Skjöl eru unnin í vinnubók af ritstjórum. Þau fara síðan í samþykktarferli sem lýkur með að skjalið er gefið út og er þá að finna í "Útgefin skjöl". Vinna skjala fer þó alltaf fram í "Vinnubók" og til þess þarf notandinn ritréttindi að vinnubók.
Til að breyta skjali sem er með stöðu útgefið, þarf notandi að opna skjalið í vinnubók, taka skjalið frá og breyta úr stöðu "Útgefið" yfir í "Í vinnslu". Þá er hægt að breyta innihaldi og að vinnu lokinni breyta stöðu aftur yfir í "Fullunnið", en þá hefst samþykktarferli sem lýkur með útgáfu skjals.
Sjá hér stutt myndskeið þar sem farið er yfir þessi skref.