Betalingen, openstaande saldi en betaalmethodes effectief beheren
Het beheren van betalingen, openstaande saldi en betaalmethodes van klanten is essentieel voor een soepel financieel proces. Deze handleiding geeft een overzicht van de belangrijkste processen en concrete stappen om veelvoorkomende betalingssituaties op te lossen.
Overzicht van betalingsbeheer
Betalingsbeheer omvat het bijhouden van openstaande saldi, het verwerken van facturen en het beheren van betaalmethodes van klanten. Als je deze processen begrijpt, zorg je voor tijdige betalingen en nauwkeurige financiële gegevens.
Openstaande saldi en facturen afhandelen
Betalingen innen voor openstaande saldi
Als er geen betaalgegevens zijn ingevoerd voor een klantaccount, toont het interne accounttegoed een negatief bedrag.
Dit gebeurt meestal wanneer een betaling niet succesvol is geïnd of geregistreerd, wat betekent dat de klant nog niet heeft betaald of dat de betaling nog niet is verwerkt.
Zo bekijk je een lijst met leden met openstaande saldi:
Optie 1:
Ga naar Marketing > Smartlists > Een smartlist maken.
Maak een nieuwe smartlist aan
Selecteer Parameters toevoegen > Ledeninformatie > Accounttegoed.
Selecteer de optie kleiner dan of gelijk aan -1 en klik daarna op toevoegen
Onderaan de pagina zie je bij Overzicht een lijst met leden met een negatief accounttegoed en/of een openstaande factuur.
Optie 2:
Hiermee zie je alleen openstaande facturen, niet leden met een negatief saldo.
Ga naar Analytics > Reports
Selecteer Unpaid Invoices
3. Genereer het rapport.
Je krijgt dan een lijst met alle openstaande facturen.
Betaalmethodes beheren en openstaande facturen innen
Je kunt een betaalmethode toevoegen aan het profiel van een lid als deze er nog geen heeft. Ga hiervoor naar het ledenprofiel, scrol naar beneden aan de linkerkant en je ziet de optie om een betaalmethode toe te voegen.
Als er al een betaalmethode is opgeslagen en het lid een negatief accounttegoed heeft, kan dit komen door een onbetaald abonnement. Je kunt eerst het accounttegoed innen via de opgeslagen betaalmethode door op Adjust Balance te klikken.
Klik daarna op Next.
Je kunt vervolgens de opgeslagen betaalmethode in rekening brengen. Als het negatieve saldo het gevolg is van een onbetaald abonnement, ga dan naar Billing in het ledenprofiel en selecteer het abonnement onderaan.
Bij het abonnement zie je aan de rechterkant de optie om de betaalmethode toe te voegen ("add"). Zo kun je de betaalmethode selecteren die nu bij het lid is opgeslagen.
Als het lid een openstaande factuur heeft, ga je naar het profiel > klik op take payment bij het veld Unpaid Invoices.
Zo kun je het lid in rekening brengen via de opgeslagen betaalmethode.
Veelvoorkomende betalingsproblemen oplossen
Zorg dat betaalmethodes altijd up-to-date zijn om vertragingen bij het verwerken van betalingen te voorkomen.
Controleer regelmatig openstaande saldi en facturen om je financiële gegevens accuraat te houden.
Gebruik geautomatiseerde tools en rapporten om openstaande betalingen efficiënt bij te houden en te beheren.
Door deze richtlijnen te volgen, beheer je betalingen, openstaande saldi en betaalmethodes van klanten effectief, voor een soepele ervaring voor zowel je bedrijf als je klanten.