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Como criar uma Conta a Pagar
Como criar uma Conta a Pagar

Tempo de leitura: 5 minutos

Atualizado há mais de 2 meses

O sistema permite criar contas nas quais a clínica deverá realizar o pagamento de qualquer finalidade.

Imagem da seção Financeira, com destaque no caminho para criar uma conta a pagar.

Acesse: Administração > Financeiro > Conta a pagar


Criando uma conta a pagar

Após acessar o Financeiro e clicar em Conta a Pagar, será aberta uma nova janela, conforme a imagem a seguir.

Imagem da janela de criação de uma nova Conta a pagar.

Os campos da imagem acima serão destacados a seguir:

Descrição: Permite incluir uma descrição da conta a ser criada.

Unidade da conta: Permite selecionar em qual das unidades cadastradas na clínica essa conta será vinculada. Para verificar como cadastrar uma unidade, por gentileza, consulte o manual abaixo.

Pago a (paciente / fornecedor): Campo de preenchimento obrigatório, que permite selecionar o paciente ou o fornecedor para quem a clínica fará o pagamento.

Categoria: Permite incluir a categoria da conta a pagar que está sendo criada. Essa categoria precisa estar previamente cadastrada no sistema. Para verificar como realizar esse cadastro, por gentileza, consulte o manual a seguir.

Data vencimento: Permite incluir a data de vencimento da conta a pagar.

Após o preenchimento dos campos, basta clicar em Salvar nova conta a pagar, e a mesma será criada.


Gerenciar conta a pagar

Após a conta a pagar ser criada, ao abri-la, ela será apresentada conforme a imagem a seguir.

Imagem de uma conta a pagar aberta.

Há vários elementos na conta a pagar, que serão detalhados a seguir.

Cabeçalho

Os campos da seção superior (descrição, pago a, categoria, data de cadastro, data de vencimento) contêm dados referentes ao que foi preenchido ao criar a conta a pagar.

Imagem de uma conta a pagar, com destaque nos campos localizados na seção superior da janela.

O campo Situação informa se a conta ainda está a pagar ou se a clínica já efetuou o pagamento (pago).

Imagem da situação de uma conta a pagar (no caso da imagem está no status Pago).

Passo 1

Abaixo, são exibidos os itens do Passo 1, que informam os itens (ou serviços) que serão pagos pela clínica.

Imagem do Passo 1 de uma conta a pagar, com destaque aos botões Excluir todos e Adicionar Item.

Aqui, é possível incluir os serviços e seus valores antes dos descontos realizados. Além disso, nesta seção da conta a receber, é possível realizar algumas ações que serão detalhadas a seguir:

Excluir todos: Permite excluir todos os itens cadastrados no Passo 1.

Adicionar Item: Permite incluir um novo item no Passo 1. Ao clicar no botão, os campos serão habilitados, conforme a imagem a seguir.

Imagem dos campos habilitados ao adicionar item no passo 1.

Segue abaixo os detalhes dos campos:

Procedimento, Convênio: Campos não obrigatórios, que permitem incluir procedimento e convênio relacionados a conta a pagar.

Descrição: Permite incluir a descrição do item.

Data cadastro: Por padrão, é preenchido com a data atual, mas é possível selecionar a data desejada.

Imagem do campo Data cadastro, que permite incluir a data desejada.


Valor: Permite incluir o valor total do pagamento a ser realizado.

Adicionar recebimento? Com essa opção ativada, ao criar um item no Passo 1, também será criado seu respectivo pagamento no Passo 2.

Imagem do Passo 1 de uma conta a pagar, com destaque aos campos habilitados ao marcar o campo "Adicionar recebimento?".

Por fim, basta clicar em Salvar item e o item será listado nos itens do Passo 1. Se os dados destacados na imagem acima foram preenchidos, também será criado um lançamento no Passo 2.

Imagem de uma conta a pagar, com destaque aos itens inclusos ao adicionar item no Passo 1 com recebimento.

Não é possível editar os itens do Passo 1. Se for necessário realizar alterações, será necessário excluir o item pelo ícone em formato de "X" e, em seguida, incluir o item novamente.

Passo 2

Abaixo desta seção estão localizados os itens do Passo 2, que listam os lançamentos previstos ou efetivados para a conta a receber, com foco em como os valores do Passo 1 serão pagos.

Imagem do Passo 2 de uma conta a pagar, com destaque na coluna Ações.

Na coluna Ações, é possível efetivar a conta (clicando no botão Efetivar), editar (clicando no ícone de lápis) e excluir o lançamento (clicando no ícone em "X").

Ao editar um lançamento, os campos para edição serão habilitados. A seguir, detalharemos cada um dos campos.

Imagem do Passo 2 de uma conta a pagar, com destaque aos campos habilitados ao editar um lançamento.

Descrição: Permite incluir a descrição do lançamento.

Conta: Permite incluir a conta na qual o pagamento será contabilizado. Esse valor fará parte do fluxo de contas, e para mais detalhes dessa funcionalidade por gentileza verifique o manual abaixo.

Modo pagamento: Permite selecionar o modo de pagamento desejado. Para cadastrar um modo de pagamento, por gentileza, confira o manual a seguir.

Data vencimento: Permite incluir a data de vencimento do pagamento.

Data pago: Permite incluir a data de pagamento.

Procedimento, Convênio: Permite incluir as informações do procedimento e convênio relacionados ao pagamento, sobre os quais o pagamento será realizado.

Valor lançamento: Neste campo, é possível incluir o valor que será pago, antes dos descontos ou acréscimos. É recomendado que a soma de todos os valores deste campo no Passo 2 seja igual à somatória dos valores do Passo 1. Caso contrário, aparecerá um aviso conforme a imagem a seguir.

Imagem do Passo 2 de uma conta a pagar, a qual o valor total do Passo 2 não condiz com o valor do Passo 1, com destaque na mensagem apresentada nessa situação.

Descontos / Taxas: Permite incluir descontos ou taxas, os quais irão diminuir o valor pago pela clínica. Esse valor pode ser incluído em porcentagem ou como o valor específico a ser descontado, conforme a imagem abaixo.

Imagem do campo Descontos / Taxas, o qual permite selecionar a opção R$ (valor a ser descontado) ou % (valor em porcentagem do total a ser descontado).

Juros/Multa: Permite incluir juros ou multa, os quais irão aumentar o valor pago pela clínica. Esse valor pode ser incluído em porcentagem, assim como no campo de descontos.

Valor final: Campo que informa o valor final a ser pago pelo paciente, após o cálculo dos descontos/juros.

Pago? Informa se a conta já foi paga pelo paciente, e possui a mesma função do botão Receber.

Por fim basta clicar em Salvar após os ajustes estarem finalizados.

Ainda no Passo 2, há o botão Adicionar pagamento, que permite incluir novos lançamentos nesta seção da conta a receber.

Imagem do Passo 2 de uma conta a pagar, com destaque no botão Adicionar pagamento.

Ao clicar nele, serão habilitados os mesmos campos já explicados anteriormente na parte de Editar lançamento. Após incluir as informações, basta clicar em Salvar.

Imagem do Passo 2 de uma conta a pagar, exibindo os campos habilitados após clicar no botão Adicionar pagamento, com destaque no botão Salvar.

Ações Conta a Pagar

Na parte inferior da janela de Contas a Receber, há alguns botões que merecem destaque: Anexos, Repetir e Ações.

Imagem da parte inferior de uma conta a pagar, com destaque nos botões Anexos, Repetir e Ações.

O botão Anexos permite adicionar documentos relevantes à conta a pagar em questão. Ao clicar no botão, será habilitada a opção Adicionar anexo, caso não haja documentos anexados.

Imagem de uma conta a pagar após clicar no botão Anexos.

Ao clicar em Adicionar anexo, será aberta uma nova janela. Basta clicar em Procurar para selecionar o arquivo e, em seguida, clicar em Upload.

Imagem da janela de Anexar arquivo, com destaque nos botões Procurar (para buscar arquivo no dispositivo) e Upload (para enviar o arquivo para o sistema).

Após isso, é possível consultar o arquivo clicando no botão Anexos novamente, conforme a imagem a seguir.

Imagem das opções do botão Anexos, com destaque nas ações de um arquivo já existente na conta a pagar.

Para visualizar o documento, basta clicar na seta verde, que realizará o download do arquivo. Caso queira excluir o arquivo, basta clicar no ícone de lixeira.

O botão Repetir irá criar novas contas a pagar, iguais à conta que está aberta, com a repetição e a quantidade de parcelas determinadas nos campos destacados na imagem abaixo.

Imagem de uma conta a pagar, com destaque nos campos habilitados após clicar no botão Repetir.

Para finalizar os ajustes, basta clicar no botão Salvar conta a pagar e as contas serão criadas.

Imagem de um relatório de contas a receber, demonstrando as contas criadas através da funcionalidade Repetir.

Já o botão Ações habilita algumas funções, conforme a imagem a seguir.

Imagem do botão Ações de uma conta a pagar, exibindo as opções habilitadas ao clicar nesse botão.

Logs: Permite visualizar o histórico de ações da conta a pagar. Ao clicar nessa opção, será aberta uma janela, conforme a imagem abaixo.

Imagem de um registro de ações de uma conta a pagar.

Emitir Documento: Permite emitir um termo ou documento vinculado à conta a receber. Ao clicar nesse botão, será aberta uma janela, conforme a imagem a seguir.

Imagem da janela Termos e Documentos, que permite gerar um documento (por exemplo, um recibo) vinculado à conta a pagar.

No campo Nome do Termo / Documento, é possível selecionar um dos modelos de termo cadastrados.

Em caso de dúvidas, consulte nosso suporte. Ficaremos gratos em poder lhe atender.

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