Et workflow beskriver en automatisk proces, hvor en bestemt hændelse starter flowet, betingelser kontrollerer om bestemte kriterier er opfyldt, og actions udfører de ønskede handlinger.
Eksempel: Et medlem opretter et nyt medlemskab → Workflowet starter → En condition kontrollerer medlemskabstypen → En action opretter en opgave til en medarbejder.
Sådan kommer du hertil
Gå til Workflow → Workflow-skabeloner i menuen til venstre.
Klik på en eksisterende workflow-skabelon for at åbne den, eller opret en ny.
Du er nu i Workflow-skabelonbyggeren.
Trin-for-trin guide
Forstå skærmen
Skærmen består af to områder: Lærredet (venstre side), hvor du bygger dit workflow ved at tilføje, flytte og forbinde noder og se rækkefølgen workflowet udføres i; og Nodepanelet (højre side), hvor du vælger hvilke typer af noder du vil tilføje. Nodepanelet vises kun i redigeringstilstand.
Naviger på lærredet
Klik og træk på et tomt område af lærredet for at bevæge dig rundt. Brug scrollhjulet eller knapperne + og − nederst til venstre for at zoome ind og ud. Klik på Tilpas visning for automatisk at zoome, så alle noder bliver synlige.
Workflowets byggesten
Et workflow består af tre primære typer af noder. En Trigger er startpunktet — den bestemmer hvilken hændelse der skal ske, før workflowet starter. Et workflow kan kun have ét startpunkt. En Condition kontrollerer om workflowet skal fortsætte baseret på bestemte kriterier — workflowet fortsætter kun, hvis betingelsen er opfyldt. En Action er en handling, som workflowet udfører.
Tilgængelige Triggers
De tilgængelige triggers er: Check in at open gym: Starter når et medlem checker ind i open gym. Class registration created: Starter når et medlem tilmelder sig en holdtime. Class registration never met: Starter når et medlem ikke møder op til en holdtime. Class registration on time: Starter når et medlem møder op til en holdtime til tiden. Class registration opted out: Starter når et medlem afmelder en holdtime. Class registration too late: Starter når et medlem møder for sent op. Credit note created: Starter når en kreditnota oprettes. Draft invoice created: Starter når en kladde-faktura oprettes. Event created: Starter når et event oprettes. Event ended: Starter når et event afsluttes. Event started: Starter når et event starter. Event ticket purchased: Starter når en eventbillet købes. Feedback given: Starter når feedback bliver afgivet. Guest created: Starter når en gæst oprettes. Invoice created: Starter når en faktura oprettes. Invoice expired: Starter når en faktura udløber. Invoice uncollectible: Starter når en faktura ikke kan opkræves. Invoice voided: Starter når en faktura annulleres. Lead lost: Starter når et lead tabes. Lead won: Starter når et lead vindes. Member birthday: Starter på et medlems fødselsdag. Member created: Starter når et nyt medlem oprettes. Member deleted: Starter når et medlem slettes. Member updated: Starter når et medlems oplysninger opdateres. Membership begin cancellation: Starter når opsigelse af medlemskab påbegyndes. Membership begin put on hold: Starter når et medlemskab sættes til pause. Membership cancelled: Starter når et medlemskab annulleres. Membership converts: Starter når et medlemskab konverteres. Membership created: Starter når et medlemskab oprettes. Membership ends: Starter når et medlemskab udløber. Membership put on hold: Starter når et medlemskab er sat på pause. Membership resumed: Starter når et medlemskab genoptages. Punch card clip used: Starter når et klip på et klippekort bruges. Referral created: Starter når en henvisning oprettes. Task created: Starter når en opgave oprettes.
Tilgængelige Conditions
De tilgængelige conditions er: Maksimumværdi (Maximum value): Kontrollerer om en værdi er under eller lig med en bestemt grænse. Minimumværdi (Minimum value): Kontrollerer om en værdi er over eller lig med en bestemt grænse. Medlemstype (Member type): Kontrollerer hvilken type medlem eller medlemskab der er tale om. Efter X antal gange (After X number of times): Fortsætter workflowet efter en hændelse er sket et bestemt antal gange. Vent X antal dage (Wait X number of days): Pauser workflowet i et bestemt antal dage. Vent X antal timer (Wait X number of hours): Pauser workflowet i et bestemt antal timer.
Tilgængelige Actions
De tilgængelige actions er: Opsig medlemskab (Cancel membership): Opsiger et medlemskab automatisk. Opret opgave (Create task): Opretter en opgave og tildeler den til en valgt modtager. Sæt medlemskab i bero (Put membership on hold): Sætter et medlemskab på pause. Send cancellation email: Sender en e-mail i forbindelse med opsigelse. Send e-mail: Sender en automatisk e-mail. Send push notification: Sender en push-notifikation. Send put on hold email: Sender en e-mail i forbindelse med pause af medlemskab. Send referral email: Sender en e-mail relateret til en henvisning. Send sms: Sender en SMS. Send velkomstmail (Send welcome email): Sender en automatisk velkomstmail. Trigger webhook: Sender data til en ekstern tjeneste via webhook.
Tilføj en node
Find den ønskede nodetype i højre panel og klik på den. Noden tilføjes til lærredet — flyt den til den ønskede placering. Et workflow kan indeholde op til 50 noder.
Konfigurer en node
Klik på noden og udfyld de nødvendige felter. Felterne afhænger af hvilken type node du har valgt.
Forbind noder
Klik på forbindelsespunktet på en node, træk linjen til næste node og slip forbindelsen. Workflowet følger den rækkefølge, du har bygget.
Flyt og organiser noder
Klik og hold på en node, træk den til en ny placering og slip. Det anbefales at bygge workflows fra top til bund eller venstre mod højre, så de er nemme at forstå.
Slet en node eller forbindelse
Klik på noden eller forbindelsen og tryk Delete eller Backspace. Bemærk: Trigger-noden kan ikke slettes, da et workflow altid skal have et startpunkt.
Gem dit workflow
Ændringer gemmes automatisk, mens du arbejder. Der findes ikke en separat gem-knap i Workflow-skabelonbyggeren.
Tip
Hold dine workflows simple og nemme at følge. Et godt workflow består typisk af: Trigger → Condition → Action. Eksempel: Membership created → Member type = Opstartsforløb 4 uger → Create task.
Har du brug for hjælp?
Kontakt support og inkluder oplysninger om:
Hvad du forsøgte at gøre
Hvornår problemet opstod