Wat zijn VeriFactu en TicketBai?
VeriFactu en TicketBAI zijn factureringssystemen die door de Spaanse belastingautoriteiten zijn ingevoerd om facturen veiliger, traceerbaarder en fraudebestendiger te maken.
Het belangrijkste verschil is dat VeriFactu van toepassing is op het algemene Spaanse belastingkader en wordt beheerd door de nationale belastingdienst (AEAT), terwijl TicketBAI specifiek van toepassing is op bedrijven die vallen onder de belastingautoriteiten van het Baskenland (Álava, Bizkaia en Gipuzkoa).
Beide systemen zijn bedoeld om belastingfraude te voorkomen door te waarborgen dat facturen in een compliant formaat worden gegenereerd en verzonden.
In deze handleiding leggen we uit hoe je de integratie met VeriFactu of TicketBai via Fiskaly activeert — onze fiscale partner waarmee je je factureringssysteem eenvoudig, automatisch en veilig kunt koppelen aan de Spaanse belastingdienst.
De integratie moet worden geactiveerd. Neem contact op met je accountmanager om dit te regelen.
Introductie
Om je facturen te kunnen ondertekenen, moet je alle volgende stappen en vereisten voltooien.
Facturen die zijn aangemaakt vóór het voltooien van deze stappen worden niet automatisch verzonden. Je moet dit handmatig doen.
Het systeem toont automatisch het juiste formulier (Verifactu of TicketBai) op basis van het bedrijfsadres in je Stripe-gegevens.
Algemene stappen
Of je bedrijf nu onder VeriFactu of TicketBai valt, volg eerst deze stappen.
Ga naar Instellingen > Facturering > Veri Factu/TicketBai om de integratie in te stellen.
Als je het volgende scherm ziet, betekent dit dat de integratie niet is geactiveerd. Neem contact op met je accountmanager om activering aan te vragen.
Zodra de integratie is geactiveerd, zie je het volgende scherm:
Voor TicketBai wordt de sectie "gegevens van de vertegenwoordiger" niet weergegeven.
1. Je bsport-account instellen
Zorg er eerst voor dat je je Stripe-gegevens correct hebt ingesteld en je btw-nummer hebt opgegeven.
Ga naar Instellingen > Bedrijf.
Het kan even duren voordat je btw-nummer wordt herkend.
⚠️ Controleer je btw-nummer nogmaals voordat je de instelling voltooit.
Wanneer je de instelling voltooit, wordt je btw-nummer geregistreerd bij onze partner Fiskaly. Deze registratie is vergrendeld: ook als je je btw-nummer later in bsport wijzigt, behoudt Fiskaly het nummer dat je bij de instelling hebt ingevoerd.
Een onjuist btw-nummer zorgt ervoor dat elke factuuraanbieding mislukt. Als je na de instelling ontdekt dat het btw-nummer onjuist is, neem dan contact op met je accountmanager.
2. Opeenvolgende nummering activeren
Als dit nog niet is gedaan tijdens je onboarding, moet je opeenvolgende factuurnummering activeren. Volg hiervoor deze handleiding.
Belangrijk om te weten:
Als je opeenvolgende nummering vandaag ingaat, blokkeert het systeem je toch, omdat het ervan uitgaat dat opeenvolgende nummering niet was geactiveerd. Je moet wachten tot de volgende dag om verder te gaan.
Als je opeenvolgende nummering volgende maand ingaat, blokkeert het systeem je tot die maand, omdat opeenvolgende nummering actief moet zijn.
Specifieke instelling
Op basis van je bedrijfsadres moet je de VeriFactu-stappen of de TicketBai-stappen voltooien.
VeriFactu
1. Spaans elektronisch certificaat
De eerste stap van deze integratie is het verkrijgen van je Spaans elektronisch certificaat. Volg hiervoor de stappen die hier worden beschreven 💡
Let op:
Kosten: 24€ (exclusief belastingen)
Kan worden voltooid:
Volledig online (vereist het installeren van specifieke software), of
Persoonlijk bij een AEAT-kantoor: https://sede.agenciatributaria.gob.es/
Geschatte doorlooptijd:
Online: een paar uur
Afspraak op locatie: meestal binnen ~1 week
Geldigheid
Je certificaat is 2 jaar geldig
Waarom is dit vereist?
Om Fiskaly facturen namens jouw bedrijf bij Verifactu in te laten dienen, moet er een Social Collaboration Agreement worden ondertekend tussen jou en Fiskaly.
Deze overeenkomst kan alleen worden ondertekend met het Spaans elektronisch certificaat van de bedrijfsvertegenwoordiger.
2. Gegevens Studio-vertegenwoordiger opgeven
Ga naar Instellingen > Facturering > VeriFactu > Gegevens van de vertegenwoordiger
De volgende gegevens moeten worden opgegeven en moeten exact overeenkomen met de gegevens die zijn gekoppeld aan het elektronisch certificaat:
Volledige naam
DNI / NIE
Adresregel
Gemeente
Land
Herinnering: de volgende gegevens moeten exact overeenkomen met de gegevens die zijn gekoppeld aan het elektronisch certificaat.
3. Social Collaboration Agreement
Zodra alles is voltooid, klik je op Overeenkomst aanmaken. Het systeem laadt en je ziet de volgende pagina:
Klik op PDF downloaden
Onderteken de PDF met je Spaans elektronisch certificaat
Zie hoe je dit doet via dit artikel
Upload het ondertekende document via PDF uploaden
Laat het systeem laden. Zodra het document is goedgekeurd, zie je het volgende scherm:
Je bent nu helemaal klaar. VeriFactu is correct ingesteld en geactiveerd op je account.
Let op: je kunt de gegevens van de vertegenwoordiger altijd wijzigen of een nieuwe overeenkomst genereren door op de knop Bewerken te klikken en de vorige stappen opnieuw te doorlopen.
TicketBai
Ga naar Instellingen > Facturering > TicketBai
Klik op TicketBai configureren
Het registratieproces voor het apparaatcertificaat hangt af van de provincie van je bedrijf.
Araba en Bizkaia
In Araba en Bizkaia moet het apparaatcertificaat worden geregistreerd bij de belastingautoriteiten voordat je TicketBAI in bsport activeert.
Dit betekent dat facturen niet naar TicketBAI worden verzonden totdat je de registratie hebt voltooid en op Instelling voltooien in bsport klikt.
Haal het serienummer van je apparaatcertificaat op in bsport.
Registreer het certificaat bij je belastingautoriteit:
Ga terug naar bsport, vink het selectievakje Ik heb... aan en klik op Instelling voltooien.
Zodra de instelling is voltooid, begint bsport je facturen naar TicketBAI te verzenden.
Gipuzkoa
In Gipuzkoa moet het apparaatcertificaat worden geaccepteerd nadat de eerste factuur naar TicketBAI is verzonden.
Dit betekent dat facturen direct worden verzonden zodra je op Instelling voltooien in bsport klikt.
Klik op Instelling voltooien in bsport.
Je eerste facturen worden automatisch naar TicketBAI verzonden.
Haal het serienummer van je apparaatcertificaat op in bsport.
Nadat de eerste factuur is uitgesteld, valideer je je apparaatcertificaat bij de belastingautoriteit van Gipuzkoa.
Je hebt maximaal 1 maand om het certificaat te valideren. Gedurende deze periode blijven je facturen juridisch compliant.
Factuurgeschiktheid voor Verifactu/TicketBai
Een factuur kan alleen naar Verifactu/TicketBai worden verzonden als en alleen als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
De factuur is openstaand of een creditnota
Dit betekent dat de factuur een PDF heeft
Abonnementen hebben bijvoorbeeld conceptfacturen (voor toekomstige facturen); dit zijn geen openstaande facturen
Dit betekent niet dat de factuur is betaald
De factuur is niet nietig verklaard
De factuur is niet afkomstig van een migratie
De factuur bevat ten minste één factuurregel
De factuur is geen gedeeltelijke terugbetaling van een betaalpakket
Als aan een van deze voorwaarden niet is voldaan, wordt de factuur niet naar Verifactu/TicketBai verzonden.
Factuurondertekeningsstromen
Voordat we een factuur naar de belastingdienst sturen, controleren we eerst of de factuur de juiste informatie bevat. Facturen met onjuiste informatie worden afgewezen door de belastingdienst en kunnen niet opnieuw worden verzonden. Daarom voeren we een eerste controle uit voordat we facturen verzenden.
Herinnering: alle facturen die zijn gegenereerd vóór de volledige integratie-instelling worden niet naar de Spaanse belastingdienst verzonden.
Zodra de onboarding is voltooid, worden in aanmerking komende facturen automatisch naar Verifactu of TicketBai verzonden bij finalisering.
Het verzenden van een factuur kan:
Slagen, of
Mislukken (voordat Verifactu het verwerkt)
Deze status geeft aan of de factuur kan worden verzonden, niet het uiteindelijke registratieresultaat.
Mislukt verzenden van facturen
Voor facturen van ≥ 400€ (inclusief belastingen) vereist Verifactu of TicketBai informatie over de ontvanger van de factuur (het lid).
Ontbrekende informatie over de ontvanger is de meest voorkomende oorzaak van fouten. Dit is de benodigde informatie:
Land van de ontvanger
Stad
Postcode
Bij een Spaanse ontvanger: NIF
Bij een niet-Spaanse ontvanger: officieel identificatiedocument
Als er informatie ontbreekt:
Kan de factuur niet worden verzonden
Vul de ontbrekende informatie aan
Ga terug naar de factuur en klik op "Opnieuw proberen" om de aanbieding opnieuw te proberen
⚠️ Belangrijk: als de nieuwe poging slaagt maar er onjuiste gegevens zijn opgegeven, kan de factuur worden afgewezen door Verifactu of TicketBai en kan deze niet opnieuw worden verzonden.
Succesvol verzonden facturen
Zodra een factuur succesvol is verzonden, kan deze een van de volgende statussen hebben:
In behandeling
Verwerking door Verifactu kan tot 3 minuten duren
De status wordt automatisch bijgewerkt na vernieuwen
Geregistreerd
De factuur is correct geregistreerd bij de Spaanse belastingdienst
Afgewezen
De factuur is niet geaccepteerd door Verifactu.
Veelvoorkomende redenen
Ongeldig belastingtarief
Ongeldig Spaans NIF (voor facturen van ≥ 400€)
In dit geval is het niet mogelijk de factuur opnieuw te verzenden. Corrigeer de ontbrekende informatie, annuleer/crediteer de betreffende factuur en maak een nieuwe aan.
In alle gevallen
In alle drie de gevallen:
Een QR-code en Verifactu/TicketBai-URL worden toegevoegd aan de factuur-PDF
Dit zorgt voor traceerbaarheid en compliance
Facturen gefinaliseerd vóór voltooiing van de onboarding
Facturen die zijn gefinaliseerd vóór de onboarding van Verifactu/TicketBai worden niet automatisch verzonden. Je kunt in aanmerking komende facturen handmatig verzenden via de factuurdetailspagina.
Elke factuur moet afzonderlijk worden verzonden
Automatisch batchverzending is niet beschikbaar
Creditnotafacturen
Creditnotafacturen volgen exact dezelfde Verifactu/TicketBai-stromen als gewone facturen. Een creditnotafactuur kan alleen naar Verifactu/TicketBai worden verzonden als:
De bronfactuur zelf naar Verifactu is verzonden (ook als deze is afgewezen)
Als de bronfactuur nooit is verzonden:
Kan de creditnotafactuur nog steeds handmatig worden verzonden via de factuurdetailspagina