Áður en skjöl eru útgefin þurfa þau að fara í gegnum samþykktarferli. (Sjá nánar um gerð og notkun forskráðra samþykktarferla hér )
Gerð, samþykkt og útgáfa skjals:
Í stuttu máli er skjal sett í vinnslu, gengið frá innihaldi, viðeigandi samþykktarferli sett fyrir skjalið og stöðu skjals breytt úr "Í vinnslu" í "Fullunnið". Við það fer samþykktarferlið í gang sem lýkur með útgáfu skjals.
Sjá stutt myndband um þessa virkni hér, eða skoðaðu skjáskotin.
Hér er gert ráð fyrir að við séum með opið skjal í vinnubók sem búið er að skrifa og er tilbúið til útgáfu.
1. Þegar skjalið er tilbúið til útgáfu skaltu smella á "Breyta stöðu". Við það fer skjalið í stöðuna "Fullunnið" og hefst þá samþykktarferli.
Þegar skjalið er tilbúið til útgáfu er byrjað á því að setja skjalið í stöðuna "Fullunnið". Við það fer af stað samþykktarferli.
2. Smelltu á "Í lagi". Fyrstu aðilar í ferlinu fá póst um að komið sé að samþykkt, með hlekk í skjalið.
Smelltu á "Í lagi". Fyrstu aðilar í ferlinu fá póst um að komið sé að samþykkt, með hlekk í skjalið.
3. Ef hlekkur er ekki notaður, má m.a. finna "Skjöl sem bíða þinnar samþykktar" á lesborðinu. Smelltu á skjal til að opna.
Ef hlekkur í pósti er ekki notaður, má m.a. finna skjöl sem bíða þinnar samþykktar á lesborðinu. Smelltu á skjal til að opna.
4. Samþykktu skjalið - eða hafnaðu því ef eitthvað er athugavert
Samþykktu skjalið, eða hafnaðu því ef eitthvað er athugavert.
5. Ef þú ert sammála samþykktu þá skjalið með því að smella á "Í lagi"
Ef þú ert sammála smelltu þá á Í lagi
6. Ef þú telur einhverju ábótavant smelltu þá á "Hafna". Skjal fer þá aftur til ritstjórnar til lagfæringar.
Hafnaðu skjalinu ef það þarf að lagfæra eitthvað. Skjal fer þá aftur til ritstjórnar sem tekur tiilit til athugasemda, og setur svo aftur af stað í samþykktarferli.
7. Skráðu ástæðu höfnunar
Skráðu ástæðu þess að þú hafnar skjalinu.
8. Tímalína birtir upplýsingar um samþykktir og höfnun
Sjá má á tímalínu hvernig staðan er á samþykkt eða höfnun
9. Hér má finna nánari skýringu
Hér má svo finna nánari skýringu á höfnun.
10. Í lýsigögnum birtist staða höfnunar, hver hafnaði og hvenær var hafnað
Í lýsigögnum birtist staða, ef höfnun þá hver hafnaði og hvenær.
11. Eftir samþykktir er skjalið tilbúið til útgáfu. Hægt er að gefa út strax eða velja dagsetningu í framtíðinni fyrir útgáfuna.
Eftir samþykktir er skjalið tilbúið til útgáfu. Hægt er að gefa það út strax eða velja dagsetningu þegar það á að gefast út.
12. Ljúktu samþykktarferlinu og gefðu út skjalið með því að smella á "Í lagi"
Smelltu á "í lagi" til að ljúka ferlinu.
