I denne artikel gennemgår vi, hvordan du bruger Workflow-skabelonbyggeren til at oprette og konfigurere automatiske workflows.
Workflow-skabelonbyggeren giver dig mulighed for visuelt at opbygge et workflow ved at tilføje og forbinde forskellige trin. Hvert trin kaldes en node og kan være en Trigger, Condition eller Action.
Et workflow beskriver en automatisk proces, hvor en bestemt hændelse starter flowet, betingelser kontrollerer om bestemte kriterier er opfyldt, og actions udfører de ønskede handlinger.
Eksempel:
Et medlem opretter et nyt medlemskab → Workflowet starter → En condition kontrollerer medlemskabstypen → En action opretter en opgave til en medarbejder.
Sådan kommer du hertil
Åbn kontrolpanelet.
Gå til Workflow → Workflow-skabeloner i menuen til venstre.
Klik på en eksisterende workflow-skabelon for at åbne den, eller opret en ny.
Du er nu i Workflow-skabelonbyggeren.
Forstå Workflow-skabelonbyggeren
Når du redigerer et workflow, består skærmen af to områder.
Lærred
På venstre side finder du lærredet, hvor du bygger dit workflow.
Her kan du:
Tilføje noder
Flytte noder
Forbinde trin
Se rækkefølgen workflowet udføres i
Nodepanel
På højre side finder du nodepanelet.
Her kan du vælge hvilke typer af noder, du vil tilføje til dit workflow.
Hvis du åbner et workflow uden redigering, vises kun selve workflowet. Nodepanelet vises kun i redigeringstilstand.
Naviger på lærredet
Flyt rundt
Klik og træk på et tomt område af lærredet for at bevæge dig rundt i workflowet.
Zoom
Brug scrollhjulet eller knapperne + og − nederst til venstre for at zoome ind og ud.
Tilpas visning
Klik på Tilpas visning for automatisk at zoome, så alle noder bliver synlige.
Workflowets byggesten
Et workflow består af tre primære typer af noder:
Trigger
En Trigger er startpunktet for et workflow.
Triggeren bestemmer, hvilken hændelse der skal ske, før workflowet starter.
Eksempel:
Et medlem opretter et medlemskab → Triggeren Membership created starter workflowet.
Et workflow kan kun have ét startpunkt.
Condition
En Condition bruges til at kontrollere, om workflowet skal fortsætte baseret på bestemte kriterier.
Eksempel:
Et medlem opretter et medlemskab → Condition kontrollerer om medlemskabstypen er "Opstartsforløb 4 uger" → Workflowet fortsætter kun hvis betingelsen er opfyldt.
Action
En Action er en handling, som workflowet udfører.
Eksempel:
Workflowet starter → Condition er opfyldt → Actionen Opret opgave (Create task) opretter automatisk en opgave.
Tilgængelige Triggers
Trigger | Beskrivelse |
Check in at open gym | Starter når et medlem checker ind i open gym |
Class registration created | Starter når et medlem tilmelder sig en holdtime |
Class registration never met | Starter når et medlem ikke møder op til en holdtime |
Class registration on time | Starter når et medlem møder op til en holdtime til tiden |
Class registration opted out | Starter når et medlem afmelder en holdtime |
Class registration too late | Starter når et medlem møder for sent op |
Credit note created | Starter når en kreditnota oprettes |
Draft invoice created | Starter når en kladde-faktura oprettes |
Event created | Starter når et event oprettes |
Event ended | Starter når et event afsluttes |
Event started | Starter når et event starter |
Event ticket purchased | Starter når en eventbillet købes |
Feedback given | Starter når feedback bliver afgivet |
Guest created | Starter når en gæst oprettes |
Invoice created | Starter når en faktura oprettes |
Invoice expired | Starter når en faktura udløber |
Invoice uncollectible | Starter når en faktura ikke kan opkræves |
Invoice voided | Starter når en faktura annulleres |
Lead lost | Starter når et lead tabes |
Lead won | Starter når et lead vindes |
Member birthday | Starter på et medlems fødselsdag |
Member created | Starter når et nyt medlem oprettes |
Member deleted | Starter når et medlem slettes |
Member updated | Starter når et medlems oplysninger opdateres |
Membership begin cancellation | Starter når opsigelse af medlemskab påbegyndes |
Membership begin put on hold | Starter når et medlemskab sættes til pause |
Membership cancelled | Starter når et medlemskab annulleres |
Membership converts | Starter når et medlemskab konverteres |
Membership created | Starter når et medlemskab oprettes |
Membership ends | Starter når et medlemskab udløber |
Membership put on hold | Starter når et medlemskab er sat på pause |
Membership resumed | Starter når et medlemskab genoptages |
Punch card clip used | Starter når et klip på et klippekort bruges |
Referral created | Starter når en henvisning oprettes |
Task created | Starter når en opgave oprettes |
Tilgængelige Conditions
Condition | Beskrivelse |
Maksimumværdi (Maximum value) | Kontrollerer om en værdi er under eller lig med en bestemt grænse |
Minimumværdi (Minimum value) | Kontrollerer om en værdi er over eller lig med en bestemt grænse |
Medlemstype (Member type) | Kontrollerer hvilken type medlem eller medlemskab der er tale om |
Efter X antal gange (After X number of times) | Fortsætter workflowet efter en hændelse er sket et bestemt antal gange |
Vent X antal dage (Wait X number of days) | Pauser workflowet i et bestemt antal dage |
Vent X antal timer (Wait X number of hours) | Pauser workflowet i et bestemt antal timer |
Tilgængelige Actions
Action | Beskrivelse |
Opsig medlemskab (Cancel membership) | Opsiger et medlemskab automatisk |
Opret opgave (Create task) | Opretter en opgave og tildeler den til en valgt modtager |
Sæt medlemskab i bero (Put membership on hold) | Sætter et medlemskab på pause |
Send cancellation email | Sender en e-mail i forbindelse med opsigelse |
Send e-mail | Sender en automatisk e-mail |
Send push notification | Sender en push-notifikation |
Send put on hold email | Sender en e-mail i forbindelse med pause af medlemskab |
Send referral email | Sender en e-mail relateret til en henvisning |
Send sms | Sender en SMS |
Send velkomstmail (Send welcome email) | Sender en automatisk velkomstmail |
Trigger webhook | Sender data til en ekstern tjeneste via webhook |
Tilføj en node
Sådan tilføjer du en node til dit workflow:
Find den ønskede nodetype i højre panel.
Klik på noden.
Noden bliver tilføjet til lærredet.
Flyt noden til den ønskede placering.
Et workflow kan indeholde op til 50 noder.
Konfigurer en node
For at konfigurere en node:
Klik på noden.
Udfyld de nødvendige felter.
Kontroller at noden er korrekt opsat.
Felterne afhænger af hvilken type node du har valgt.
Forbind noder
Forbindelser bestemmer rækkefølgen i dit workflow.
Sådan forbinder du to noder:
Klik på forbindelsespunktet på en node.
Træk linjen til næste node.
Slip forbindelsen.
Workflowet følger herefter den rækkefølge, du har bygget.
Flyt og organiser noder
Du kan flytte en node ved at:
Klikke og holde på noden.
Trække den til en ny placering.
Slip når den er placeret.
Det anbefales at bygge workflows fra top til bund eller venstre mod højre, så de er nemme at forstå.
Slet en node eller forbindelse
Klik på noden eller forbindelsen.
Tryk Delete eller Backspace.
Bemærk: Nogle noder kan ikke slettes, eksempelvis Trigger-noden, da et workflow altid skal have et startpunkt.
Gem dit workflow
Ændringer gemmes automatisk, mens du arbejder.
Der findes ikke en separat gem-knap i Workflow-skabelonbyggeren.
Fejlfinding
Jeg kan ikke tilføje flere noder
Der er en grænse på 50 noder pr. workflow.
Fjern eksisterende noder eller forenkl workflowet, hvis du når grænsen.
Nodepanelet vises ikke
Nodepanelet vises kun i redigeringstilstand.
Åbn workflow-skabelonen igen og vælg redigering.
Jeg kan ikke slette en node
Nogle noder er beskyttede og kan ikke slettes.
Hvis du vil ændre en Trigger, skal du redigere den i stedet for at slette den.
Mine forbindelser forsvandt
Kontroller at workflow-skabelonen blev gemt korrekt, før du forlader siden.
Workflowet springer trin over
Kontroller at alle noder er forbundet.
En node uden forbindelse bliver ikke udført.
Mine noder overlapper
Flyt noderne manuelt eller brug Tilpas visning for at få bedre overblik.
Tip
Hold dine workflows simple og nemme at følge.
Et godt workflow består typisk af:
Trigger → Condition → Action
Eksempel:
Membership created
→ Member type = Opstartsforløb 4 uger
→ Create task