Qu'est ce que myClubs?
myClubs est une plateforme d'abonnements fitness présente en Autriche et en Suisse, qui met en relation ses membres avec un réseau varié de prestataires sportifs et bien-être.
Grâce à l'intégration bsport <> myClubs, votre studio gagne en visibilité auprès d'une large communauté de membres actifs à la recherche de nouvelles expériences d'entraînement. C'est une belle opportunité d'accueillir de nouveaux visages dans votre studio et de soutenir le développement de votre activité.
Important : pour activer cette intégration, votre studio doit d'abord disposer d'un accord de partenariat actif avec myClubs. Si ce n'est pas encore le cas, contactez directement myClubs via le formulaire de contact en allemand ou en anglais pour créer votre compte avant de continuer.
À qui s'adresse cette intégration ?
Tous les clients partenaires de myClubs en Suisse et en Autriche peuvent bénéficier de l'intégration bsport.
Quels sont les avantages de cette intégration pour votre studio ?
L'intégration bsport <> myClubs vous permet de :
Publier facilement vos sessions d'activités ou d'ateliers sur myClubs
Recevoir automatiquement les réservations et annulations myClubs dans votre Back Office
Suivre les check-ins des réservations myClubs en temps réel
Sessions
Période de visibilité : les sessions sont affichées jusqu'à 4 semaines (28 jours) à l'avance sur myClubs.
Mises à jour en temps réel : toute session créée, modifiée ou annulée dans cette période de 4 semaines est immédiatement répercutée sur myClubs, afin que les membres aient toujours accès aux informations les plus à jour.
Les cours en ligne sont pris en charge par l'intégration myClubs. Les membres peuvent facilement accéder aux sessions en ligne grâce au lien fourni.
Important : cette fonctionnalité nécessite un contrat en ligne spécifique avec myClubs. Si votre studio n'a pas signé cet accord particulier, les séances en ligne publiées sur bsport ne seront pas visibles par myClubs sur leur application.
Bookings
Les réservations des membres myClubs sont automatiquement confirmées et suivent les mêmes règles d'ouverture de réservation que vos membres habituels.
Le seul cas où une réservation myClubs peut être refusée est si la dernière place disponible est prise juste avant le traitement de la demande de réservation.
Chaque réservation attribue automatiquement au membre un pass "myClubs" avec 0 crédits.
Lorsqu'un membre myClubs réserve pour la première fois dans votre studio, un nouveau profil est créé avec son prénom et son nom, et un email vide. Si cette personne existe déjà dans votre base de données, vous pouvez fusionner les deux profils. Pour les réservations suivantes : si vous avez fusionné les profils, toutes les futures réservations apparaîtront sous le profil unique fusionné. Si vous ne les avez pas fusionnés, les réservations continueront d'apparaître sous les deux profils distincts dans bsport.
L'appel
Assurez-vous que les membres myClubs valider leur présence à leur arrivée dans votre studio.
Une réservation valide est nécessaire pour l'enregistrement : les présences sans réservation correspondante ne seront pas validés.
Les appels non validés risquent de ne pas être compensés par myClubs.
Les membres myClubs doivent valider leur présence via l'application myClubs à leur arrivée dans votre studio. bsport les marquera comme présents dans votre back office.
Vous pouvez vérifier que le membre apparaît comme présent dans votre liste de réservations avec un pass intitulé "myClubs".
Attention : marquer une réservation myClubs comme "présente" dans bsport ne remplace pas l'obligation de valider la présence via myClubs. Les membres devront toujours suivre le processus d'appel standard de myClubs pour que leur présence soit correctement enregistrée.
Cours en ligne : il n'y a pas de check-in pour ces séances.
Notes importantes:
Réservation de places : si votre séance utilise la réservation de places, les membres myClubs se verront automatiquement attribuer une place au lieu de la choisir eux-mêmes. Pour privilégier vos membres, vous pouvez réserver certaines places exclusivement pour les réservations directes.
Annulation tardive : myClubs fait la distinction entre les séances matinales (avant 10h) et les séances en journée. Les séances matinales ont des périodes de réservation et d'annulation de 12 heures. Les cours en journée ont par défaut des périodes de réservation et d'annulation de 1h30, que vous pouvez modifier sur votre portail partenaire myClubs. Toutes les transactions financières, y compris les remboursements et les pénalités d'annulation, sont gérées directement par myClubs. Le rôle de bsport est de refléter le statut de réservation dans le système.
Séances groupées et rendez-vous : les ateliers en séances groupées et les rendez-vous ne sont pas pris en charge pour le moment.
Gestion des modifications de sessions
Lorsque vous modifiez vos séances dans bsport, il est important de comprendre comment ces changements se synchronisent avec myClubs. Certaines modifications sont appliquées de manière fluide, tandis que d'autres entraîneront l'annulation et la recréation de la séance sur myClubs.
Modifications qui se synchronisent sans annulation
Les éléments suivants peuvent être modifiés sans affecter les réservations existantes sur myClubs :
Date du cours
Heure de début
Durée
Lien de cours en ligne
Professeur
Capacité maximale pour les agrégateurs
Ouverture de la fenêtre de réservation (définie au niveau de l'activité)
Modifications qui entraînent l'annulation et la recréation d'une session
La modification de l'un des éléments suivants entraînera l'annulation de la session sur myClubs et sa recréation automatique avec les informations mises à jour. Attention : toutes les réservations myClubs existantes seront annulées.
Catégorie (définie au niveau de l'activité)
Mode de participation – passage d'une séance en présentiel à une séance en ligne (défini au niveau de l'activité)
Établissement
Adresse de l'établissement liée à la séance
Comment configurer l'intégration myClubs ?
Étape 1 : activer l'intégration dans bsport
Assurez-vous que l'intégration myClubs est bien activée. En cas de doute, n'hésitez pas à contacter votre account manager via le chat du back office ou par email à support@bsport.io
Ensuite, rendez-vous dans Paramètres > Partenariats et cliquez sur "Générer l'ID partenaire" pour :
Sélectionner le ou les établissements à synchroniser
Générer un ID partenaire unique lié au compte myClubs de votre studio
Important : les studios peuvent disposer de plusieurs comptes myClubs. Chaque ID partenaire correspond à un compte myClubs et peut inclure plusieurs établissements.
Étape 2 : configuration sur le portail partenaire myClubs
Connectez-vous à votre portail partenaire myClubs
Accédez à la section Intégrations
Saisissez l'ID partenaire unique généré par bsport
💡Votre intégration est maintenant activée
Les séances pour lesquelles l'option "Permettre les réservations via les agrégateurs" est activée apparaîtront immédiatement sur myClubs.
Informations importantes concernant la configuration de l'intégration
Si vous n'aviez pas d'intégration auparavant mais utilisiez déjà myClubs :
Si vous avez déjà créé manuellement des cours dans l'espace partenaire myClubs, l'importation de l'ensemble de votre offre de cours entraînerait des doublons. Pour éviter cela, myClubs détermine la date de session avec des réservations la plus éloignée (affichée en bleu sur l'image). Sur cette base, myClubs peut automatiquement décider si vos cours sont immédiatement actifs et visibles ou marqués comme brouillons.
Exemple dans l'illustration : supposons que vous ayez déjà créé des cours jusqu'au jeudi 13 juin inclus (surligné en rouge sur l'image) avant de vous connecter à bsport, et que la réservation d'un membre la plus éloignée soit le 12 juin (surligné en bleu sur l'image). Pour éviter tout problème, la procédure suivante est appliquée :
Les cours jusqu'au 12 juin inclus seront importés avec le statut "Brouillon" (affichés en gris sur l'image).
Les cours existants après le 12 juin seront archivés, c'est-à-dire supprimés (barrés en rouge sur l'image).
Les cours à partir du 13 juin seront immédiatement activés (affichés en vert sur l'image).
Les membres myClubs doivent toujours réserver une séance via myClubs avant de se présenter au studio.
Si le studio utilisait une solution de contournement en demandant aux membres myClubs de réserver via la plateforme bsport avec un pass gratuit : modifier la description sur myClubs et de cesser de fournir ces pass gratuits.
Si vous aviez précédemment une intégration avec un autre fournisseur :
Vous devez d'abord déconnecter le fournisseur précédent. Cela ne peut pas être fait depuis le portail partenaire myClubs et nécessite probablement l'aide de votre account manager myClubs.
Les séances créées par le fournisseur précédent seront supprimées.
Les séances seront recréées une fois l'intégration configurée avec bsport.
Les réservations à venir sont toujours perdues car techniquement, il s'agit d'une séance différente chaque fois qu'une séance est supprimée puis recréée, même si les paramètres sont identiques.