Gæðahandbókin samanstendur af tveimur kerfiseiningum, Skjöl (vinnubók) annars vegar og Útgefin skjöl hins vegar. Öll meðferð og vinnsla skjala, frágangur og ritstýring, fer fram í vinnubók Gæðahandbókarinnar. Staða skjala í kerfinu er gefin til kynna á fjóra mismunandi vegu, þ.e. Í vinnslu, Fullunnið, Útgefið og Hafnað. Þegar skjal hefur verið merkt sem Fullunnið, þá fer það í gegnum samþykktarferli þar sem það er yfirfarið, fínpússað og staðfest áður en það er að lokum gefið út sem gæðaskjal. Ef einhverja annmarka er að finna á skjalinu áður en það er gefið út, þá getur sérhver aðili sem er viðriðinn samþykktarferlið hafnað því og sent það aftur á vinnslustigið. Þegar skjal er svo gefið út kemur það fram í Útgefin skjöl.

Þegar líður að endurskoðun á útgefnu skjali, þá sendir kerfið tölvupóst til áminningar á þá aðila sem valdir voru fyrir endurskoðun. Skjalið er þá yfirfarið í vinnubók, endurútgefið óbreytt ef ekki þarf að gera breytingar (með hækkuðu útgáfunúmeri, sem gefur til kynna að það hafi farið í gegnum endurskoðun) eða breyta stöðunni Í vinnslu, og gera þær breytingar sem þarf. Skjalið er þá merkt aftur sem Fullunnið og samþykktarferlið þannig sett í gang á ný, sem endar með útgáfu.

Hægt að fylgjast með útgefnum skjölum sem þarfnast endurskoðunar eða eru í endurskoðun í sjónarhorninu Eftir stöðu í vinnubókinni og á einnig lesborðinu undir Endurskoðanir ef hakað er við þann valkost.