Du möchtest Deinen Patienten die Möglichkeit geben, Termine selbstständig abzusagen? Dann ist diese Funktion genau richtig für Dich. Auf dieser Seite erfährst Du Schritt für Schritt, wie's geht.
In diesem Artikel findest Du:
1. Die notwendigen Geschäftseinstellungen
Öffne "⚙️ Einstellungen → Praxiseinstellungen → Geschäftseinstellungen". Im Bereich "Rechtliches" findest Du die Einstellung für die "Minimale Benachrichtigungszeit für Terminabsagen". Diese Vorlaufzeit ist wichtig für die Automatische Terminabsage, da sie regelt, ob ein Termin vom Patienten noch selbstständig abgesagt werden kann oder nicht.
Setze zusätzlich noch das Häkchen bei "Absagelink aktivieren", damit Absagelinks in E-Mails angezeigt werden.
2. Links zur Terminabsage in E-Mails
Wenn die Funktion der Absagelinks aktiviert ist, wird in E-Mails für Terminerinnerungen und -bestätigungen automatisch ein Link eingefügt, mit dem der Patient den Termin selbstständig absagen kann.
3. Wie der Patient einen Termin absagt
Zunächst muss der Patient auf einen Absagelink in einer E-Mail klicken. Er kommt dann auf das Patientenportal, wo er noch einmal die Details zum Termin sieht.
Die Angabe eines Grunds für die Absage ist verpflichtend. Im Anschluss kann der Patient auf "Termin absagen" klicken.
Nach einer erneuten Bestätigung und dem Hinweis, dass diese Absage nicht (selbstständig) rückgängig gemacht werden kann, erhält der Patient eine Bestätigung der Terminabsage, sowie die Möglichkeit gleich einen neuen Termin zu buchen, sofern Du die Online-Buchung aktiviert hast.
Die Vorlaufzeit für Terminabsagen ist überschritten
Im Fall, dass die Absage des Patienten zu kurzfristig ist, ist eine selbstständige Absage nicht möglich. Der Patient sieht stattdessen folgenden Hinweis und muss sich für eine Absage direkt an die Praxis wenden.
4. Terminabsagen im Notification-Center und Kalender
Sobald ein Patient einen Termin abgesagt hat, wird dieser im Kalender zunächst als abgesagt gekennzeichnet:
ℹ️ Info: Abgesagte Termine im Kalender dienen ausschließlich Deiner Information. Sie blockieren weder andere Termine, noch die Online-Buchung.
Ein Klick auf den Termin öffnet das Notificaion-Center, wo Du alles Details zur Absage siehst. Eine Kennzeichnung im Hauptmenü weist Dich zusätzlich auf Terminabsagen hin, die Du noch nicht gesehen, bzw. geöffnet hast.
Terminabsagen im Notification-Center
Im Notification-Center findest Du im Abschnitt "Benachrichtigungen" den Menüpunkt für "Terminabsagen".
Wenn Du einen Eintrag öffnest, siehst Du alle Details zum abgesagten Termin, wie auch den genauen Zeitpunkt der Absage und den Grund für die Absage.
Mit einem Klick auf "Termin aus Kalender entfernen" wird der abgesagte Termin aus dem Kalender gelöscht.
⚠️ Achtung: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!