I denne artikel gennemgår vi, hvordan du automatisk opretter en opgave til en opfølgningssamtale, når et medlem har gennemført et opstartsforløb.
Du lærer at:
Oprette en opgaveskabelon til opfølgningssamtalen
Opsætte et workflow, der automatisk opretter opgaven efter 4 uger
Følge opgaver og workflows i systemet
Del 1: Opret en opgaveskabelon
Først skal vi oprette den opgaveskabelon, som træneren skal modtage efter et gennemført opstartsforløb.
Video-guide
Hvad er en opgaveskabelon?
En opgaveskabelon består af en hovedopgave med en eller flere underopgaver.
I dette eksempel opretter vi hovedopgaven "Opfølgningssamtale efter endt forløb", som indeholder to underopgaver:
Hvordan gik det?
Skal vi starte et fast træningsforløb?
Opret opgaveskabelonen
Gå til Opgaver → Opgaveskabeloner.
Klik på Tilføj opgaveskabelon.
Vælg Brugerdefineret opgave.
Opret den første underopgave:
Navn: Hvordan gik det?
Ansvarlig: Adrian Akselsen
Du kan også vælge en rolle, f.eks. Træner, hvis opgaven skal kunne overtages af alle trænere.
Klik på Tilføj brugerdefineret opgave igen.
Opret den anden underopgave:
Navn: Skal vi starte et fast træningsforløb?
Ansvarlig: Adrian Akselsen
Klik på Gem skabelon.
Navngiv skabelonen:
Opfølgningssamtale efter endt forløb
Tilføj eventuelt en beskrivelse.
Klik på Gem.
Opgaveskabelonen er nu oprettet og klar til brug.
Del 2: Opret workflowet
Nu skal vi oprette et workflow, der automatisk starter opfølgningsprocessen.
Video-guide
Formål
Workflowet skal:
Starte, når et medlem køber medlemskabet Opstartsforløb 4 uger
Vente 28 dage
Oprette opgaven Opfølgningssamtale efter endt forløb
Opret workflowet
Gå til Workflow → Workflowskabeloner.
Klik på Tilføj workflowskabelon.
Tilføj udløser
Klik på Vælg en udløser.
Søg efter og vælg Membership Created.
Klik på Tilføj.
Tilføj første handling
Klik på Vælg en handling.
Vælg Opret opgave.
Klik på Tilføj.
Udfyld felterne:
Recipients: Effected User
Create Task: Intro og målsætning
Effected User er det medlem, som har købt medlemskabet. Undgå at vælge grupper af brugere, da alle medlemmer i gruppen ellers vil modtage opgaven.
Tilføj medlemskabsfilter
Vi ønsker kun at starte workflowet for medlemskabet Opstartsforløb 4 uger.
Tilføj betingelsen Medlemstype.
Vælg Opstartsforløb 4 uger.
Forbind workflowets noder via de blå forbindelsespunkter.
Fjern den oprindelige forbindelse, hvis den ikke længere bruges.
Hvis du er i tvivl om, hvordan noder forbindes, kan du se videoen ovenfor.
Tilføj ventetid
Tilføj betingelsen Vent X antal dage.
Angiv 28 dage.
Forbind noden med resten af workflowet.
Tilføj opfølgningsopgaven
Tilføj endnu en handling: Opret opgave.
Udfyld felterne:
Recipients: Effected User**
Create Task: Opfølgningssamtale efter endt forløb
Klik på Gem skabelon.
Navngiv workflowet:
Opfølgningssamtale efter 4 uger
Workflowet er nu oprettet og klar til brug.
Del 3: Test workflowet
For at aktivere workflowet skal du tilføje medlemskabet Opstartsforløb 4 uger til et medlem.
Video-guide
Se oprettede opgaver
For at se alle opgaver i systemet skal du gå til:
Opgaver → Opgaveliste
Her kan du se både aktive og afsluttede opgaver.
Følg workflows
For at se aktive workflows skal du gå til:
Workflow → Workflowliste
Her kan du:
Se alle workflows
Følge deres status
Se, hvor langt et medlem er i workflowet
Video-guide
Opsummering
Du har nu:
Oprettet en opgaveskabelon til opfølgningssamtaler
Oprettet et workflow, der automatisk starter efter et opstartsforløb
Lært, hvor du kan følge opgaver og workflows i systemet
Tak fordi du læste med.