Mit Butlerapp hast du die Möglichkeit, dein Webex-Konto zu verbinden, um automatisch Meetings für deine Angebote zu erstellen. Folge dafür den nächsten Schritten:
Schritt 1 – Butlerapp mit Webex verknüpfen:
1. Gehe im Menü zu Einstellungen → Video Communication Services → Webex.
2. Klicke auf Authentifizieren und melde dich mit deinem Webex-Admin-Account an.
Schritt 2 – Mitarbeiter in Butlerapp hinzufügen:
Öffne in Butlerapp den Bereich Mitarbeiter und füge die Nutzer hinzu, für die Webex-Meetings generiert werden sollen (mehr Informationen dazu hier).
Bitte beachte, dass die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in Webex und Butlerapp gleich sein müssen.
Schritt 3 – Aktualisiere die Einstellungen in Angeboten, die automatisch ein Meeting generieren:
1. Wähle im jeweiligen Angebot unter Video Communication Services die Option Webex.
2. Ordne diesem Angebot einen Trainer oder Dozenten zu, den du im vorherigen Schritt hinzugefügt hast.
Schritt 4 – Automatisierung für Meeting-Erstellung und Versand der Zugangsdaten:
Richte eine passende Automatisierung ein, die zum gewünschten Zeitpunkt automatisch das Meeting erstellt und die Teilnehmer benachrichtigt:
Schritt 5 – Nachrichtenvorlage anpassen:
1. Öffne den Bereich Nachrichtenvorlagen in Butlerapp und passe die entsprechende E-Mail-Vorlage für Webex-Meetings nach deinen individuellen Bedürfnissen an (mehr Informationen zu Nachrichtenvorlagen - >>hier ).
2. Verwende dabei folgende verfügbare Platzhalter:
{meetingUrl} – Link zum Meeting
{meetingPassword} – Passwort zum Meeting
{meetingId} – Meeting-ID.
Wann erfolgt die Meeting-Erstellung in Webex?
Die Webex-Meetings werden automatisch zu dem Zeitpunkt generiert, den du in deinen Automatisierungen eingestellt hast.
Alternativ kannst du ein Meeting jederzeit manuell generieren, indem du im Angebot auf den Button Meeting generieren klickst.
Bitte beachte, dass die Zugangsdaten für das Meeting nur an die Teilnehmer versendet werden. Den Trainer oder Dozent kannst du über den Bereich "Mitarbeiter" oder über Webex benachrichtigen.
✅ Fertig!