Het rapport Facturen toont elke factuur die je hebt uitgegeven, wat erop is gefactureerd, hoeveel er is binnengekomen en hoeveel er nog openstaat. Een tweede weergave laat de facturen zien die je lidmaatschappen automatisch genereren.
Nieuw met Rapporten? Hoe gebruik je een rapport behandelt de knoppen en bedieningselementen.
Het helpt je vragen te beantwoorden zoals:
Hoeveel heb ik vorige maand gefactureerd, en hoeveel heb ik daarvan daadwerkelijk geïnd?
Wie is mij op dit moment geld verschuldigd?
Wat is er op deze factuur gefactureerd, en hoe heeft de klant betaald?
Wie van mijn team maakt de facturen aan, en vanaf welke locatie?
Gaan mijn lidmaatschapsbetalingen door, of mislukken ze?
Welke lidmaatschappen lopen achter met betalen?
Wat dit rapport vervangt
Dit rapport vervangt twee back-office-rapporten, één per weergave:
Onbetaalde facturen is de weergave Facturen.
Facturen abonnementen is de weergave Lidmaatschapsfacturen.
Gebruik de Rapport-schakelaar bovenaan om tussen beide te wisselen. De twee weergaven beschrijven verschillende dingen, dus hun kolommen en filters hebben niets met elkaar gemeen.
💡Als je op zoek bent naar het oude rapport Aankopen, dan is dat een ander rapport. Aankopen toonde één regel per verkocht product in plaats van één regel per factuur, en staat daarom in Rapporten: Aankopen.
Voordat je de cijfers leest
De rapportageperiode. In beide weergaven filtert de datumreeks op de factuurdatum. Standaard zijn dit de laatste 6 maanden.
De vergelijking. Elk KPI-vak vergelijkt de door jou geselecteerde periode met de overeenkomstige voorgaande periode.
Wat altijd wordt uitgesloten. In de weergave Facturen verschijnen drie soorten records nooit, wat je ook filtert:
Creditnota's, de tegenfacturen die worden aangemaakt wanneer een factuur wordt geannuleerd. Een geannuleerde factuur verschijnt hier nog steeds als zijn oorspronkelijke regel, lees dus Datum geannuleerd en Reden annulering in plaats van te verwachten dat beide elkaar opheffen.
Placeholder-facturen zonder inhoud.
Facturen die zijn overgenomen uit een ander systeem toen jouw studio overstapte naar bsport, samen met alles wat is aangemaakt voordat jouw studio overstapte naar de huidige facturatie-engine van bsport.
⚠️ Nog iets waardoor je totalen laag lijken, en dit is een filter en geen permanente uitsluiting: het filter Status in de weergave Facturen staat standaard ingesteld op Betaald, Concept en Open. Geannuleerde en terugbetaalde facturen zijn verborgen totdat je ze aanvinkt.
Facturen
Zet Rapport op Facturen. Eén rij is één factuur.
De KPI's
KPI | Wat het toont |
Aantal facturen | Hoeveel facturen gedateerd waren in de periode. |
Gefactureerd bedrag | Wat die facturen in totaal factureerden, inclusief btw. |
Ontvangen bedrag | Hoeveel daarvan daadwerkelijk is geïnd. |
Openstaand bedrag | Wat nog verschuldigd is: gefactureerd, min wat er is binnengekomen, min alles wat al gepland staat om te worden geïnd. |
💡Gefactureerd bedrag min Ontvangen bedrag is niet Openstaand bedrag. Het verschil is geld dat gepland staat maar nog niet is geïnd, zoals de resterende termijnen van een betalingsplan. Dat valt onder Aankomend bedrag en wordt niet als verschuldigd beschouwd.
Kolommen
Kolom | Wat het toont |
Factuur-ID | De identificatiecode van de factuur. Klik erop om de factuur in de back office te openen. |
Status | Waar de factuur staat: Betaald, Open, Concept, Terugbetaald of Geannuleerd. |
Datum | De factuurdatum. Hierop is de rapportageperiode gebaseerd. |
Naam klant | De klant aan wie de factuur is uitgegeven. Klik op de naam om het profiel in de back office te openen. |
Email klant | Het e-mailadres van de klant. |
Gefactureerd bedrag | Het totaal gefactureerd op de factuur, inclusief btw. |
Gefactureerd bedrag excl. btw | Datzelfde totaal zonder btw. |
Btw-bedrag | De btw op de factuur. |
Ontvangen bedrag | Hoeveel er is geïnd op de factuur. |
Aankomend bedrag | Hoeveel gepland staat om geïnd te worden maar nog niet is geïnd, meestal de resterende termijnen van een betalingsplan. |
Openstaand bedrag | Gefactureerd, min ontvangen, min aankomend. Nooit onder nul, dus een te veel betaalde factuur toont 0 in plaats van een negatief cijfer. |
Betaalstatus | Betaald wanneer ontvangen en geplande bedragen de rekening dekken, Deels betaald wanneer een deel is binnengekomen, Onbetaald wanneer niets is binnengekomen. |
Productnamen | Wat er op de factuur is gefactureerd, weergegeven per naam. |
Email auteur | De medewerker die de factuur heeft aangemaakt. Leeg wanneer de klant zelf de factuur heeft aangemaakt via je app of website. |
Telefoonnummer klant | Het telefoonnummer van de klant. |
Datum geannuleerd | Wanneer de factuur is geannuleerd. Leeg zolang deze nog geldig is. |
Reden annulering | De reden die is opgegeven bij annulering. |
Betaald bedrag per betaalmethode | Hoe de factuur is voldaan, uitgesplitst per methode, zoals |
Juridisch factuurnummer | Het opeenvolgende factuurnummer dat je gebruikt voor de boekhouding. De opmaak hiervan is afhankelijk van wat je hebt geconfigureerd. |
Facturatielocatie | De facturatielocatie van waaruit de factuur is aangemaakt. |
Adres facturatielocatie | Het adres van die facturatielocatie. |
Bron | Waar de factuur is aangemaakt: je back office, je app, je website, een snelle verkoop, enzovoort. |
URL factuur-PDF | Een directe link naar het factuurdocument. |
⚠️ Gefactureerd bedrag excl. btw en Btw-bedrag worden berekend op basis van de afzonderlijke regels van de factuur. Een factuur zonder regels toont 0 voor beide, ook al is Gefactureerd bedrag niet 0, dus deze twee komen niet altijd overeen.
💡 Status en Betaalstatus beantwoorden verschillende vragen en zijn het vaak niet met elkaar eens. Status is de toestand van het document; Betaalstatus is de toestand van het geld. Een factuur die Open maar Betaald is, is normaal en betekent dat de betalingen gepland staan en nog niet zijn geïnd.
Filters
Filter | Wat het doet |
Status | Betaald, Open, Concept, Terugbetaald of Geannuleerd. Standaard ingesteld op Betaald, Concept en Open; vink de andere aan om ze toe te voegen. |
Betaalstatus | Betaald, Deels betaald of Onbetaald. |
Email klant | Eén of meer specifieke klanten, op e-mailadres. |
Gefactureerd bedrag | Beperkt tot facturen waarvan het totaal binnen een waardebereik valt. |
Ontvangen bedrag | Beperkt tot facturen waarvan het geïnde bedrag binnen een bereik valt. |
Openstaand bedrag | Beperkt tot facturen waarvan het nog verschuldigde bedrag binnen een bereik valt. Stel een minimum boven 0 in om je debiteurenlijst te krijgen. |
Email auteur | Facturen aangemaakt door één of meer specifieke medewerkers. |
Bron | Facturen aangemaakt via één of meer specifieke kanalen. |
Naam facturatielocatie | Facturen uitgegeven vanuit één of meer specifieke facturatielocaties. |
Groeperen op
Groeperen op | Gebruik dit om te beantwoorden |
Datum | Hoe facturatie en inning zich in de tijd ontwikkelen. Kies de stap: dag, week, maand, kwartaal of jaar. |
Klant | Welke klanten je het meest hebt gefactureerd, en wie achterloopt. |
Betaalstatus | Hoeveel van je facturatie betaald, deels betaald en onbetaald is. |
Status | De verdeling over de factuurstatussen. |
Email auteur | Hoeveel elk teamlid factureert. |
Bron | Of facturen afkomstig zijn van de balie, de app of elders. |
Facturatielocatie | Facturatie en inning per locatie. |
Gegroepeerde rijen geven je:
Samenvattingskolom | Wat het meet |
Aantal facturen | Hoeveel facturen binnen de groep vallen. |
Gefactureerd bedrag | Wat er in totaal is gefactureerd, inclusief btw. |
Gefactureerd bedrag excl. btw | Datzelfde totaal zonder btw. |
Ontvangen bedrag | Hoeveel er is geïnd. |
Aankomend bedrag | Hoeveel gepland staat maar nog niet is geïnd. |
Openstaand bedrag | Hoeveel er nog verschuldigd is. |
Innningspercentage | Ontvangen gedeeld door gefactureerd, herberekend voor de hele groep. |
Lidmaatschapsfacturen
Zet Rapport op Lidmaatschapsfacturen. Eén rij is één factureringscyclus van één lidmaatschap, dus een lidmaatschap van twaalf maanden levert twaalf rijen op.
De KPI's
KPI | Wat het toont |
Aantal lidmaatschapsfacturen | Hoeveel factureringscycli van lidmaatschappen gedateerd waren in de periode. |
Gefactureerd bedrag | Wat die cycli factureerden, inclusief btw. |
Betaald bedrag | Hoeveel de klanten daadwerkelijk hebben betaald. |
Onbetaald bedrag | Gefactureerd min betaald. |
⚠️ Betaald bedrag telt hier alleen geld dat de klant daadwerkelijk heeft overgemaakt. Een lidmaatschapstermijn die is voldaan vanaf het accounttegoed van de klant, wordt in deze weergave als onbetaald getoond, terwijl dezelfde factuur in de weergave Facturen als betaald wordt weergegeven. Als een lidmaatschap onbetaald lijkt maar de klant zegt dat het is voldaan, controleer dan eerst het accounttegoed.
Kolommen
Kolom | Wat het toont |
Factuur-ID | De identificatiecode van de factuur. Klik erop om de onderliggende factuur in de back office te openen. |
Datum | De factuurdatum voor de cyclus. Hierop is de rapportageperiode gebaseerd. |
Status | Hoe de betaling is verlopen: Geslaagd, Mislukt, In afwachting voor een cyclus die nog niet is afgeschreven, In verwerking, of Geannuleerd. |
Naam klant | De klant die wordt gefactureerd. Klik op de naam om het profiel in de back office te openen. |
Email klant | Het e-mailadres van de klant. |
Naam lidmaatschap | Het lidmaatschapscontract achter de betaling. Klik erop om het lidmaatschap in de back office te openen. |
Gefactureerd bedrag | Wat de cyclus factureerde, inclusief btw. |
Betaald bedrag | Wat de klant hiervoor heeft betaald, exclusief alles wat is voldaan vanaf het accounttegoed. |
Onbetaald bedrag | Gefactureerd min betaald. Wordt negatief als de klant te veel heeft betaald. |
Productnaam | De pas of het product waarvoor het lidmaatschap factureert. |
Laatste betaling ontvangen op | Wanneer de meest recente betaling voor deze cyclus is binnengekomen. Leeg wanneer er niets is binnengekomen. |
Telefoonnummer klant | Het telefoonnummer van de klant. |
Interne account klant | Wat er vandaag op het accounttegoed van de klant staat. Dit is het huidige saldo, geen cijfer voor deze cyclus, dus het wordt herhaald op elke rij van die klant. |
Terugkerende prijs lidmaatschap | Wat het lidmaatschap per cyclus in rekening brengt. |
Aantal intervallen lidmaatschap | Voor hoeveel cycli het lidmaatschap loopt. |
Startdatum lidmaatschap | Wanneer het lidmaatschap is gestart. |
Betaalmethode lidmaatschap | Hoe het lidmaatschap int: Creditcard, SEPA-incasso, BACS-incasso of Accounttegoed. |
Notitie lidmaatschap | De vrije notitie bij het lidmaatschap. |
Bron | Waar de lidmaatschapsfactuur is aangemaakt. |
Filters
Filter | Wat het doet |
Status | Geslaagd, Mislukt, In afwachting, In verwerking of Geannuleerd. |
Naam lidmaatschap | Eén of meer specifieke lidmaatschapscontracten. |
Email klant | Eén of meer specifieke klanten, op e-mailadres. |
Gefactureerd bedrag | Beperkt tot cycli waarvan het gefactureerde bedrag binnen een bereik valt. |
Betaald bedrag | Beperkt tot cycli waarvan het betaalde bedrag binnen een bereik valt. |
Laatste betaling ontvangen op | Cycli waarvan de laatste betaling binnen een datumbereik is binnengekomen. |
Productnaam | Cycli met facturering voor één of meer specifieke producten. |
Startdatum lidmaatschap | Lidmaatschappen die zijn gestart binnen een datumbereik. |
Terugkerende prijs lidmaatschap | Lidmaatschappen waarvan de terugkerende prijs binnen een bereik valt. |
Aantal intervallen lidmaatschap | Lidmaatschappen die voor een aantal cycli binnen een bereik lopen. |
Betaalmethode lidmaatschap | Eén of meer incassomethodes. |
Bron | Cycli aangemaakt via één of meer specifieke kanalen. |
💡 Status ingesteld op Mislukt is de lijst die je elke week moet doorlopen: lidmaatschapsbetalingen die niet zijn gelukt en zichzelf niet opnieuw proberen.
Groeperen op
Groeperen op | Gebruik dit om te beantwoorden |
Datum | Hoe de lidmaatschapsfacturatie zich in de tijd ontwikkelt. |
Naam lidmaatschap | Welke contracten het meest factureren, en welke het slechtst innen. |
Klant | Welke klanten achterlopen met hun lidmaatschap. |
Status | Hoeveel betalingen slagen, mislukken of nog moeten komen. |
Productnaam | Welke producten je lidmaatschappen daadwerkelijk verkopen. |
Betaalmethode lidmaatschap | Of kaart, automatische incasso of accounttegoed het betrouwbaarst int. |
Bron | Waar je lidmaatschappen zijn ingesteld. |
Gegroepeerde rijen geven je:
Samenvattingskolom | Wat het meet |
Aantal lidmaatschapsfacturen | Hoeveel factureringscycli binnen de groep vallen. |
Gefactureerd bedrag | Wat er in totaal is gefactureerd. |
Betaald bedrag | Wat er hiervoor is betaald. |
Onbetaald bedrag | Wat nog verschuldigd is. |
Innningspercentage | Betaald gedeeld door gefactureerd, herberekend voor de hele groep. |
Afstemmen op je oude back-office-rapporten
Onbetaalde facturen
Om het na te bootsen: zet Rapport op Facturen, zet Status alleen op Open, stel het filter Openstaand bedrag in op een minimum net boven 0, en verbreed het datumbereik ver genoeg terug om je oudste onbetaalde factuur te dekken.
Waar je oude kolommen nu staan. Een / betekent dat de kolom aan die kant niet bestaat.
Naam van de kolom in oude rapporten | Naam van de kolom in de oude Excel-export | Naam van de kolom in het nieuwe rapport (en gedownloade bestand) |
Invoice ID | Invoice ID | Factuur-ID |
Legal invoice identifier | Invoice number | Juridisch factuurnummer |
Author | Author | Email auteur |
Date | Date | Datum |
Amount | Purchase amount | Gefactureerd bedrag |
Amount paid | Amount paid | Ontvangen bedrag |
— (geen Engels label) | Amount upcoming | Aankomend bedrag |
Due | Outstanding value | Openstaand bedrag |
Products | Purchases | Productnamen |
First name | First name | Naam klant |
Last name | Name | Naam klant |
Telephone | Phone | Telefoonnummer klant |
Email klant | ||
Address | Address | Adres facturatielocatie |
Billing group | Billing group | Facturatielocatie |
Studio | Franchisee | / |
URL factuur-PDF | ||
/ | / | Status |
/ | / | Gefactureerd bedrag excl. btw |
/ | / | Btw-bedrag |
/ | / | Betaalstatus |
/ | / | Datum geannuleerd |
/ | / | Reden annulering |
/ | / | Betaald bedrag per betaalmethode |
/ | / | Bron |
Wat er anders is
Het datumbereik geldt nu wel. Dit is de grote verandering. Het oude rapport negeerde de datumkiezers volledig en toonde altijd elke openstaande factuur met nog verschuldigd geld, hoe oud ook. Hier houdt alles rekening met de rapportageperiode, dus een onbetaalde factuur van twee jaar geleden verschijnt pas als je het bereik verbreedt. Als je totaal veel te laag lijkt, is dit de reden.
Status is nu een keuze. Het oude rapport toonde altijd alleen open facturen; hier stel je het zelf in.
First name en Last name worden samengevoegd in de nieuwe kolom Naam klant.
Author toonde de naam van de medewerker; Email auteur identificeert dezelfde medewerker in plaats daarvan via e-mailadres.
Facturen abonnementen
Om het na te bootsen: zet Rapport op Lidmaatschapsfacturen.
Waar je oude kolommen nu staan. Een / betekent dat de kolom aan die kant niet bestaat.
Naam van de kolom in oude rapporten | Naam van de kolom in de oude Excel-export | Naam van de kolom in het nieuwe rapport (en gedownloade bestand) |
First name | First name | Naam klant |
Last name | Name | Naam klant |
Telephone | Phone | Telefoonnummer klant |
Email klant | ||
Subscription | Subscription | Naam lidmaatschap |
Pass | Pass | Productnaam |
Price | Price | Terugkerende prijs lidmaatschap |
Total credits | Credits | Interne account klant |
Payment method | Payment method | Betaalmethode lidmaatschap |
Payment status | Payment status | Status |
Number of recurrences | Number of recurrences | Aantal intervallen lidmaatschap |
First billing date | First billing | Startdatum lidmaatschap |
Due date | Due date | Datum |
Collected | Paid | Betaald bedrag |
Amount due | Amount due | Gefactureerd bedrag |
Date of last payment | Last payment | Laatste betaling ontvangen op |
Studio | Franchisee | / |
Note | Note | Notitie lidmaatschap |
/ | / | Factuur-ID |
/ | / | Onbetaald bedrag |
/ | / | Bron |
Wat er anders is
Betaalmethode beschrijft nu het lidmaatschap, niet de betaling. De oude kolom toonde hoe een bepaalde cyclus daadwerkelijk werd voldaan. Betaalmethode lidmaatschap toont hoe het lidmaatschap is ingesteld om te innen, wat niet altijd hetzelfde is.
First name en Last name worden samengevoegd in de nieuwe kolom Naam klant.
Downloaden
De download geeft je precies wat je ziet: je kolommen, je filters, je datumbereik, en de samenvattingsweergave als je hebt gegroepeerd. Beschikbaar als Excel, CSV of PDF.
Actualiteit van gegevens
Op de rapportpagina's worden gegevens elk uur ververst.
Rechten
Toegang volgt je bestaande rapportrechten in de back office. Iedereen die dit rapport kan zien, ziet het hele bedrijf; gebruik in de weergave Facturen het filter Naam facturatielocatie of groepeer op Facturatielocatie om het te beperken tot één locatie.
Gerelateerde artikelen