Mit Butlerapp besteht die Möglichkeit, dein Teams-Konto zu verknüpfen und automatisch Meetings für deine Angebote zu erstellen.
Bitte beachte, dass die Schnittstelle zu Microsoft Teams nur mit Unternehmenskonten kompatibel ist.
Du hast zwei Möglichkeiten, Online-Meetings für deine Angebote zu erstellen:
1. Teams-Besprechung
2. Teams-Webinar
Um eine Teams-Besprechung automatisch zu generieren, gehe wie folgt vor:
Schritt 1 - Butlerapp-Account mit Microsoft Teams verknüpfen:
1. Gehe im linken Seitenmenü auf "Einstellungen" → "Video Communication Services":
2. Wähle "Teams Meeting" aus:
3. Klicke auf "Authentifizieren" und melde dich mit deinem Admin-Konto bei Microsoft Teams an:
Schritt 2 - Passe die Einstellungen in deinen Angeboten an, die automatisch ein Meeting erstellen:
Wähle "Teams Meeting" im Feld "Video Communication Services" aus:
Schritt 3 - Automatisierung für Meeting-Erstellung:
Erstelle eine Automatisierung, die zum gewünschten Zeitpunkt automatisch eine Teams-Besprechung generiert und den entsprechenden Teilnahme-Link an die Teilnehmer versendet. Füge die Abbruchbedingung "Buchung ist storniert" hinzu:
Schritt 4 - Nachrichtenvorlage anpassen:
1. Gehe zum Bereich "Nachrichtenvorlagen" in Butlerapp und passe den entsprechenden E-Mail-Text für Teams-Meetings nach deinen Bedürfnissen an.
Wie du Nachrichtenvorlagen ändern kannst, lies im folgenden → hier.
2. Verwende dabei folgenden Platzhalter {webconferenceAppointmentList}, der die Teams-Besprechung automatisch erstellt und den Link zum Meeting verschickt.
Wann wird die Besprechung in Teams erstellt?
Die Teams-Besprechung wird automatisch zu dem Zeitpunkt angelegt, den du zuvor in deinen Automatisierungen festgelegt hast.
Alternativ kannst du jederzeit manuell ein Meeting erstellen, indem du direkt im Angebot auf den Button „Meeting generieren“ klickst.
Die Teams-Besprechung wird automatisch zum Kalender in Teams hinzugefügt.
Möchtest du für deine Angebote ein Teams-Webinar erstellen, gehe dabei wie folgt vor:
Schritt 1 - Butlerapp-Account mit Microsoft Teams verknüpfen:
1. Gehe im linken Seitenmenü auf "Einstellungen" → "Video Communication Services" und wähle "Teams Webinar" aus:
2. Klicke auf "Authentifizieren" und melde dich mit deinem Admin-Konto bei Microsoft Teams an.
Schritt 2 - Mitarbeiter in Butlerapp anlegen:
Öffne in Butlerapp den Bereich "Mitarbeiter" und füge die Referenten hinzu, für die Teams-Webinare generiert werden sollen (mehr Informationen dazu hier).
Schritt 3 - Passe die Einstellungen in deinen Angeboten an:
1. Wähle "Teams Webinar" im Feld "Video Communication Services" aus.
2. Weise diesem Angebot einen Trainer oder Referenten zu, den du zuvor hinzugefügt hast:
3. Sobald alle Einstellungen im Angebot vorgenommen wurden, kannst du das Webinar über den Button „Meeting generieren“ oben rechts erstellen. Das Teams-Webinar wird automatisch zum Kalender in Teams hinzugefügt:
Wie erhalten die Teilnehmer den Link zum Webinar?
Teilnehmer, die einen Kurs gebucht haben, werden automatisch für das Webinar in Microsoft Teams registriert und erhalten direkt von Teams eine Benachrichtigung mit einem Webinar-Link.
Falls ein Teilnehmer seine Buchung storniert, wird auch seine Registrierung im entsprechenden Teams-Webinar automatisch aufgehoben.
✅ Fertig!