ℹ️ Dit artikel gaat over de Inbox in de Classic Back Office. Gebruik je de nieuwe Back Office? Bekijk dan Een bericht sturen naar een klant vanuit de Inbox.
De Inbox is een add-on. Staat deze nog niet in jouw Back Office? Bekijk dan Een add-on aanvragen.
De Inbox brengt al je gesprekken met leden, smartlists en lessen samen op één plek. Elk gesprek wordt een thread genoemd.
Dit artikel gaat ervan uit dat je al bekend bent met de berichteninterface. Is dat niet het geval, begin dan bij dit artikel.
💡 Tip: Om optimaal gebruik te maken van de Inbox, activeer je de instelling om antwoorden per e-mail op het platform te ontvangen, zodat e-mailreacties van leden hier binnenkomen.
📱 SMS is een add-on. In de VS, het VK en Canada kun je ook reacties van leden ontvangen via tweewegs-SMS. Om dit te activeren, bekijk Een add-on aanvragen.
Hoe de Inbox is georganiseerd
De Inbox bestaat uit 3 secties:
Sectie | Wat je er kunt doen |
Threadlijst | Bekijk alle threads, gesorteerd op meest recente bericht. Filter en zoek, start een nieuwe thread en beheer threads. |
Chat | Bekijk de berichtengeschiedenis van de geselecteerde thread en schrijf nieuwe berichten. |
Details | Bekijk belangrijke informatie over het lid, de smartlist of de les waarmee je communiceert. Deze sectie kan worden ingeklapt. |
Een nieuwe thread starten
Klik op de knop potlood. Wat er daarna gebeurt, hangt af van de categorie die je hebt gekozen: Leden, Smartlists of Lessen.
Met een lid
Gebruik de zoekbalk in het pop-upvenster om het lid te vinden. Je kunt zoeken op voornaam, achternaam, e-mailadres of telefoonnummer.
Met een smartlist
Kies een bestaande smartlist uit de lijst in het pop-upvenster, of maak een nieuwe aan.
Met een les
Je komt terecht in een kalenderweergave. Navigeer door de kalender en selecteer de les.
Een thread beheren
Klik op de knop ... bij een thread om de status ervan te wijzigen.
Actie | Wat het doet |
Markeert een thread zodat je eraan herinnerd wordt om erop terug te komen | |
Zet de thread bovenaan de lijst vast | |
Zorgt ervoor dat nieuwe berichten de thread niet meer naar boven verplaatsen | |
Verbergt de thread uit de lijst zonder berichten te verwijderen |
Een thread als ongelezen markeren
Deze optie is alleen beschikbaar voor threads die je al hebt gelezen. Het laatste bericht wordt weer als ongelezen behandeld en de thread toont een rode 1.
Een thread toevoegen aan favorieten
Favoriete threads tonen een ⭐ bij de thread en in de chatkop, naast de naam van het contact.
Favorieten staan altijd bovenaan de lijst, gesorteerd op meest recente bericht. Alle andere threads volgen daarna, eveneens gesorteerd op meest recente bericht.
Om een favoriet te verwijderen, klik je op ... bij de thread en selecteer je Verwijderen als favoriet.
Een thread dempen
Gedempte threads tonen een 🔕 bij de thread en in de chatkop.
Wanneer een gedempte thread nieuwe berichten ontvangt:
Wordt het aantal ongelezen berichten weergegeven in een grijze cirkel in plaats van rood
Verplaatst de thread niet naar boven in de lijst, waardoor hij geleidelijk naar beneden zakt naarmate andere threads actief worden
ℹ️ Als je een bericht leest of verstuurt in een gedempte thread, verplaatst deze zich weer gewoon naar boven in de lijst.
Om het dempen op te heffen, klik je op ... bij de thread en selecteer je Dempen opheffen.
Een thread archiveren
Gearchiveerde threads verdwijnen uit de threadlijst, ook uit zoekresultaten.
✅ Archiveren verwijdert geen berichten. Je vindt gearchiveerde threads met de statusfilter.
Om een gearchiveerde thread te herstellen, kun je:
Filteren op gearchiveerde threads, klikken op ... bij de thread en Herstellen selecteren
Een nieuw bericht in de thread versturen of ontvangen
Threads filteren en zoeken
Filteren op categorie
Kies tussen Leden, Smartlists en Lessen.
Filteren op status
Gebruik het statusfilter om alleen bepaalde threads te tonen, zoals favorieten, gedempte of gearchiveerde threads.
Zoeken
Zoek leden op naam, e-mailadres of telefoonnummer. Zoek smartlists en lessen op naam.
Sectie Details
Klik op de knop om de sectie Details uit te klappen.
Klik er opnieuw op om de sectie te sluiten.
Wat je ziet, hangt af van het type thread. Elk type heeft een knop die je naar de volledige pagina brengt.
Type thread | Getoonde details |
Lid | Telefoonnummer en e-mailadres, aanmelddatum, geboortedatum, lid-ID, barcodenummer (met een knop om de barcode te tonen), adres, noodcontact, tags, accounttegoed, aantal onbetaalde facturen, documenten en notities |
Smartlist | Huidig aantal leden, toegepaste filters en beschrijving (indien aanwezig) |
Les | Boekingen, bezettingsgraad en wachtlijst, niveau, of de les online is, datum en tijd, foto en naam van de docent, ruimte en adres |
Veelgestelde vragen
Worden berichten verwijderd als ik een thread archiveer?
Nee. Gearchiveerde threads worden verborgen uit de lijst, maar alle berichten blijven bewaard. Gebruik het statusfilter om ze terug te vinden.
Waarom verplaatst een thread niet naar boven als er een nieuw bericht binnenkomt?
De thread is waarschijnlijk gedempt. Gedempte threads verplaatsen niet naar boven wanneer ze berichten ontvangen. Klik op ... bij de thread en selecteer Dempen opheffen.
Waarom zie ik geen e-mailreacties van leden in mijn Inbox?
Activeer de instelling om antwoorden per e-mail op het platform te ontvangen. Totdat dit is ingeschakeld, gaan reacties naar het eigen e-mailaccount van je studio.