De inbox is een add-on. Als je de activering van de inbox wilt aanvragen, kun je deze handleiding over de integratie van add-ons volgen.
Dit artikel beschrijft de functionaliteiten van de inbox, waarin alle gesprekken met leden, smartlists en lessen op één plek worden gebundeld. We gaan ervan uit dat je al bekend bent met de nieuwe berichteninterface, waarvan de functionaliteiten worden beschreven in dit artikel.
Voor optimaal gebruik van de inbox raden we aan om de instelling te activeren waarmee je antwoorden per email op het platform ontvangt.
Let op: communicatie via sms is een add-on. Als je in de VS, het VK of Canada zit, kun je ook antwoorden van je leden ontvangen via 2-weg sms. Volg onze handleiding over de integratie van add-ons om dit te activeren.
Algemene structuur
In de inbox wordt elk gesprek met een lid, les of smartlist een 'thread' genoemd. De inbox bestaat uit 3 onderdelen:
In het onderdeel met de threadlijst zie je een lijst van threads, gesorteerd op tijd sinds het laatste bericht. In dit onderdeel kun je een categorie van threads selecteren, filteren op status, zoeken naar een specifieke thread, een nieuwe thread starten en de status van elke thread wijzigen.
In het chatgedeelte zie je de geschiedenis van berichten voor de geselecteerde thread. In dit gedeelte schrijf en verstuur je ook nieuwe berichten.
Het detailsgedeelte, dat je kunt in- en uitklappen, toont alle relevante informatie over het lid, de smartlist of de les waarmee je een gesprek voert.
Een nieuwe thread starten
Om vanuit de inbox een nieuwe thread te starten, klik je op de potloodknop. Het gedrag hangt af van welke categorie threads is geselecteerd: leden, smartlists of lessen.
Een thread starten met een lid
Er verschijnt een pop-up met een zoekbalk. Gebruik deze om het lid te selecteren met wie je wilt communiceren: je kunt leden opzoeken op voornaam, achternaam, email of telefoonnummer.
Een thread starten met een smartlist
Er verschijnt een pop-up met een selectie van bestaande smartlists. Er is ook een optie om een nieuwe smartlist aan te maken.
Een thread starten met een les
Je wordt doorgestuurd naar een agendaweergave. Navigeer door deze agenda om de gewenste les te selecteren.
Acties op threads
Je kunt de status van een thread wijzigen door op de knop '...' op een threaditem te klikken. Er zijn 4 opties beschikbaar:
Markeren als gelezen
Toevoegen aan favorieten
Dempen
Archiveren
Een thread markeren als ongelezen
Deze optie is alleen beschikbaar voor threads die al zijn gelezen. Dit is handig als je jezelf eraan wilt herinneren om deze thread later te lezen.
Wanneer een thread als ongelezen wordt gemarkeerd, wordt het laatste bericht als ongelezen behandeld en toont het threaditem een rode chip met 1 als aantal ongelezen berichten.
Een thread toevoegen aan favorieten
Een favoriete thread heeft een ⭐-icoon aan de rechterkant van het threaditem. Dit icoon verschijnt ook in de chatheader, na de naam van het contact.
Een favoriete thread verschijnt altijd bovenaan de lijst. Als er meerdere favorieten zijn om weer te geven, worden eerst de favorieten gesorteerd op tijd sinds het laatste bericht, en daarna worden de niet-favorieten weergegeven, eveneens gesorteerd op tijd.
Je kunt de threads filteren om alleen favoriete threads weer te geven, zie hieronder.
Je kunt de thread uit je favorieten verwijderen door op de knop '...' op het threaditem te klikken en de optie 'Verwijderen als favoriet' te selecteren.
Een thread dempen
Een gedempte thread toont een 🔕-icoon op het threadicoon en in de chatheader, na de naam van het contact.
Wanneer nieuwe berichten worden ontvangen in een gedempte thread, wordt het aantal ongelezen berichten op het threaditem weergegeven in een grijze cirkel in plaats van een rode. Belangrijker nog: nieuw ontvangen berichten werken de datum van het laatste bericht voor deze thread niet bij, waardoor de thread niet naar boven in de lijst wordt verplaatst. Gedempte threads verschuiven geleidelijk naar het einde van de threadlijst, terwijl andere actieve threads naar boven verschuiven. Als je echter berichten leest of verstuurt in een gedempte thread, wordt de datum van het laatste bericht wel bijgewerkt.
Je kunt de threads filteren om alleen gedempte threads weer te geven, zie hieronder.
Je kunt het dempen van de thread ongedaan maken door op de knop '...' op het threaditem te klikken en de optie 'Dempen opheffen' te selecteren.
Een thread archiveren
Een gearchiveerde thread verdwijnt uit het tabblad Threads, zelfs als je ernaar zoekt met het tabblad Zoeken.
De chatberichten worden echter niet verwijderd. Je kunt de threads filteren om alleen 'Gearchiveerde' threads weer te geven, zie hieronder.
Er zijn verschillende manieren om een gearchiveerde chat te herstellen:
door te filteren op gearchiveerde threads om bij de thread te komen, en vervolgens op de knop '...' op het threaditem te klikken en de optie 'Herstellen' te selecteren
door een nieuw bericht in de thread te ontvangen of te versturen
Threads filteren en doorzoeken
Filteren op categorie
Je kunt kiezen tussen Leden, Smartlists en Lessen.
Filteren op status
Er zijn 5 opties voor het filteren op status.
Zoekbalk
Met deze zoekbalk kun je zoeken op naam, email en telefoonnummer voor leden, en op naam voor smartlists of lessen.
Detailsgedeelte
Het detailsgedeelte kan worden in- en uitgeklapt. Je kunt het gedeelte uitklappen door op de knop te klikken.
Je kunt de details sluiten als je dat wilt.
Detailstab voor leden
De informatie die voor leden wordt weergegeven is zeer volledig en toont het meeste van wat op het algemene tabblad van een ledenpagina te vinden is.
Telefoonnummer en email
Aanmeldingsdatum
Geboortedatum
Lid-ID
Barcodenummer met een knop om de barcode zelf weer te geven
Adres
Noodcontactgegevens
Tags
Accounttegoed van de klant
Aantal onbetaalde facturen
Aantal documenten
Aantal notities
Een knop kan je doorsturen naar de ledenprofielpagina.
Detailstab voor smartlists
De details voor smartlists zijn:
Het huidige aantal leden in de smartlist
Het type filters dat op de smartlist is toegepast
De beschrijving, indien aanwezig
Een knop kan je doorsturen naar de smartlistpagina.
Detailstab voor lessen
De weergegeven informatie is vergelijkbaar met de lesdetails die je ziet op de agendapagina van de backoffice.
Boekingen, bezettingsgraad en wachtlijst
Niveau
Of de les online is
Datum en tijd
Foto en naam van de docent
Ruimte en adres
Een knop kan je doorsturen naar de lesdetails.
