Wat is Wellhub?
Wellhub is een platform waarmee leden toegang hebben tot duizenden sport- en welzijnsvoorzieningen. Met de bsport <> Wellhub-integratie kun je de zichtbaarheid van je studio vergroten door deze zichtbaar te maken voor een groot netwerk van potentiële leden.
Door te integreren met Wellhub, open je de deuren van je studio voor nieuwe leden en help je je bedrijf te laten groeien!
📹 Een videotutorial is ook beschikbaar onderaan dit artikel ⬇️
Hoe de Wellhub-integratie in te stellen
Herzie je huidige proces: als je eerder een tijdelijke oplossing gebruikte om met Wellhub te werken, moet je je huidige proces aanpassen.
Bijvoorbeeld, als je Wellhub-leden vroeger vroeg om via het bsport-platform te boeken en je hen gratis toegangspassen gaf, moet je de eerdere instructies bewerken en stoppen met het verstrekken van die gratis toegangspassen: Wellhub-leden moeten via Wellhub boeken, en de integratie zal ze automatisch boeken op bsport en hen speciale toegangspassen verstrekken.
Als je eerder sessies handmatig hebt aangemaakt op het Partnerportaal van Wellhub:
controleer voordat je de integratie instelt of er sessies zijn die handmatig zijn aangemaakt en overlappen met de sessies die op bsport zijn ingepland.
Als er duplicaten bestaan, moet je mogelijk de handmatig aangemaakte sessies verwijderen, omdat de bsport-integratie ze automatisch opnieuw zal toevoegen.
Als je eerder een integratie van een andere provider hebt gebruikt: je moet de ontkoppeling van de vorige provider aanvragen voordat je de bsport-integratie instelt. Sessies in de komende 2 weken worden door de vorige integratie verwijderd en opnieuw aangemaakt door de nieuwe integratie, dus anticipeer erop dat toekomstige boekingen tijdens dit proces geannuleerd zullen worden.
Stap 1: Activeer de Upsell
Navigeer naar Instellingen > bsport-abonnement om de Wellhub upsell in te schakelen.
Stap 2: Configuratie op het Wellhub Partnerportaal
Als je nieuw bent bij Wellhub, neem dan contact met hen op om hen te informeren dat je geïntegreerd wilt worden en toegang wilt krijgen tot je Partnerportaal.
Als je Wellhub al gebruikt, log dan in op je Wellhub Partnerportaal op https://partners.gympass.com/.
Ga naar Integraties.
Voor elke locatie die je wilt verbinden, vraag de integratie met bsport aan. Selecteer bsport als het beheersysteem en klik op "Vraag integratie aan."
Het volgende bericht wordt weergegeven:
Nu is alles klaar aan de Wellhub-zijde.
Je kunt nu naar je bsport-backoffice gaan om de integratie volledig te voltooien.
Stap 3: Configuratie op de bsport Backoffice
In de bsport Backoffice, navigeer naar Instellingen > Partnerschap.
Voor elke locatie die je wilt verbinden, voer de Unit ID in en selecteer de bijbehorende bsport-vestiging(en). Let op: "locatie" en "unit" worden in deze context door elkaar gebruikt. Je kunt de Unit ID vinden in het Wellhub Partnerportaal > Home door op de sectie "Unit ID" te klikken.
Ga terug naar het Wellhub Partnerportaal > Integraties om te bevestigen dat de integratie actief is.
Je integratie is nu klaar! Sessies zouden onmiddellijk op Wellhub moeten verschijnen.
Hoe de integratie werkt:
Sessies
Wanneer je een sessie aanmaakt op bsport, wordt deze automatisch gepubliceerd op Wellhub.
Wanneer je sessies op bsport bewerkt of annuleert, wordt dit weerspiegeld op Wellhub.
De synchronisatie gebeurt in real-time.
Let op: sessies die op bsport zijn aangemaakt, verschijnen niet op het Wellhub Partnerportaal, maar zijn zichtbaar voor leden op de Wellhub-app.
Boekingen
Boekingen van Wellhub-leden worden automatisch geaccepteerd, en Wellhub-gebruikers moeten dezelfde boekingsvensterregels volgen als je andere leden.
De enige situatie waarin een Wellhub-boeking kan worden geweigerd, is als de laatste plek vlak voor de boekingsaanvraag van Wellhub al is ingenomen.
Voor elke boeking ontvangt het lid een speciale pas genaamd "Wellhub" met 0 credits.
Voor eerste boekingen bij je studio wordt er een nieuw ledenaccount aangemaakt met de voornaam, achternaam, e-mail en telefoonnummer van het lid.
Inchecken
Zorg ervoor dat Wellhub-leden het incheckproces voltooien wanneer ze bij je studio aankomen.
Boeken via Wellhub is vereist: een incheck zonder boeking wordt niet gevalideerd.
Een incheck die niet gevalideerd is, wordt mogelijk niet vergoed door Wellhub.
Wellhub-leden moeten inchecken via de Wellhub-app bij aankomst in je studio, en bsport valideert automatisch de incheck en markeert ze als aanwezig in je Backoffice.
Je kunt verifiëren of de incheck succesvol was door te kijken of het lid als aanwezig is gemarkeerd in de lijst met boekingen, en hun pas is genaamd "Wellhub".
Wellhub heeft een “geen late incheck”-beleid, wat betekent dat Wellhub-leden die inchecken op de app nadat hun sessie is begonnen, niet als aanwezig in bsport zullen worden gemarkeerd en de incheck niet zal worden gevalideerd.
💡 Voor online sessies worden leden automatisch ingecheckt wanneer ze de livestream via de Wellhub-app betreden.
Belangrijke notities:
Spot Scheduling: Als je sessie gebruik maakt van spot scheduling, worden Wellhub-leden automatisch een plek toegewezen in plaats van deze zelf te kiezen.
Late annuleringen: Het annuleringsbeleid dat je hebt ingesteld in bsport voor elke activiteit is van toepassing op Wellhub-boekingen, maar alleen als het minder dan of gelijk aan 24 uur is. Als je annuleringsbeleid deze periode overschrijdt, zullen annuleringen van Wellhub die meer dan 24 uur voor de sessie plaatsvinden, niet als laat worden beschouwd.
Maximale duur: Sessies die op Wellhub worden vermeld, mogen niet langer dan 200 minuten duren. Als je langere sessies maakt op bsport, worden ze op Wellhub weergegeven als zijnde 200 minuten.
Groepssessies: Terwijl workshop-sessies gesynchroniseerd worden met Wellhub, worden groepssessies niet gesynchroniseerd.
Wat betreft Wellhub-producten:
In je contract met Wellhub wordt de beschikbaarheid van je sessies (on-site of online) en hun toegankelijkheid voor Wellhub-gebruikersplannen bepaald door je Wellhub-producten. Je kunt je producten bekijken door naar het Wellhub Partnerportaal > Partnerschap te gaan.
Op basis van hoe je Wellhub-producten zijn geconfigureerd, houd het volgende in gedachten:
Alleen 1 on-site product: Je kunt geen online sessies maken op Wellhub. Online sessies die in bsport zijn aangemaakt, worden niet gesynchroniseerd met Wellhub.
Alleen 1 virtueel product: Je kunt geen on-site sessies maken op Wellhub. On-site sessies die in bsport zijn aangemaakt, worden niet gesynchroniseerd met Wellhub.
1 virtueel en 1 on-site product: Zowel on-site als online sessies kunnen worden aangemaakt op Wellhub. Het systeem selecteert automatisch het juiste product (on-site voor on-site sessies, virtueel voor online sessies).
Meerdere on-site of virtuele producten: Je wordt gevraagd om het juiste product te selecteren voor elke sessie die je plant.