Dein Kunde meldet sich und bittet, ihn zu einem anderen Termin umzubuchen?
Unten wird erklärt, wie du es richtig im Butler machst.
Beim Umbuchen der Kunden stehen dir folgende Optionen zur Auswahl:
Veranstaltungen mit fixem Termin umbuchen
Beim Umbuchen der Veranstaltungen mit fixem Termin stehen dir folgende Optionen zur Auswahl:
Buchung stornieren und Rechnung lassen
1. Öffne die ursprüngliche Buchung, indem du mit der Maus über die entsprechende Buchung fährst und auf den grau gewordenen Hintergrund klickst.
❗Hinweis: Wenn du auf die farblich markierten Links klickst, wirst du auf andere Bereiche weitergeleitet.
💡Tipp: Die Buchung kann entweder aus dem Hauptmenü „Buchungen“ oder aus dem Untermenü von den Hauptbereichen „Angebote“ oder „Kunden“ geöffnet werden.
2. In der geöffneten Buchungskartei des Teilnehmers klicke auf das Feld „Veranstaltung“:
3. Wähle aus der Dropdown-Liste die Veranstaltung, in die der Teilnehmer eingebucht werden soll und speichere die Änderung.
❗Hinweis 1: Der Teilnehmer kann auf diese Weise nur umgebucht werden, wenn der Preis der Veranstaltung identisch bleibt. Andernfalls schau dir den Punkt „Buchung stornieren und Rechnung stornieren“ an.
❗Hinweis 2: Beim Umbuchen in eine andere Veranstaltung wird keine neue Buchungsbestätigung automatisch an den Kunden verschickt. Zum Verschicken der aktuellen Buchungsbestätigung scrolle weiter zum Punkt „Neue Buchungsbestätigung verschicken“.
Neue Buchungsbestätigung verschicken
1. Gehe in die Veranstaltung, in die der Teilnehmer umgebucht wurde.
2. Öffne die neue Buchung des Teilnehmers.
3. Klicke auf den Briefumschlag und wähle die Option „Per E-Mail verschicken an...“
Dabei wird automatisch die aktuelle Buchungsbestätigung ausgewählt.
4. Klicke auf „Per Email verschicken an...“, um die neue Buchungsbestätigung zu versenden.
Buchung stornieren und Rechnung stornieren
1. Stornieren die ursprüngliche Buchung (siehe dazu „Buchungen stornieren“).
2. Storniere die dazugehörige Rechnung (siehe dazu „Rechnungen stornieren“).
3. Geh zum Bereich „Buchungen“.
2. Klick auf „+“.
3. Wähle den zutreffenden Kunden aus dem Kunden-Filter und die richtige Veranstaltung aus und schließe die Buchung ab. Dabei wird automatisch eine neue Buchungsbestätigung und eine neue Rechnung an den Kunden verschickt.
Terminvereinbarungen umbuchen
Bei einer „Terminvereinbarung“ handelt es sich um eine flexible Terminauswahl seitens des Kunden. Die Termine sind im System weder vorgespeichert noch geblockt, solange sie nicht gebucht werden. Die nicht gebuchten Zeitfenster erscheinen im System nicht, was das Umbuchen unmöglich macht.
Bei einer Terminvereinbarung buche den Kunden in das gewünschte Datum ein.
1. Geh zum Bereich „Buchungen“ und klicke auf „+“.
2. Wähle die entsprechende Terminvereinbarung, das neue Datum und die Uhrzeit aus.
3. Schließe die Buchung ab.
Dabei wird eine neue Buchungsbestätigung mit bzw. ohne Rechnung (siehe dazu „Besondere Fälle bei internen Buchungen“) an den Kunden / Teilnehmer verschickt.
✅ Fertig!