🟢 Das Wichtigste zuerst
Mit der Lagerverwaltung führst du pro Produkt einen Vorrat mit Mindest- und Maximalbestand; du aktivierst sie im Produkt über die Checkbox „Einstellungen Vorratsverwaltung". Beim Verkauf an der Kasse sinkt der Bestand automatisch, bei einer Gutschrift steigt er wieder. Die reine Vorratspflege (Bestände eintragen, korrigieren, exportieren) geht auch ohne Kasse — die automatische Bestandsführung über Verkäufe braucht die Kasse und damit das VIP-Paket.
So aktivierst du die Lagerverwaltung für ein Produkt
Tippe oben in der Navigation auf „Menü" und öffne im Abschnitt „Unternehmen" → „Produkte"
Erstelle ein neues Produkt oder bearbeite ein bestehendes
Aktiviere die Checkbox „Einstellungen Vorratsverwaltung"
Trage folgende Werte ein:
Mindestbestand: Ab welcher Menge willst du gewarnt werden? (z. B. 2 Stück)
Maximaler Vorrat: Wie viel soll insgesamt vorrätig sein? (z. B. 10 Stück)
Aktueller Vorrat: Wie viel ist gerade da? (nur beim ersten Aktivieren editierbar)
Speichern – fertig
⚠️ Wichtig: Der aktuelle Vorrat kann nach der ersten Einrichtung nur noch über „Vorrat aktualisieren" geändert werden (mit Grund-Eingabe). So bleibt deine Vorratshistorie sauber und nachvollziehbar.
Die 4 Tabs in der Produkt-Übersicht
1. Alle Produkte
Komplette Liste deiner Produkte mit Kategorie als Untertitel.
2. Vorrats-Alarm
Zeigt nur Produkte, bei denen der Vorrat den Mindestbestand erreicht oder unterschritten hat – mit roter Zahl als Warnsymbol. Dein Schnellzugriff zum Nachbestellen.
3. Inventar
Zeigt nur Produkte mit aktiver Vorratsverwaltung, gruppiert nach Kategorie. Oben siehst du zwei Übersichts-Karten:
Gesamte Artikel: Stückzahl-Summe aller Produkte mit Vorratsverwaltung
Gesamtes Inventar in €: Lagerwert (Stückzahl × Einkaufspreis aller Produkte)
4. Kategorien
Hier legst du Kategorien an, bearbeitest oder löschst sie (z. B. „Shampoo", „Pflege", „Tools").
So funktioniert der Verkauf in der Kasse
So kommst du hin: Kasse → „+ Abrechnen" → Tab Produkte.
Bei der Produktauswahl in der Kasse siehst du den aktuellen Lagerstatus auf einen Blick:
„Nur noch X auf Lager" (orange) – wenn der Mindestbestand erreicht ist
„Nicht auf Lager" (rot) – wenn der Vorrat bei 0 oder darunter ist
Wichtig: Verkauf ist immer möglich
Auch wenn der Vorrat bei 0 oder darunter ist, kannst du weiterhin verkaufen. Der Bestand geht dann ins Minus (z. B. -1).
Warum das so ist: So muss niemand am Tresen warten. Du merkst dadurch nur, dass du den Vorrat nachpflegen musst – z. B. weil ein älterer Wareneingang noch nicht erfasst wurde.
Gutschriften erhöhen den Vorrat automatisch
Wenn du eine Gutschrift über eine Rechnung ausstellst, wird der Vorrat des betroffenen Produkts automatisch wieder hochgesetzt.
Vorrats-Alarm
Sobald der Vorrat eines Produkts den Mindestbestand erreicht oder unterschreitet, bekommen alle aktiven Mitarbeiter mit Rolle Inhaber, Admin oder Manager eine Nachricht im Benachrichtigungs-Center (Home-Screen). Stylisten bekommen diese Benachrichtigung nicht.
Spam-Schutz: Die Nachricht erscheint nur einmal pro Unterschreitung. Erst wenn der Vorrat wieder über dem Mindestbestand liegt und dann erneut darunter fällt, kommt eine neue Nachricht. So gibt es keine 50 Benachrichtigungen bei jedem Verkauf.
👉 Klick auf die Benachrichtigung öffnet direkt den Produkt-Bereich.
👉 Welche Rolle welche Benachrichtigungen sieht, findest du im Artikel „Mitarbeiter-Rollen und Berechtigungen".
Manuelle Korrekturen – „Vorrat aktualisieren"
Klick auf ein Produkt → „Vorrat aktualisieren". Hier kannst du manuell Stück hinzufügen oder abziehen. Wähle dabei einen Grund:
Neuer Vorrat: Wareneingang vom Lieferanten
Salonverbrauch: Selbst benutzt, kein Verkauf an Kunden
Geschenk: An einen Kunden verschenkt
Schaden: Zerbrochen, abgelaufen, unbrauchbar geworden
Kein spezieller Grund: Allgemeine Korrektur
Jede Änderung wird in der Vorratshistorie dokumentiert – mit Datum, Mitarbeiter und Grund. So bleibt dein Bestands-Verlauf nachvollziehbar.
Produkt-Detail – drei Reiter
Klick auf ein Produkt öffnet die Detailansicht mit drei Reitern:
Vorratsverwaltung: Aktueller Bestand, Mindest- und Maximalwert, Lagerwert in Euro
Verkäufe: Alle Kassen-Bewegungen für dieses Produkt (Verkäufe und Gutschriften)
Vorratshistorie: Komplette Bewegungs-Liste inkl. manueller Änderungen mit Grund und Mitarbeiter
Auf der rechten Seite (oder unten am Bildschirm) findest du die Produkt-Stammdaten (Kategorie, Artikelnummer, Betrag, Einkaufspreis, MwSt.) und drei Aktionen: Produkt bearbeiten, Vorrat aktualisieren, Produkt löschen.
CSV-Export (nur für Inhaber & Admin)
Im Inventar-Tab rechts oben findest du den Button „Bestand exportieren". Mit einem Klick generierst du eine CSV-Datei mit allen Vorratsdaten:
Name, Kategorie, Artikelnummer, EAN
Aktueller Vorrat, Mindest-/Maximalbestand
Einkaufspreis, Verkaufspreis, Lagerwert
Die Datei lässt sich in Excel und Google Sheets öffnen – zum Beispiel für Inventur, Buchhaltung oder Bestell-Übersicht.
⚠️ Hinweis: Der CSV-Export ist nur für Inhaber und Admin verfügbar. Manager und Stylisten haben keinen Zugriff darauf.
Voraussetzungen: Was geht mit und ohne Kasse?
Vorratspflege (Vorratsverwaltung aktivieren, Bestände eintragen, „Vorrat aktualisieren", Vorratshistorie, CSV-Export): funktioniert unter Menü → Unternehmen → Produkte unabhängig von der Kasse.
Automatische Bestandsführung (Bestand sinkt bei Verkauf, steigt bei Gutschrift): läuft ausschließlich über Verkäufe und Gutschriften in der Kasse. Die Kasse ist Teil des VIP-Pakets; Kassenzugriff haben Inhaber, Admin und Manager. → Rollen und Rechte an der Kasse
Was kann die Lagerverwaltung konkret?
Vorrat pro Produkt führen – mit aktuellem Bestand, Mindest- und Maximalvorrat
Automatische Bestands-Reduktion bei Verkauf an der Kasse
Automatische Bestands-Erhöhung bei Gutschriften
Vorrats-Alarm, wenn ein Produkt unter den Mindestbestand fällt
Lagerwert-Berechnung (Stückzahl × Einkaufspreis)
Manuelle Korrekturen mit Grund-Auswahl (Wareneingang, Schaden, Geschenk etc.)
Vorratshistorie – jede Änderung wird mit Datum, Mitarbeiter und Grund dokumentiert
CSV-Export für Excel und Google Sheets
Typische Anwendungsfälle
Shampoo nachbestellen
Du verkaufst regelmäßig dein Lieblings-Shampoo. Mindestbestand: 3, Maximalvorrat: 12. Sobald nur noch 3 Stück da sind, bekommst du eine Benachrichtigung – Zeit zum Nachbestellen.
Wareneingang erfassen
Lieferung mit 20 neuen Conditionern angekommen. Produkt öffnen → „Vorrat aktualisieren" → +20 → Grund: „Neuer Vorrat" → Speichern. Der Lagerwert aktualisiert sich automatisch.
Inventur am Jahresende
Im Inventar-Tab den CSV-Export öffnen. In Excel die manuelle Zählung gegenrechnen. Abweichungen über „Vorrat aktualisieren" mit Grund „Schaden" oder „Kein spezieller Grund" korrigieren.
Produkt an Stammkundin verschenken
„Vorrat aktualisieren" → -1 → Grund: „Geschenk". Bleibt in der Historie nachvollziehbar, ohne dass es in den Kassen-Umsatz einfließt.
Häufige Fragen
Ich verkaufe ein Produkt, aber der Vorrat ändert sich nicht.
Die Vorratsverwaltung ist für dieses Produkt nicht aktiviert. Im Produkt-Dialog die Checkbox „Einstellungen Vorratsverwaltung" einschalten. Beachte außerdem: Nur Verkäufe über die Kasse verändern den Bestand automatisch.
Mein Vorrat steht auf -3, wie ist das passiert?
Es wurde mehr verkauft als gerade da war (z. B. weil ein älterer Wareneingang nicht eingetragen war). Über „Vorrat aktualisieren" mit Grund „Neuer Vorrat" einfach wieder hochsetzen.
Ich bekomme keine Vorrats-Benachrichtigung.
Drei mögliche Ursachen: (1) Deine Rolle ist Stylist – nur Inhaber, Admin und Manager bekommen die Benachrichtigung. (2) Das Produkt hat keinen Mindestbestand gesetzt (Wert 0). (3) Es wurde schon einmal alarmiert und der Vorrat war seitdem nie wieder über dem Mindestbestand.
Ich kann den aktuellen Vorrat im Bearbeiten-Dialog nicht ändern.
Bei bereits aktivierter Vorratsverwaltung läuft jede Änderung über „Vorrat aktualisieren" mit Grund-Eingabe. So bleibt die Historie sauber. Der initiale Vorrats-Wert ist nur beim ersten Aktivieren der Vorratsverwaltung editierbar.
Kann ich für ein Produkt die Vorratsverwaltung wieder deaktivieren?
Ja. Im Produkt-Dialog die Checkbox „Einstellungen Vorratsverwaltung" einfach wieder deaktivieren. Die Vorratshistorie bleibt erhalten.
Brauche ich das VIP-Paket für die Lagerverwaltung?
Für die reine Vorratspflege unter Menü → Unternehmen → Produkte nicht. Die automatische Bestandsführung über Verkäufe und Gutschriften läuft aber über die Kasse – und die ist Teil des VIP-Pakets.
Werden die Vorrats-Daten in der Buchhaltung berücksichtigt?
Über den CSV-Export kannst du den Lagerwert für deine Steuerunterlagen exportieren. Sprich mit deinem Steuerberater, wie er die Bestandsdaten in deiner Buchhaltung erfassen will.
💬 Fragen dazu? Schreib uns im Chat in der App – oder an service@beautinda.de.