Organizační strukturu v Arnoldovi můžete upravit hromadně pomocí Excelu – stačí využít funkci Aktualizovat hromadně. Umožní vám snadno přidávat, mazat nebo přesouvat zaměstnance a týmy.
Jak postupovat?
1. Stáhněte si šablonu pro import
V administraci přejděte do sekce Organizační struktura.
Klikněte na Aktualizovat hromadně.
V Kroku 1 si stáhněte šablonu ve formátu .xlsx.
(Pokud s Arnoldem teprve začínáte, bude tabulka prázdná. Pokud už máte data nahraná, stáhne se verze s vyplněnými údaji.)
2. Jak s Excel tabulkou pracovat
Šablona obsahuje 3 listy:
Nápověda – informativní
Zaměstnanci – zde upravujete osoby (jejich údaje, zda jsou účastníci průzkumů, do jakých týmů patří nebo zda některé týmy vedou, apod.)
Týmy – zde upravujete názvy a hierarchii týmů
Záložka Zaměstnanci
Záložka Zaměstnanci slouží k úpravám jednotlivých členů vaší organizace. Každý řádek představuje jednoho zaměstnance.
Povinné údaje: Jméno, Příjmení a Pracovní e-mail nebo telefonní číslo
Kromě těchto polí můžete doplnit i další informace, jako:
Preferovaný způsob kontaktu – vyplňujete EMAIL (v takovém případě musíte vyplnit e-mailovou adresu) nebo SMS (pak musíte vyplnit telefonní kontakt)
Jazyk průzkumů/reportů – vyplňujete ISO kód jazyka (např. cs, sk, en, pl)
Zda je účastník průzkumů – vyplňujete Y (ano) nebo N (ne) – pokud má jet dostávat reporty s výsledky
Do jakého týmu patří nebo zda nějaký tým vede
💡Nejčastější úpravy:
Přidání zaměstnance: Přidejte nový řádek a vyplňte potřebná pole.
Přesun do jiného týmu: V poli C – Název týmu / ID týmu zadejte nový tým.
Změna vedoucího týmu:
U původního vedoucího smažte název týmu v poli J – Název týmu, pokud nějaký vede.
Novému vedoucímu tento název přiřaďte.
Odstranění zaměstnance: Odstraňte celý řádek.
Úprava jména nebo kontaktu: Proveďte změny přímo v řádku.
Záložka Týmy
Záložka Týmy slouží k přehledu a správě týmů ve vaší organizaci. Každý řádek představuje jeden tým. Pomocí této tabulky můžete vytvářet nové týmy, přejmenovávat stávající nebo nastavovat jejich vzájemné vztahy (např. podtýmy).
Povinné údaje: Název týmu
Pravidla pro úpravu údajů:
Sloupec „ID týmu“ nechte prázdný, pokud nepoužíváte vlastní identifikátory týmů například z interních systémů. Arnold automaticky vytvoří ID při importu. Pokud už ID v tabulce je, neměňte ho – slouží k jednoznačné identifikaci týmu v systému.
Název týmu musí být přesně shodný (včetně diakritiky) ve všech částech souboru. Pokud upravujete název v záložce Týmy, změňte ho i ve všech řádcích v záložce Zaměstnanci, kde se daný tým používá. Pokud se v názvu vyskytne chyba, překlep nebo rozdíl mezi záložkami Týmy a Zaměstnanci, import vám tuto chybu nahlásí a změny nebude možné potvrdit.
Nadřazený tým vyplňte tehdy, pokud má být tým zařazen jako podtým jiného. Tímto způsobem lze vytvořit celou organizační hierarchii.
3. Soubor uložte a nahrajte ho zpět do Arnolda
Po uložení přejděte v Arnoldovi opět do sekce Organizační struktura > Aktualizovat hromadně.
V Kroku 2 klikněte na Nahrát data a vyberte upravený Excel soubor z uložiště vašeho počítače.
Arnold import zkontroluje:
Pokud se objeví chyby (např. chybějící údaje, překlepy v názvech týmů, duplicity apod.), zobrazí se červeně vpravo.
Chyby je nutné opravit – jinak nelze změny potvrdit.
Jakmile máte všechny chyby opravené, klikněte na Potvrdit změny.
Na závěr vám Arnold nabídne možnost přidat nově zadané zaměstnance do právě probíhajících průzkumů a přehledně zobrazí souhrn všech provedených změn.
Po kliknutí na Aktualizovat organizaci se spustí import. U větších organizací může jeho zpracování trvat několik minut.