Als je ledenbestand afkomstig is van een migratie van je vorige aanbieder, kun je veel inactieve leden hebben. Het is ook mogelijk dat sommige van je leden al lange tijd niet meer naar je studio zijn gekomen.
Om te voorkomen dat deze inactieve leden je klantendatabase overbelasten, kun je ze archiveren.
Stap 1: Een lid archiveren
Ga naar het tabblad Leden en klik op de regel van een lid op het prullenbakicoon.
Je kunt dit ook direct doen via het profiel van het lid, door op het icoon rechtsonder te klikken.
Het systeem waarschuwt je als het lid nog het volgende heeft:
onbetaalde facturen
actieve kaarten
toekomstige reserveringen of afspraken
terugkerende reserveringen
lopende abonnementen
lopende abonnementen met automatische verlenging
Het is aan te raden deze zaken eerst te regelen voordat je een lid archiveert.
Zodra een lid is gearchiveerd, verschijnt het niet meer in je ledenlijst of in de ledenzoekfunctie. De geschiedenis van alle activiteiten (gekochte lescards, reserveringen, facturen...) blijft echter bewaard. Bij de naam van het lid staat dan de aanduiding "gearchiveerd".
Let op: gearchiveerde leden worden niet verwijderd, ze worden alleen verborgen. Daarom bewaren we de geschiedenis van al hun aankopen en reserveringen op het platform en in de rapportages. De enige rapportages waarin gearchiveerde leden verborgen blijven, zijn "Lid" en "1e les (groepsles)".
Stap 2: Een gearchiveerd lid zoeken
Om een gearchiveerd lid te zoeken, klik je op het zoekveld en zoek je op naam. De lijst met gearchiveerde leden verschijnt onderaan de lijst met actieve leden.
Als je de Email, het nummer of de exacte naam van het lid invoert, verschijnt deze als zoeksuggestie.
Stap 3: Gearchiveerde leden filteren met je smartlists
Smartlists zijn standaard gefilterd op actieve leden. Je kunt ervoor kiezen om ze te filteren op gearchiveerde leden door op een smartlist te klikken en in het standaardfilter "Gearchiveerd" te kiezen. Je kunt ook alle leden selecteren.
Stap 4: Een lid dearchiveren
Om een lid te dearchiveren, ga je naar het profiel van het lid. Je bereikt dit via stap 2 en 3. Klik op het ledenprofiel op de groene knop rechtsonder.
Let op: als het lid in de back office is gearchiveerd en de cursist opnieuw inlogt op zijn account, wordt het lid automatisch gedearchiveerd.
Voor meer informatie over de andere tabbladen van het ledenprofiel, ga je naar [Leden] van het Help Center.