Questa funzione ti permette di gestire tutti gli istruttori che hanno bisogno di un sostituto. Con lo strumento sostituzione, gli istruttori assenti possono offrire le loro lezioni ad altri istruttori, che possono registrarsi come sostituti. Questo semplifica la gestione delle assenze dei tuoi istruttori.
ℹ️ Questa funzione è un Add-on a pagamento. Contatta il tuo account manager per attivarla.
Passaggio 1: Attiva la Vista istruttore
Per consentire agli istruttori di accedere alla funzione, devono avere accesso all'area istruttori.
Puoi attivare questo accesso come impostazione predefinita per tutti i nuovi istruttori in Impostazioni > Area istruttori
Oppure puoi gestirlo istruttore per istruttore, nel profilo di ciascuno. Vai su Istruttori, scegli l'istruttore e attiva il toggle Vista istruttore
Passaggio 2: Accedi alle richieste di sostituzione
In Il mio Studio > Sostituzione, vengono visualizzate tutte le richieste di sostituzione
Puoi filtrare le richieste per:
Istruttore, struttura, attività, categoria, sede (se Add-on)
Stato della richiesta: in ritardo, nei tempi
Stato delle richieste: aperte o chiuse
Data della sessione
Le informazioni mostrano:
Se la richiesta è stata effettuata nei tempi o in ritardo
Se le registrazioni sono chiuse o aperte e il numero di istruttori registrati per questa richiesta
Passaggio 3: Indica quali sessioni i tuoi istruttori possono tenere
Dalla scheda Istruttori:
Nel profilo dell'istruttore, nella sezione Sostituzione, indica le attività, i workshop o le categorie che l'istruttore può tenere e le strutture in cui può insegnare.
Puoi scegliere di assegnarlo a un gruppo di discipline (seguirà le regole di quel gruppo) o creare una regola personalizzata per lui.
Dalla scheda Sostituzione:
Nella scheda Gruppi di discipline puoi creare gruppi di istruttori per non dover configurare le impostazioni uno per uno. Clicca su Aggiungi un gruppo
Scegli un nome per il gruppo, le sessioni e le categorie che gli istruttori del gruppo possono tenere e le strutture in cui possono insegnare. Assegna gli istruttori a questo gruppo.
Quando un istruttore è indicato come compatibile con una sessione, può ricevere una notifica via Email, visualizzare le richieste di sostituzione corrispondenti e rispondervi.
È disponibile anche un riepilogo degli istruttori disponibili per disciplina.
Passaggio 4: Gestisci le richieste ricevute
Accedi ai dettagli della richiesta e assegna un istruttore:
Per accedere alle informazioni sulla richiesta, clicca sulla freccia nella colonna Azione
Viene visualizzato l'elenco degli istruttori che si sono registrati come sostituti per la sessione. Per assegnare un istruttore, clicca su Assegna. L'istruttore selezionato viene assegnato come istruttore per la sessione in questione
Rifiuta la richiesta: puoi rifiutare una richiesta con la croce nella colonna Azione
Tieni presente che, eseguendo questa azione, questo istruttore non potrà più effettuare nuove richieste di sostituzione per questa sessione.
Accedi allo storico delle sostituzioni:
Nella sezione Storico sostituzioni trovi tutte le sessioni per cui la richiesta di sostituzione è stata completata.
Passaggio 5: Gestisci le richieste in ritardo
In Impostazioni > Vista istruttore > Impostazioni sostituzione
Definisci il numero di giorni prima dell'inizio della sessione entro cui la richiesta viene considerata in ritardo.
Imposta un limite per le richieste in ritardo:
Attiva il toggle "Limite di richieste in ritardo" e specifica il numero massimo di richieste in ritardo che un istruttore può effettuare. Indica la frequenza di questo limite. Se il limite viene superato, l'istruttore non potrà più effettuare richieste di sostituzione in ritardo. Potrà comunque effettuare richieste di sostituzione nei tempi.
Specifica una data di chiusura delle registrazioni per avere il tempo di scegliere quale istruttore assegnare alla sessione. Definisci il numero di giorni prima dell'inizio della sessione entro cui gli istruttori non potranno registrarsi per una richiesta di sostituzione
Salva le modifiche.
Passaggio 6: Posticipa la data di chiusura delle candidature
Quando viene effettuata una richiesta in ritardo, nella maggior parte dei casi la data di chiusura è già scaduta. Puoi estendere la data di chiusura solo per questa sessione, per dare agli istruttori più tempo per registrarsi.
In Il mio Club > Clicca sull'icona dell'orologio nella colonna Data di chiusura. Scegli la nuova data di chiusura
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