Patienten können ihre Stammdaten selbstständig über ein Anmeldeformular in appointmed eintragen und aktualisieren. Dafür wird ein spezielles Formular verwendet, das Du ihnen entweder per E-Mail oder SMS schicken kannst, oder es direkt in der Praxis zB auf einem Tablet oder Smartphone öffnest.
Auf dieser Seite findest Du:
1. Neue Patienten mit dem Anmeldeformular anlegen
Klicke im Fenster zum Anlegen eines neuen Patienten auf "Anmeldeformular erstellen".
Wähle dann aus, wie Du dem Patienten Zugriff auf das Anmeldeformular geben möchtest. Scanne zB den angezeigten QR Code mit der Kamera eines Smartphones oder Tablets, um das Formular direkt auf diesem Gerät zu öffnen.
Alternativ kannst Du das Formular auch an den Patienten senden. Dabei erhält der Patient den Link zum Formular per SMS oder E-Mail und kann seine Daten zB schon vor dem eigentlichen Termin in das System eintragen.
ℹ️ Info: Sowohl der QR-Code zum Öffnen des Anmeldeformulars als auch der generierte Link, der per SMS oder E-Mail gesendet wird, sind zeitlich begrenzt gültig. Nach dem Ausfüllen und Absenden des Formulars durch den Patienten wird der Link sofort deaktiviert und kann nicht erneut verwendet werden.
Formulareinstellungen
Name und Geschlecht sind von Patienten immer verpflichtend anzugeben. In den Formulareinstellungen kannst Du festlegen, welche weitere Daten Pflichtfelder im Formular sind:
Kontaktdaten: E-Mail, Telefonnummer, Adresse
Versicherungsnummer
Bankdaten
Weitere Informationen: Arbeitgeber, Beruf
Die Einstellungen werden für Deinen Benutzer gespeichert. Wählst Du zB zusätzlich Kontakt- und Bankdaten als Pflichtfelder aus, sind diese bei allen künftig gesendeten Formularen vorausgewählt.
Benachrichtigung bei ausgefülltem Anmeldeformular
Bei neu ausgefüllten Anmeldeformularen erhältst Du automatisch eine Benachrichtigung rechts oben am Bildschirm. Außerdem findest Du alle ausgefüllten Anmeldeformulare und die dadurch erstellten Patientenakten im Notification-Center unter Benachrichtigungen.
2. Stammdaten von Patienten aktualisieren lassen
Öffne die Akte des Patienten, dessen Stammdaten Du aktualisieren lassen möchtest und klicke in der Seitenleiste auf "Datenaktualisierung anfordern"
Wähle im nächsten Schritt wieder aus, ob Du das Formular per QR Code öffnen oder es dem Patienten per E-Mail oder SMS senden möchtest. In den Formulareinstellungen (siehe oben) kannst Du wieder festlegen, welche Pflichtfelder unbedingt ausgefüllt werden sollen.
Wenn der Patient das Formular öffnet, sind alle bekannten Formularfelder (zB die Kontaktdaten, Bankdaten,...) bereits vorausgefüllt und die Daten können aktualisiert werden. Ist das Formular fertig ausgefüllt, erhältst Du wieder eine Benachrichtigung im Notification-Center, in der alle Änderungen genau angeführt sind.
Auch in der Patientenakte findet sich der Hinweis, wann die Daten zuletzt durch den Patienten aktualisiert wurden. Mit einem Klick auf das Datum der Aktualisierung gelangst Du direkt in das Notification-Center.
3. Anmeldeformular gemeinsam mit Bestätigung einer Terminanfrage senden
Auch beim Annehmen einer Terminanfrage kannst Du dem Patienten zusammen mit der Terminbestätigung ein Anmeldeformular zum Eintragen bzw. Aktualisieren der Daten senden.
Wähle dafür zunächst den bereits bestehenden Patienten aus oder lege in diesem Schritt einen neuen Patienten an. Klicke auf "Anmeldeformular hinzufügen" um das Anmeldeformular an die Terminbestätigung anzuhängen. Auch hier kannst Du wieder auswählen, welche Pflichtfelder der Patient angeben muss.
Klicke auf "Anmeldeformular hinzufügen" und danach auf "Speichern & Termin bestätigen". Wurde das Formular vom Patienten ausgefüllt, erhältst Du eine Benachrichtigung im Notification-Center, in der alle Änderungen genau angeführt sind.
4. Das richtige Anmeldeformular auswählen
Gibt es in Deiner Praxis zumindest einen selbstständigen Mitarbeiter, wirst Du beim Auswählen eines Anmeldeformulars nach dem Namen des Mitarbeiters gefragt, in dessen Namen das Formular gesendet werden soll.
Jedes Anmeldeformular enthält auch immer die AGBs und die DSGVO Zustimmung der Praxis oder des jeweiligen selbstständigen Mitarbeiters. Diese können natürlich voneinander abweichen, weshalb die manuelle Auswahl notwendig ist.