Eine finalisierte Rechnung wird nie bearbeitet oder gelöscht. Korrekturen laufen immer über eine Gutschrift – eine eigene Rechnung mit negativem Betrag.

So geht's:

⚠️ Drei Dinge, die oft übersehen werden:

Dieser Artikel erklärt dir, wie du in der Kasse eine Gutschrift erstellst, was dabei mit dem Geld passiert und wie du bei Rechnungen mit Gutschein vorgehst. Voraussetzung ist das VIP-Paket; Kassenzugriff haben Inhaber, Admin und Manager (Rollen und Rechte an der Kasse).

Eine Gutschrift ist eine Rechnung mit negativem Betrag. Sie storniert eine bestehende Rechnung ganz oder teilweise. Originalrechnung und Gutschrift bleiben beide erhalten – genau das macht deine Kassenführung nachvollziehbar.

Beispiel:

👉 Enthielt die Originalrechnung einen Rabatt, wird die Rabatt-Position nicht in die Gutschrift übernommen – der vorgeschlagene Betrag liegt dann über dem tatsächlich gezahlten. Prüfe den Betrag und passe ihn vor dem Abschluss an.

Du übernimmst alle Positionen unverändert. Die Rechnung ist damit vollständig storniert.

Du entfernst einzelne Positionen aus dem Gutschrift-Checkout, bevor du abschließt.

Beispiel: Die Originalrechnung enthält zwei Positionen zu je 10,00 € (gesamt 20,00 €). Du entfernst eine davon → die Gutschrift lautet über − 10,00 €.

Typischer Fall: Ein Kunde bucht Massage und Maniküre zusammen, nimmt die Maniküre aber nicht in Anspruch. Du schreibst nur die Maniküre gut.

Du kannst eine negative Position vor dem Abschluss zusätzlich anpassen – über Betrag oder Rabatt.

Beispiel: Die Gutschriftposition steht auf − 10,00 €, du reduzierst sie auf − 5,00 €. So erstattest du einen Teilbetrag, etwa als Kulanz.

⚠️ Teilgutschrift und reduzierte Gutschrift gibt es nicht für Rechnungen, die per Kartenzahlung (App) bezahlt wurden – dort ist nur die vollständige Gutschrift möglich.

⚠️ Ein häufiger Support-Fall: Die Gutschrift in Beautinda ist eine buchhalterische Korrektur. Bei externen Kartenzahlungen und Banküberweisung stößt Beautinda keine echte Rückzahlung an – dein Kunde bekommt sein Geld erst, wenn du die Erstattung an deinem eigenen Gerät, beim Anbieter oder per Überweisung durchführst. Nur bei Kartenzahlung (App) läuft die Erstattung automatisch.

Wurde die Rechnung mit mehreren Zahlungsarten bezahlt, behandelt Beautinda jeden Anteil getrennt:

👉 Beautinda prüft vor der automatischen Karten-Erstattung, ob genug Bargeld für den Bar-Anteil in der Kasse ist. Reicht das Bargeld nicht, wird die Gutschrift abgelehnt – und es wird auch nichts auf die Karte erstattet. Zahle dann zuerst Bargeld ein.

Auch bei Rechnungen zu online bezahlten Terminen (Online-Buchung, Zahlungslink) siehst du „Gutschrift hinzufügen". Diese Gutschrift bucht aber nur intern – das Geld fließt nicht automatisch an den Kunden zurück. Die Online-Rückzahlung löst du über die Stornierung des Termins aus. → Anzahlungen und online bezahlte Termine in der Kasse abrechnen

Sobald an einer Rechnung ein Gutschein beteiligt ist, blockiert Beautinda die normale Gutschrift und zeigt:

„Diese Transaktion beinhaltet einen Gutschein und kann nicht zurückerstattet werden."

Das betrifft beide Fälle – eine Rechnung, mit der ein Gutschein verkauft wurde, und eine Rechnung, die ganz oder teilweise mit einem Gutschein bezahlt wurde (auch bei Teilabrechnung, z. B. 10 € Gutschein + 20 € bar). Es gilt auch dann, wenn der Gutschein noch gar nicht oder nur teilweise eingelöst wurde.

Das ist Absicht: Ein automatisches Storno gibt es für Gutscheinzahlungen aktuell nicht. Du hast stattdessen zwei Wege – je nachdem, was dein Kunde zurückbekommen soll.

👉 Warum empfohlen: Das Guthaben bleibt im Salon, der Kunde verliert nichts, und du brauchst kein Bargeld herauszugeben.

⚠️ Ein direkt erstellter Gutschein erzeugt keine Kassentransaktion und keinen Umsatz – er legt nur ein Guthaben an. Die Originalrechnung bleibt in voller Höhe bestehen.

Beides sind Behelfslösungen, keine echte Gutschrift-Funktion. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert bestehen. Wie du das in deiner Buchhaltung abbildest, klärst du am besten einmal mit deinem Steuerberater – dann weißt du für alle künftigen Fälle Bescheid.

Bist du unsicher, welcher Weg in deinem Fall passt, melde dich beim Support.

👉 Gutscheine im Kassensystem verwalten

Wie sieht eine Gutschrift im Kassenabschluss aus?

Positive und negative Beträge derselben Zahlungsart werden im Abschluss miteinander verrechnet. Buchst du in derselben Kassensitzung +10,00 € und −10,00 € Banküberweisung, steht in dieser Zeile am Ende 0,00 €.

Wie wird die Mehrwertsteuer bei einer Gutschrift dargestellt?

Spiegelbildlich zur Rechnung, also ebenfalls negativ. Bei einer Gutschrift über −10,00 € brutto mit 19 %:

Kann ich eine Gutschrift rückgängig machen?

Löschen geht nicht – das ist bei einer nachvollziehbaren Kassenführung so gewollt. Hast du dich vertan, erstellst du eine Gegenbuchung: eine Rechnung mit positivem Betrag, die die fehlerhafte Gutschrift ausgleicht. So bleibt jeder Schritt sichtbar.

Wie lange nach der Originalrechnung kann ich gutschreiben?

Technisch jederzeit. Steuerlich solltest du im gleichen Geschäftsjahr bleiben. Bei Rechnungen aus dem Vorjahr stimme dich mit deinem Steuerberater ab.

Der Kunde hat bar bezahlt, ich habe aber nicht genug Bargeld in der Kasse.

Eine Bar-Gutschrift, die den Kassenbestand ins Minus bringen würde, wird abgelehnt. Du siehst dann die Meldung „Für diese Buchung ist nicht genug Bargeld in der Kasse …". Du hast zwei Möglichkeiten: Zahle zuerst Bargeld in die Kasse ein (Kassenstand) und buche die Gutschrift danach als Barzahlung – oder wähle eine andere Zahlungsart, z. B. Banküberweisung, und überweise den Betrag an den Kunden.

Kann ich bei einer Terminal-Zahlung (Kartenzahlung App) nur einen Teil erstatten?

Nein. Für Rechnungen, die per Kartenzahlung (App) bezahlt wurden, gibt es nur die vollständige Gutschrift – der gesamte Betrag geht automatisch über Stripe auf die Karte zurück. Soll der Kunde nur einen Teil zurückbekommen, ist die Alternative ein Gutschein über den Teilbetrag oder eine manuelle Gutschrift mit Barauszahlung (siehe Weg 2 oben).

Wie landet die Gutschrift im DATEV-Export?

Automatisch als negativer Umsatz. → DATEV Export für den Steuerberater

Storniert ein Kunde einen noch nicht durchgeführten Termin, läuft das über die normale Stornierung – nicht über eine Gutschrift. Eine Gutschrift brauchst du erst, wenn die Rechnung bereits erstellt wurde.

💬 Fragen dazu? Schreib uns im Chat in der App – oder an service@beautinda.de.