Butlerapp ermöglicht es dir, dein Zoom-Konto zu verknüpfen und automatisch Meetings für deine Angebote anzulegen.
Schritt 1 - Butlerapp-Account mit Zoom verknüpfen:
1. Gehe im linken Seitenmenü auf "Einstellungen" → "Online-Konferenztool":
2. Wähle "Zoom" aus:
3. Klicke auf „Authentifizieren“ und logge dich mit deinen Admin-Zugangsdaten bei Zoom ein:
Schritt 2 – Mitarbeiter in Butlerapp hinzufügen:
Gehe in Butlerapp zum Bereich "Mitarbeiter" und füge die Nutzer hinzu, für die Zoom-Meetings generiert werden sollen (mehr Informationen dazu hier).
Bitte beachte, dass die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in Zoom und Butlerapp gleich sein müssen.
Schritt 3 - Ändere die Einstellungen in deinen Angeboten, die automatisch ein Meeting erstellen:
1. Navigiere zum Schritt "Einstellungen":
2. Scrolle nach unten bis zum Bereich „Online-Konferenz planen“, aktiviere dort das Häkchen und wähle „Zoom“ als Online-Konferenztool aus:
3. Ordne diesem Angebot einen der zuvor hinzugefügten Leiter zu:
Schritt 3 - Automatisierung für den Versand des Meetinglinks:
1. Navigiere zum Schritt "Automatisierungen":
2. Lege eine Automatisierung an, die zum gewünschten Zeitpunkt automatisch ein Zoom-Meeting erstellt und den entsprechenden Link an die Teilnehmer verschickt. Füge die Abbruchbedingung "Buchung ist storniert" hinzu:
Schritt 4 – Anpassung der Nachrichtenvorlage:
1. Öffne in der Butlerapp den Bereich „Nachrichtenvorlagen“ und bearbeite dort den passenden E-Mail-Text für deine Zoom-Meetings nach deinen Wünschen. Weitere Informationen dazu, wie du Nachrichtenvorlagen anpassen kannst, findest du → hier.
2. Nutze dabei den Platzhalter {webconferenceAppointmentList}. Dieser sorgt dafür, dass das Meeting automatisch erstellt und der entsprechende Meeting-Link an die Teilnehmer versendet wird.
Wann wird das Zoom-Meeting erstellt?
Das Zoom-Meeting wird automatisch erstellt, sobald du das Online-Konferenztool im Angebot auswählst und speicherst. Den direkten Link findest du oben im blauen Hinweisfeld.
❗ Hinweis: Falls du ein bestehendes Angebot inklusive Zoom-Schnittstelle kopierst, wird das Meeting nicht automatisch generiert. Du kannst es jedoch jederzeit manuell erstellen: Klicke dazu im Angebot einfach auf das Drei-Punkte-Menü und wähle „Meeting generieren“.
Die Zugangsdaten für das Meeting werden von Butlerapp nur an die Teilnehmer versendet. Der Trainer oder Dozent wird von Zoom automatisch benachrichtigt und kann das Meeting in seinen Kalender hinzufügen.
✅ Fertig!