est pas cochée, aucun argent n'est retourné sur la carte-cadeau.

( sans ajouter une pénalité ) ( en ajoutant une pénalité )

Une note de crédit et un remboursement apparaissent dans la facturation client. Le montant remboursé est ajouté au solde de cartes-cadeaux du client.

5.2 Rembourser un achat payé en partie avec une carte-cadeau

Une facture de 75$ est payée avec une carte-cadeau de 50$ et 25$ avec un autre mode de paiement 🎁💸

Dévéloppez la facture pour Annuler / Rembourser les articles et sélectionnez le ou les articles à annuler.

  • Créditez le montant total ou un montant partiel. Ajoutez une pénalité si nécessaire.

  • Rembourser le montant crédité sur le solde de la carte-cadeau du client (si la case n'est pas cochée, aucun argent n'est retourné sur la carte-cadeau) et le mode de paiement.

Lorsque vous créditez un montant partiel ou ajoutez des frais, le remboursement du mode de paiement est réduit en premier. Si nous ajoutons des frais administratifs de 5 $, vous remarquerez que 5 $ seront déduits du remboursement du mode de paiement (25 $ - 5 $ = 20 $), laissant le remboursement de la carte-cadeau intact. Si les frais administratifs avaient été de 30 $, aucun remboursement de mode de paiement n'aurait eu lieu et seulement 45 $ seraient retournés sur la carte-cadeau.

( sans ajouter une pénalité ) ( en ajoutant une pénalité )

Dans la facturation du client, une note de crédit apparaît pour l'achat annulé, un remboursement par chèque et un autre remboursement sur le solde de la carte cadeau du client.


Foire aux questions

De quelles permissions ai-je besoin pour gérer les cartes-cadeaux ?

Les administrateurs devront obtenir la permission pour « Gérer les cartes-cadeaux » afin de voir, créer et modifier des cartes-cadeaux.

Quelles sont les principales caractéristiques d'une carte cadeau ?

Elle n'expire pas et ne peut pas être échangée contre de l'argent.

Elle doit être utilisée dans l'organisation d'où elle a été achetée.

Aucune taxe n'est appliquée.

Elle ne peut pas être utilisée pour acheter une autre carte-cadeau.

Vous ne pouvez pas utiliser une carte-cadeau si votre panier contient un item qui nécéssite un plan de versement ou un abonnement.

Les clients doivent utiliser un crédit en ligne pour acheter une carte-cadeau.

Les administrateurs ne peuvent pas utiliser un chèque électronique pour payer une carte-cadeau.

Vous ne pouvez pas imprimer une copie physique d'une carte-cadeau. Elles sont 100% virtuelles.

Une carte-cadeau n'est pas éligible aux versements.

Une carte-cadeau ne donne pas droit à des rabais.

Une carte-cadeau ne peut pas être utilisée ou achetée dans un point de vente.

5$ est le minimum et 99 999$ est le maximum que vous pouvez ajouter à une carte-cadeau.

Vous ne pouvez pas rembourser l'achat d'une carte-cadeau.

Vous avez besoin d'un compte personnel Amilia pour acheter ou utiliser une carte-cadeau.

Pouvons-nous modifier les détails qui apparaissent sous la carte-cadeau dans la boutique ?

Non.

Lors de l’envoi d’une carte-cadeau, le courriel du destinataire doit-il correspondre à celui qu’il utilise pour se connecter à son compte Amilia ?

L’adresse courriel utilisée pour envoyer la carte-cadeau n’est pas liée à la carte-cadeau elle-même. Au contraire, le lien à l’intérieur du courriel est la clé. Lorsque vous cliquez sur le lien, puis accédez à votre compte personnel Amilia (peu importe si l’on utilise une adresse courriel différente), les fonds de la carte-cadeau seront déposés sur le compte.

Les destinataires de cartes-cadeaux ont-ils automatiquement un compte ajouté dans l'onglet Clients ?

Non. Leur compte n'est ajouté à votre liste de clients qu'une fois qu'ils se sont connectés à leur compte personnel et ont visité votre boutique en ligne.

Puis-je annuler une facture de carte-cadeau ?

Un administrateur peut annuler la facture de la carte-cadeau si la carte-cadeau n'a pas été utilisée. Si la carte-cadeau a été utilisée, il est impossible d'annuler la facture. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter à support@amilia.com.

Que se passe-t-il si un client ne donne pas son consentement pour utiliser sa carte-cadeau ?

Si le client ne donne pas son consentement après s’être connecté à son compte personnel, la carte-cadeau ne sera pas utilisée. Il peut faire un achat dans la boutique de l’organisation, mais la carte-cadeau ne sera pas disponible comme paiement.

Dans ce cas, le client peut se référer au courriel de la carte-cadeau et cliquer à nouveau sur le bouton « Réclamez ma carte-cadeau ». Le client est redirigé vers son compte personnel Amilia (s’il était déjà connecté) ou il est redirigé vers la page de connexion Amilia afin de pouvoir se connecter à son compte. Dans les deux cas, son consentement sera requis pour utiliser la carte-cadeau.

Puis-je utiliser le même lien pour réclamer à nouveau une carte-cadeau ?

Une carte-cadeau ne peut être réclamée qu’une seule fois. Si vous cliquiez à nouveau sur le lien après avoir déjà réclamé une carte-cadeau, un message d’erreur s’affichera lorsque vous accéderez à votre compte personnel d’Amilia.

Un client peut-il payer un solde impayé avec une carte-cadeau ?

Oui. Il peut être utilisé par un client pour régler un solde impayé sur son compte personnel et les administrateurs peuvent l'utiliser comme mode de paiement dans la Facturation du client.

Que se passe-t-il lorsque tous les fonds d’une carte-cadeau ont été dépensés ?

Dans le compte personnel du client, la carte-cadeau affichera un montant de 0 $. Les administrateurs remarqueront que le solde de la carte-cadeau dans la facturation du client est épuisé.

À la caisse, le client ne sera pas invité à utiliser un crédit à moins qu’un autre crédit de compte ne soit disponible. S’il n’y a ni carte-cadeau ni crédit de compte restant, le client doit payer le montant total de l’achat, comme à l’habitude.

Pourquoi la comptabilité d'exercice suit-elle différemment les ventes de cartes-cadeaux ?

Selon que vous utilisez la comptabilité d'exercice ou la comptabilité de caisse, vous traiterez vos ventes de cartes-cadeaux différemment.

Si vous utilisez la comptabilité de caisse, vous constatez les revenus au moment où ils sont facturés. Vous répertoriez l'argent provenant des cartes-cadeaux comme des ventes comme n'importe quelle autre.

Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous constatez les revenus lorsque le service est rendu, quelle que soit la date de facturation. Lorsque de l'argent provient de la vente de cartes-cadeaux, vous ne les comptabilisez pas comme un revenu tant que la carte-cadeau n'a pas été utilisée pour payer un achat.

Comment puis-je savoir combien de cartes-cadeaux n'ont pas été dépensées ?

Si votre organisation utilise la comptabilité d'exercice, vous pouvez exporter le résumé des transactions à partir de la page des Écritures de journal. La valeur trouvée dans le compte passif Défaut - cartes-cadeaux se rapporte à l'argent des cartes-cadeaux non dépensé.

Y a-t-il des frais de revenus facturés sur la vente de cartes-cadeaux ?

Des frais de 1% sont facturés sur chaque vente de carte-cadeau, similaire au taux de service appliqué à chaque article facturé dans Amilia. Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon dont Amilia facture votre organisation.

Quelle taille est requis pour l'image de la carte-cadeau?

  • Rapport: 3/2

  • Orientation: Paysage

  • Largeur max après le recadrage: 1020px (redimensionné à 510px max)

  • Hauteur max après le recadrage: 680px (redimensionné à 340px max)

Image par défaut

Est-ce que les cartes-cadeaux peuvent être utiliser avec le Point de ventes ?

Non.

Quelles rapports sont utiles pour suivre la vente et l'échange des cartes-cadeaux ?

Détails des paiements par poste comptable : Filtrez pour le poste comptable de votre carte-cadeau pour savoir qui à effectuer l’achat. Filtrez par type de crédit pour savoir qui a payé avec une carte-cadeau et pour quoi il a payé.

Paiement par poste comptable : Ce rapport vous indique combien vous avez reçu en paiements pour les achats de cartes-cadeaux et quel mode de paiement a été utilisé.

Détails des ventes : Répertorie chaque vente de carte-cadeau et le client qui l'a achetée.

Conciliation détaillée : Reportez-vous à la première page du rapport. Vous pouvez filtrer par nom de carte-cadeau ou paiement par carte-cadeau pour obtenir une liste de ceux qui ont acheté une carte-cadeau et qui ont utilisé une carte-cadeau pour le paiement.

Rapport fin de quart : Affiche le nombre total de paiements par carte-cadeau, ainsi que les remboursements effectuer sur une carte-cadeau, avec le nom du client et / ou de l'administrateur qui a effectué la transaction.

Comment ça marche avec les écritures de journal ?

Dans la comptabilité d'exercice, les revenus de la vente d'une carte-cadeau ne sont pas suivis en utilisant le poste comptable qui lui a été attribué. Puisqu'il existe un risque que le destinataire n'échange jamais sa carte-cadeau, l'argent provenant de la vente d'une carte-cadeau est considéré comme un passif.

(C'est plutôt lorsque vous utilisez une carte-cadeau pour acheter un article que les revenus sont comptabilisés dans le poste comptable de l'article qui a été vendu).

Examinons les entrées de journal lorsqu'une carte-cadeau est achetée, puis utilisée comme mode de paiement lors d'un achat.

Un client achète une carte-cadeau pour envoyer au destinataire

1 ) 35 $ vous sont dus, ce qui crée un débit sur les comptes recevables.

2) La valeur est créditée dans le compte de passif Défaut - Cartes cadeaux jusqu'à ce que la carte-cadeau soit utilisée comme moyen de paiement.

Le destinataire fait un achat de 10$ et utilise sa carte-cadeau pour le payer

1 ) 10 $ sont débités du compte passif Défaut - Cartes cadeaux.

2) 10 $ sont crédités au compte passif de dépot au compte jusqu'à ce qu'ils soient conciliés avec une facture.

L'administrateur concilie la facture de 10 $ avec le paiement par carte-cadeau

1 ) 10 $ sont débités du compte passif de dépot au compte car le paiement est maintenant concilié avec une facture.

2) 10 $ sont crédités au compte actif des comptes recevables.

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