Comment gérer les paiements, les soldes impayés et les moyens de paiement efficacement
Gérer les paiements, les soldes impayés et les moyens de paiement de vos clients est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de vos opérations financières. Ce guide présente les processus clés et les étapes à suivre pour traiter les situations courantes liées aux paiements.
Vue d'ensemble de la gestion des paiements
La gestion des paiements consiste à suivre les soldes impayés, traiter les factures et gérer les moyens de paiement des clients. En maîtrisant ces processus, vous assurez des paiements dans les délais et maintenez des enregistrements financiers précis.
Gestion des soldes et factures impayés
Encaisser les paiements pour les soldes impayés
Si aucune donnée de paiement n'est enregistrée pour un compte client, le solde du compte interne apparaît en négatif.
Cette situation survient généralement lorsque le paiement n'a pas été collecté ou enregistré avec succès, ce qui indique que le client n'a pas payé ou que le paiement n'a pas été traité.
Pour afficher la liste des membres ayant des soldes impayés :
Option 1 :
Accédez à Marketing > Smartlists > Créer une smartlist.
Créez une nouvelle smartlist.
Sélectionnez Ajouter des paramètres > Informations sur le membre > Solde du compte.
Sélectionnez l'option inférieur ou égal à -1, puis cliquez sur Ajouter.
En bas de la page, dans la section Aperçu, vous pouvez voir la liste des membres dont le solde du compte est négatif et/ou qui ont une facture impayée.
Option 2 :
Cette option affiche uniquement les factures impayées et non les membres dont le solde est négatif.
Accédez à Analytics > Rapports.
Sélectionnez Factures impayées.
3. Générez le rapport.
Vous obtenez alors la liste de toutes les factures impayées.
Gestion des moyens de paiement et encaissement des factures impayées
Vous pouvez ajouter un moyen de paiement au profil d'un membre s'il n'en possède pas encore. Pour cela, accédez au profil du membre, faites défiler la colonne de gauche vers le bas et sélectionnez l'option pour ajouter un moyen de paiement.
Si un moyen de paiement est déjà enregistré et que le solde du compte du membre est négatif, cela peut être dû à un abonnement impayé. Vous pouvez d'abord débiter le solde du compte avec le moyen de paiement enregistré en cliquant sur Ajuster le solde.
Cliquez ensuite sur Suivant.
Vous pouvez alors débiter le moyen de paiement enregistré. Si le solde négatif est dû à un abonnement impayé, accédez à Facturation dans le profil du membre et sélectionnez l'abonnement en bas de page.
Sur la page de l'abonnement, vous disposez sur la droite de l'option « Ajouter » le moyen de paiement. Cela vous permet de sélectionner le moyen de paiement que le membre a désormais enregistré.
Si le membre a une facture impayée, accédez à son profil et cliquez sur Encaisser le paiement dans le champ Factures impayées.
Cela vous permet de débiter le membre via son moyen de paiement enregistré.
Résolution des problèmes de paiement courants
Vérifiez que les moyens de paiement sont à jour pour éviter tout retard dans le traitement des paiements.
Surveillez régulièrement les soldes et factures impayés pour maintenir des enregistrements financiers précis.
Utilisez les outils automatisés et les rapports pour suivre et gérer efficacement les paiements en attente.
En suivant ces recommandations, vous gérez efficacement les paiements, les soldes impayés et les moyens de paiement de vos clients, pour une expérience fluide tant pour votre activité que pour vos clients.