O sistema permite criar contas nas quais a clínica deverá realizar o pagamento de qualquer finalidade.
Acesse: Administração > Financeiro > Conta a pagar
Criando uma conta a pagar
Após acessar o Financeiro e clicar em Conta a Pagar, será aberta uma nova janela, conforme a imagem a seguir.
Os campos da imagem acima serão destacados a seguir:
Descrição: Permite incluir uma descrição da conta a ser criada.
Unidade da conta: Permite selecionar em qual das unidades cadastradas na clínica essa conta será vinculada. Para verificar como cadastrar uma unidade, por gentileza, consulte o manual abaixo.
Pago a (paciente / fornecedor): Campo de preenchimento obrigatório, que permite selecionar o paciente ou o fornecedor para quem a clínica fará o pagamento.
Categoria: Permite incluir a categoria da conta a pagar que está sendo criada. Essa categoria precisa estar previamente cadastrada no sistema. Para verificar como realizar esse cadastro, por gentileza, consulte o manual a seguir.
Data vencimento: Permite incluir a data de vencimento da conta a pagar.
Após o preenchimento dos campos, basta clicar em Salvar nova conta a pagar, e a mesma será criada.
Gerenciar conta a pagar
Após a conta a pagar ser criada, ao abri-la, ela será apresentada conforme a imagem a seguir.
Há vários elementos na conta a pagar, que serão detalhados a seguir.
Cabeçalho
Os campos da seção superior (descrição, pago a, categoria, data de cadastro, data de vencimento) contêm dados referentes ao que foi preenchido ao criar a conta a pagar.
O campo Situação informa se a conta ainda está a pagar ou se a clínica já efetuou o pagamento (pago).
Passo 1
Abaixo, são exibidos os itens do Passo 1, que informam os itens (ou serviços) que serão pagos pela clínica.
Aqui, é possível incluir os serviços e seus valores antes dos descontos realizados. Além disso, nesta seção da conta a receber, é possível realizar algumas ações que serão detalhadas a seguir:
Excluir todos: Permite excluir todos os itens cadastrados no Passo 1.
Adicionar Item: Permite incluir um novo item no Passo 1. Ao clicar no botão, os campos serão habilitados, conforme a imagem a seguir.
Segue abaixo os detalhes dos campos:
Procedimento, Convênio: Campos não obrigatórios, que permitem incluir procedimento e convênio relacionados a conta a pagar.
Descrição: Permite incluir a descrição do item.
Data cadastro: Por padrão, é preenchido com a data atual, mas é possível selecionar a data desejada.
Valor: Permite incluir o valor total do pagamento a ser realizado.
Adicionar recebimento? Com essa opção ativada, ao criar um item no Passo 1, também será criado seu respectivo pagamento no Passo 2.
Por fim, basta clicar em Salvar item e o item será listado nos itens do Passo 1. Se os dados destacados na imagem acima foram preenchidos, também será criado um lançamento no Passo 2.
Não é possível editar os itens do Passo 1. Se for necessário realizar alterações, será necessário excluir o item pelo ícone em formato de "X" e, em seguida, incluir o item novamente.
Passo 2
Abaixo desta seção estão localizados os itens do Passo 2, que listam os lançamentos previstos ou efetivados para a conta a receber, com foco em como os valores do Passo 1 serão pagos.
Na coluna Ações, é possível efetivar a conta (clicando no botão Efetivar), editar (clicando no ícone de lápis) e excluir o lançamento (clicando no ícone em "X").
Ao editar um lançamento, os campos para edição serão habilitados. A seguir, detalharemos cada um dos campos.
Descrição: Permite incluir a descrição do lançamento.
Conta: Permite incluir a conta na qual o pagamento será contabilizado. Esse valor fará parte do fluxo de contas, e para mais detalhes dessa funcionalidade por gentileza verifique o manual abaixo.
Modo pagamento: Permite selecionar o modo de pagamento desejado. Para cadastrar um modo de pagamento, por gentileza, confira o manual a seguir.
Data vencimento: Permite incluir a data de vencimento do pagamento.
Data pago: Permite incluir a data de pagamento.
Procedimento, Convênio: Permite incluir as informações do procedimento e convênio relacionados ao pagamento, sobre os quais o pagamento será realizado.
Valor lançamento: Neste campo, é possível incluir o valor que será pago, antes dos descontos ou acréscimos. É recomendado que a soma de todos os valores deste campo no Passo 2 seja igual à somatória dos valores do Passo 1. Caso contrário, aparecerá um aviso conforme a imagem a seguir.
Descontos / Taxas: Permite incluir descontos ou taxas, os quais irão diminuir o valor pago pela clínica. Esse valor pode ser incluído em porcentagem ou como o valor específico a ser descontado, conforme a imagem abaixo.
Juros/Multa: Permite incluir juros ou multa, os quais irão aumentar o valor pago pela clínica. Esse valor pode ser incluído em porcentagem, assim como no campo de descontos.
Valor final: Campo que informa o valor final a ser pago pelo paciente, após o cálculo dos descontos/juros.
Pago? Informa se a conta já foi paga pelo paciente, e possui a mesma função do botão Receber.
Por fim basta clicar em Salvar após os ajustes estarem finalizados.
Ainda no Passo 2, há o botão Adicionar pagamento, que permite incluir novos lançamentos nesta seção da conta a receber.
Ao clicar nele, serão habilitados os mesmos campos já explicados anteriormente na parte de Editar lançamento. Após incluir as informações, basta clicar em Salvar.
Ações Conta a Pagar
Na parte inferior da janela de Contas a Receber, há alguns botões que merecem destaque: Anexos, Repetir e Ações.
O botão Anexos permite adicionar documentos relevantes à conta a pagar em questão. Ao clicar no botão, será habilitada a opção Adicionar anexo, caso não haja documentos anexados.
Ao clicar em Adicionar anexo, será aberta uma nova janela. Basta clicar em Procurar para selecionar o arquivo e, em seguida, clicar em Upload.
Após isso, é possível consultar o arquivo clicando no botão Anexos novamente, conforme a imagem a seguir.
Para visualizar o documento, basta clicar na seta verde, que realizará o download do arquivo. Caso queira excluir o arquivo, basta clicar no ícone de lixeira.
O botão Repetir irá criar novas contas a pagar, iguais à conta que está aberta, com a repetição e a quantidade de parcelas determinadas nos campos destacados na imagem abaixo.
Para finalizar os ajustes, basta clicar no botão Salvar conta a pagar e as contas serão criadas.
Já o botão Ações habilita algumas funções, conforme a imagem a seguir.
Logs: Permite visualizar o histórico de ações da conta a pagar. Ao clicar nessa opção, será aberta uma janela, conforme a imagem abaixo.
Emitir Documento: Permite emitir um termo ou documento vinculado à conta a receber. Ao clicar nesse botão, será aberta uma janela, conforme a imagem a seguir.
No campo Nome do Termo / Documento, é possível selecionar um dos modelos de termo cadastrados.
Em caso de dúvidas, consulte nosso suporte. Ficaremos gratos em poder lhe atender.