Je kunt de volgende situatie tegenkomen: je biedt een les aan die alleen door een privéorganisatie geboekt kan worden. Hier is een manier om dit aan te pakken.
Stap 1: Maak een ledendossier aan voor de privéorganisatie.
Om een ledendossier aan te maken, klik je op het volgende icoon rechtsboven in je scherm:
Vul het formulier in:
Vul bij voornaam en achternaam de naam van de organisatie in.
Vul het e-mailadres van de organisatie in.
Vul de overige benodigde gegevens in.
Klik op 'Opslaan'.
Stap 2: Maak een afspraak aan voor de 'ruimteverhuur' of de les voor de organisatie.
Ga naar Mijn Studio > Afspraken > Een afspraak aanmaken > Vul het formulier in.
Geef de pas een naam en kies de categorie.
Kies 'In een van je vestigingen' en selecteer de ruimte(s) die je beschikbaar wilt stellen voor de organisatie.
Bepaal of je de vakjes 'Vereist de hele ruimte' en 'Keuze toestaan bij boeken' wel of niet uitvinkt.
Vink 'Geen docent' uit als de organisatie de ruimte wil huren en een docent wil voor een les. Kies de docent(en) die al dan niet in de ruimte lesgeven.
Beschrijving.
Kies 'Onzichtbaar voor klanten' zodat de organisatie via jou (bijvoorbeeld telefonisch) een reservering kan maken. Of kies 'Zichtbaar voor klanten' als je wilt dat ze zelfstandig kunnen boeken.
Klik op 'Opslaan'.
Vergeet niet de sessies bij de afspraak aan te maken en de beschikbaarheid van de ruimtes in te stellen.
Toelichting over het beheren van de beschikbaarheid van ruimtes: https://intercom.help/bsport-helpcenter/fr/articles/3973976
Toelichting over het aanmaken van een sessie (stap 2): https://intercom.help/bsport-helpcenter/fr/articles/3974549
Stap 3: Maak een specifieke afsprakenpas aan voor de organisatie.
Ga naar Producten > Afsprakenpassen > Een afsprakenpas aanmaken > Geef je pas een naam > Geef de prijs op die de organisatie betaalt voor eenmalige toegang tot de ruimte > Vink 'Onzichtbaar voor klanten' aan.
Als je 'Niet beschikbaar voor aankoop' aanvinkt, kunnen klanten en de organisatie de pas niet zelf kopen. Het is dan aan de beheerder om de organisatie voor de pas te factureren, zodat ze deze kunnen gebruiken.
Je kunt ervoor kiezen om meerdere credits in de pas op te nemen en de bijbehorende prijs aan te passen, zodat de organisatie elke keer dezelfde pas gebruikt en je niet voor elke reservering apart hoeft te factureren.
LET OP: Zorg ervoor dat je de afsprakenpas onderaan het formulier koppelt aan de bijbehorende afspraken.
Stap 4: Factureer de organisatie.
Let op: om een afspraak te kunnen maken, moet je de afsprakenpas zelf factureren, aangezien de organisatie deze niet zelf kan aanschaffen.
Zoek in de zoekbalk naar de organisatie (het klantaccount) > Klik op 'Factureren' > Klik op 'Afsprakenpassen' > Selecteer de pas voor de organisatie > Klik op 'Toevoegen aan factuur' > Klik op 'Factuur uitgeven'.
Of de organisatie betaalt direct en je registreert een Betaalmethode.
Of de organisatie betaalt later: selecteer dan geen Betaalmethode en registreer direct. Het verschuldigde bedrag verschijnt dan op het account van het profiel.