Þegar farið er inn í annað hvort Vinnubók eða Útgefin skjöl, þá má í báðum tilfellum finna fellilista efst á síðunni sem inniheldur þau margvíslegu sjónarhorn sem kerfið býður upp á. Með vali á sjónarhorni geturðu fljótar fundið ákveðin skjöl sem þú vilt skoða, og þau birtast þá í lista fyrir neðan í samræmi við valið.

Eftirfarandi eru lýsingar á þeim sjónarhornum sem í boði eru í Vinnubók.

Að auki má nota filtera eða síur í sjónarhornum fyrir nánari sýn á ákveðna dálka eða gögn, sjá nánar um það í leiðbeiningum fyrir filtera / síur.

Þegar Öll skjöl eru valin, þá færðu yfirlit yfir öll skjöl sem er að finna í kerfinu. Þú getur stjórnað því hversu mörg skjöl birtast á síðunni sem þú ert að skoða, með því að velja fjöldann í fellilista ofarlega hægra megin. Valkostirnir sem þér eru gefnir eru 5, 10, 15 og 25 skjöl.

Þegar Mín skjöl eru valin, þá færðu yfirlit yfir öll þau skjöl sem þú á einhvern hátt ert ábyrgur fyrir eða með í vinnslu.

Hér má sjá skjöl notenda eftir þeim hlutverkum sem þeir hafa í skjölunum. Í fellilistanum til vinstri við skjalalistann er hægt að velja hvert hlutverk fyrir sig eða öll hlutverk. Sé t.d. einhver notandi valinn og síðan valið hlutverkið „Ritstjóri“ þá birtast öll skjöl þar sem viðkomandi notandi er ritstjóri.

Við val á þessi sjónarhorni birtist valkostur til vinstri við skjalalistann til að þrengja valið frekar, hægt er að velja um „Öll“ og „Mín“, þ.e. öll skjöl sem eru tilbúin til útgáfu, eða eingöngu þín. Eins og fram hefur komið, þá eru skjöl aðeins tilbúin til útgáfu þegar samþykktarferlinu er lokið. Þar af leiðandi inniheldur listinn einungis skjöl sem hafa verið samþykkt og bíða þess að vera gefin út. Þessi sía er einkum ætluð fyrir þá aðila sem hafa heimild til að gefa út skjöl, en það eru annað hvort þeir sem titlaðir eru ábyrgðarmenn eða útgefendur. Engir aðrir hafa réttindi til þess að gefa út skjöl.

Hér birtast skjöl sem bíða samþykktar. Listi vinstra megin býður upp á frekara val um að sjá öll skjöl sem bíða samþykktar, eða eingöngu þín.

Í efnisyfirliti er hægt að sjá skjöl Eftir efnisyfirliti og Ferli. Ef ekkert er slegið í leitarsvæðin fyrir neðan þá eru öll skjöl sýnd. Þegar slegið er inn í leitarsvæði þrengist sýn notandans í samræmi við leitina. Með því að ýta á hnappinn Hreinsa leit er sían endurstillt.

Efnisyfirlit og ferli eru skráð í uppsetningu og stillingum kerfisins, en nánar verður farið í það í kafla 7.1.3

Hér birtast skjöl eftir stöðu. Hægt er að velja um skjöl Í vinnslu, Fullunnin, Útgefin eða hefur verið Hafnað.

Hér stendur valið milli mismunandi skjalategunda. Dæmi um skjalategundir eru Stefnuskjöl, Verklagsreglur og Gátlistar. Eins og með efnisyfirlit og ferli, þá eru skjalategundir skráðar í kerfisstillingum svo þetta fer eftir uppsetningu hvers og eins. Farið verður betur í það í kafla 7.1.1.

Ef skjal er byggt á einhverjum ákveðnum staðli, þá er hægt að merkja það með tilvísun í viðkomandi staðal. Ef þú velur að sía skjöl eftir Tilvísun í staðla, þá færðu yfirlit yfir öll skjöl í kerfinu sem tengjast stöðlum á einhvern hátt. Í fellilista í vinstra horni er val milli ákveðinna staðla sem birta þá skjöl tengd þeim og einnig leitarstika til frekari síunar.

Þegar gæðaúttektir eru framkvæmdar hjá fyrirtækjum, þá er oft verið að athuga hvort ekki sé verið að uppfylla kröfur og framfylgja stöðlum. Þá getur komið sér vel að styðjast við þetta sjónarhorn til að finna skjöl sem tengjast þeim stöðlum sem verið er að taka út.

Ef skjal er byggt á einhverjum ákveðnum lögum eða reglugerðum, þá er hægt að setja inn tilvísun í viðkomandi ákvæði eða lagagrein. Við val á sjónarhorninu Tilvísun í lög og reglur, fæst yfirlit yfir öll skjöl í kerfinu sem tengjast lögum og reglugerðum á einhvern hátt. Í fellilista í vinstra horni er val milli ákveðinna laga og reglugerða sem birta þá skjöl tengd þeim og einnig leitarstika til frekari síunar. Gott getur verið að styðjast við þetta sjónarhorn þegar sýna þarf fram á að fyrirtækið hlíti kröfum og framfylgi lögum er varða til dæmis persónuvernd, en GDPR reglugerðin er einmitt innbyggð í kerfið. Einnig getur verið hentugt að finna skjöl sem rituð eru í samræmi við einhvern lagabálk sem síðan er breytt. Þá kemur sér vel að geta yfirfarið þau skjöl sem eru merkt með tilheyrandi tilvísunarnúmeri og gert nauðsynlegar breytingar.

Kerfið hefur að geyma innbyggða virkni fyrir rekjanleika, og hér má finna allar Eldri útgáfur skjala. Oftar en ekki eru skjöl endurskoðuð reglulega og endurútgefin og eru allar útgáfur vistaðar í kerfinu. Milliútgáfur, eða réttara sagt vinnubókarútgáfur skjala eru ekki vistaðar hérna.

Í þessu sjónarhorni birtist listi yfir þau skjöl sem hafa deilanlega hlekki. Með öðrum orðum, ef notandi hefur búið til deilanlegan hlekk fyrir eitthvert ákveðið skjal, þá birtist það skjal hér í lista.

Ef einhverja annmarka er að finna á útgefnu skjali, þá geta notendur lagt fram breytingatillögu með hugmynd að endurbótum. Í þessu sjónarhorni þá færðu öll skjöl sem innihalda einhverjar breytingatillögur.

Sjónarhornið birtir öll skjöl með möguleika að aðskilja útgefin skjöl sem eru aðgengileg almenningi og þau sem eru það ekki.

Ef skjal er ekki aðgengilegt almenningi hefur verið hakað við reitinn „Þetta skjal verður ekki sýnilegt almenningi“ í aðgangsflipa skjalsins.