La logique suivante s’applique aussi bien à l’entrée manuelle qu’à l’entrée automatique. Veuillez garder à l’esprit que:
L’entrée manuelle vous permet de vérifier en temps réel la validité de l’accès des membres et de vous assurer que seuls les membres autorisés pénètrent dans votre studio. Les informations essentielles du membre s’affichent rapidement à l’accueil afin de garantir un flux fluide, à la fois pour vos membres et votre personnel.
L’entrée automatique permet à vos membres d’accéder au studio de manière autonome. Cette fonctionnalité supprime la nécessité de contrôler manuellement chaque entrée et permet à votre personnel de se concentrer sur l’essentiel.
Puisque tout se déroule en arrière-plan, il est important de comprendre la logique du contrôle d’accès, afin de savoir quand un membre peut entrer et quand il ne le peut pas.
Avant de lire cet article, assurez-vous d’avoir correctement configuré tout le nécessaire pour que le contrôle d’accès fonctionne.
Découvrez comment vos membres peuvent retrouver leurs identifiants d’accès ici.
Le membre peut entrer
Pour qu’un membre puisse accéder au studio, les vérifications suivantes sont effectuées :
1 - Localisation
Pour s’assurer que le membre se trouve au bon endroit, le système vérifie sa localisation. La méthode diffère selon le mode d’entrée :
Entrée manuelle
La localisation se base sur l’établissement auquel le personnel connecté est rattaché. Seuls les membres possédant des pass ou réservations compatibles avec l’établissement du personnel pourront entrer.
Entrée automatique
Si le geofencing est activé, le système vérifie d’abord si le membre se trouve dans le rayon de sécurité autour de la porte qu’il tente d’ouvrir.
Si non, la porte ne s’ouvrira pas.
Si oui, les vérifications suivantes indiquées dans cette fiche seront effectuées.
Cette fonctionnalité doit être activée au préalable — voir comment faire.
2 - Vérification des pass et abonnements
Le système vérifie ensuite si le membre possède au moins un pass avec l’option “Accorde l'accès au studio” activée.
Si non, nous passerons aux vérifications de l’étape 3.
Si oui, les vérifications suivantes sont effectuées :
Le système s’assure que:
la date du check-in se situe dans la période de validité du pass
le pass n’est pas bloqué
Nous vous conseillons fortement d’activer la fonctionnalité “Désactiver les cartes si le paiement échoue”, afin de bloquer les pass liés à des abonnements impayés.
Activez-la dans Paramètres > Facturation.
le pass n’est pas lié à une facture annulée
si le pass est lié à un abonnement, l’abonnement n’est pas en pause
si le pass est restreint à certaines plages horaires, l’accès correspond bien à ces horaires.
3 - Vérification des réservations à venir
Cette fonctionnalité doit être activée au préalable — voir comment faire.
Si elle est activée et que le membre n’a pas validé les conditions de l’étape 2, le système vérifiera si le membre possède une réservation à venir et si cette session se déroule dans le délai autorisé. Dans ce cas, l’accès sera accordé.
Statut : Valide
Si le membre valide toutes les conditions ci-dessus:
en entrée manuelle cela signifie que le membre peut entrer
en entrée automatique, la porte s’ouvrira
Si le membre a une réservation prévue avant la fin de la journée, elle apparaîtra dans la section “Prochaine réservation”. Vous pouvez y voir le nom du professeur et, le cas échéant, le numéro de la place du membre.
Depuis cet écran, vous pouvez également consulter le pass utilisé, ouvrir le profil du membre ou facturer un nouvel article.
Statut : Avertissement
Dans ce cas, le membre a validé les vérifications précédentes mais certaines alertes doivent être prises en compte :
le membre a une session planifiée dans un établissement non compatible avec la zone surveillée (entrée manuelle uniquement)
le membre utilise un pass non compatible avec la zone surveillée (entrée manuelle uniquement)
le membre a une session dans un établissement compatible mais possède une facture impayée ou un solde négatif
le membre a une session dans un établissement compatible mais ne possède pas de pass
le membre a récemment changé sa photo de profil.
Le comportement diffère selon le mode d’entrée :
en entrée manuelle, une action est requise de votre part pour régulariser la situation avant d’autoriser ou refuser l’entrée
en entrée automatique, la porte s’ouvrira, mais l’historique affichera le statut d’avertissement pour ce membre.
Gérer les avertissements
Cette section s’applique uniquement à l’entrée manuelle.
Tous les avertissements apparaissent sous les informations du membre et peuvent être traités directement depuis cet écran.
L’avertissement lié à un changement récent de photo de profil s’affiche à côté de la photo du membre.
Pour le traiter, assurez-vous que le membre présent correspond bien à la photo affichée.
Cliquez sur “Voir l’ancienne” pour ouvrir l’historique des photos. Si vous pouvez confirmer l’identité du membre, cliquez sur “Valider l’identité” : l’avertissement disparaîtra.
Une fois les avertissements pris en compte, cliquez sur “Actualiser le statut”. Si le statut du membre a changé, cela sera indiqué dans les informations du membre.
Indiquer si le membre peut entrer ou non
Si le membre présente un statut d’avertissement, vous devez indiquer s’il est autorisé à entrer.
Vous pouvez choisir de laisser entrer un membre même si certains avertissements n’ont pas été résolus, selon leur nature et votre politique interne.
Pour cela, cliquez sur “Refuser l’entrée” ou “Autoriser l’entrée”.
Vous pouvez ensuite choisir de fermer la fiche ou de rester sur la page pour continuer à consulter les informations.
En entrée automatique, “Autoriser l’entrée” sera sélectionné automatiquement.
Statut : Non valide
Ce statut signifie que le membre n’a pas le droit d’entrer. Des actions sont nécessaires de votre part avant que l’accès ne soit autorisé.
En entrée manuelle, vérifiez pourquoi le membre ne peut pas entrer et tentez de résoudre la situation
En entrée automatique, la porte ne s’ouvrira pas
Vous pouvez à tout moment traiter les avertissements, actualiser le statut du membre ou informer le membre qu’il ne peut pas accéder au studio.
Historique des accès
Pour consulter l’historique des visites du jour, allez dans Accès > Onglet “Historique des visites”.
Si vous êtes réceptionniste, vous verrez les visites des membres passés par votre poste (pour l’entrée manuelle) ou toutes les entrées (pour l’entrée automatique).
Si vous êtes administrateur ou propriétaire, vous verrez toutes les visites effectuées dans tous les accueils de tous les studios.
Le motif de la visite indiquera le nom de la session concernée. Si aucune session n’est associée, il sera indiqué “Aucun”.
Vous pouvez rouvrir les informations du membre en cliquant sur le bouton à droite, afin de répéter les actions mentionnées ci-dessus ou revenir à l’historique des visites.
Notez qu’à la fin de la journée, l’historique est réinitialisé. Pour consulter la liste complète des visites sur une période donnée, rendez-vous dans Rapports > Access Monitoring.