// English below

Við viljum vekja athygli á að við höfum bætt við nýrri skilyrtri stöðu í úttektarferlið, Úttekt fullunnin - í samþykktarferli. Fyrir nýjar úttektir bætist þessi staða í ferlið og ekki er hægt að sleppa henni. Athugið að þessi nýja staða hefur ekki áhrif á úttektir sem eru í vinnslu nú þegar og ekki ef sótt eru eldri úttektarsniðmát.

Einnig verða nú aðilar að úttekt að fylgja fyrirfram ákveðinni samþykktaröð, þ.e. geta ekki samþykkt fyrr en röðin kemur að þeim í ferlinu.

Hér má skoða kennslumyndband þar sem fjallað er um samþykktarferli í úttektum.

Kaflar:

00:00 - Undirbúningur - stillingar

01:36 - Undirbúningur - úttektarsniðmát

03:09 - Undirbúningur hlutverk

05:06 - Úttekt búin til

09:42 - Hlutverkin

10:53 - Heimildir notenda í úttektum

11:58 - Staða: úttekt í vinnslu

12:30 - Úttektarmenn/aðilar sinna úttekt

13:40 - Úttekt lokið - í samþykktarferli

15:50 - Loka úttekt og búa til afrit

Ferlið er rakið stuttlega hér að neðan en áður langar okkur að benda á úttektasniðmátin í CCQ sem geta auðveldað og flýtt fyrir gerð nýrra skjala, ásamt því að skapa samræmi milli skjala. Með því að vinna með úttektarsniðmát einfaldar það okkur að skrá nýja úttekt. Til að búa til eða skoða úttektarsniðmát er farið í Valmynd -> Úttektarsniðmát

Þegar við stofnum nýja úttekt eða nýtt úttektarsniðmát birtist nú ný staða: Úttekt fullunnin - í samþykktarferli. Þetta er sjálfgefinn skilyrtur reitur alveg eins og Úttekt á áætlun, Úttekt í vinnslu og Úttekt lokið. Hægt er að hafa flóknari útfærslu og velja fleiri stöður en skilyrtum stöðum sem þegar eru forvaldar megum við ekki sleppa.

Um leið og ýtt er á nýtt skjal er möguleiki að sækja strax okkar úttektarsniðmát. Í fyrri útgáfum þurfti að skrá öll skilyrt svæði fyrst og vista, áður en hægt var að sækja sniðmátið.

Um leið og úttekt er vistuð fær hún stöðuna Úttekt á áætlun.

Þegar stöðunni er breytt úr Úttekt á áætlun í Úttekt í vinnslu sendir kerfið tölvupóst til ábyrgðaraðila, úttektaraðila og úttektarstjóra með skilaboðum um að það sé kominn tími á úttekt ásamt hlekk í úttektina.

Áður og hægt er að samþykkja og ljúka úttekt þurfa öll frávik (ef skráð) að hafa stöðuna lokið. Að því búnu er hægt að hefja samþykktarferli.

Það er gert með því að ýta á takkann Hefja samþykktarferli sem er sýnilegur hægra megin skjalinu, undir reitnum Niðurstöður og athugasemdir.

Staða úttektar fer þá sjálfkrafa í Úttekt fullunnin – í samþykktarferli og kerfið sendir tölvupóst til þess ábyrgðaraðila sem er fyrstur í röðinni í að samþykkja úttekt. Þegar ábyrgðaraðilar eru búnir að samþykkja sendir kerfið tölvupóst til fyrsta skráða úttektaraðila og við samþykktir fara póstsendingar síðan af kolli á koll eftir ferlinu og síðastur í röðinni er úttektarstjóri.

Þegar úttektarstjóri samþykkir úttekt fær hann val um að búa til afrit ef endurtaka á úttekt að einhverjum tíma liðnum, sem kerfið stofnar þá með tilheyrandi skjölum en reitir fyrir umfang úttektar, niðurstöður og athugasemdir eru auðir.

Stöðunni á úttektinni er þá sjálfvirkt breytt í Lokið og ekki er hægt að breyta henni nema úttektin sé enduropnuð.

Aðgangi að reitunum Umfang úttektar og Niðurstöður og athugasemdir hefur verið breytt þannig að ábyrgðaraðili og þátttakendur mega einungis lesa en ekki breyta.

[ENGLISH]

There is a new status (step) to the audit process: Audit completed – in approval process. For new audits, this step is obligatory and cannot be skipped.

Note that it does not affect existing audits that are already in approval process.

Also, the approval parties in an audit must now follow a predetermined sequence of approvals and cannot approve until it is their turn in the process.

Audit templates can facilitate and speed up the creation of new documents, as well as creating consistency between documents. To create or view an audit template, go to Menu -> Audit Templates
​

When we create a new audit or a new audit template, the new status is now visible and pre-checked in the template: Audit completed - in approval process. This is an obligatory step in the process, just like Audit on schedule, Audit in progress and Audit closed and these four cannot be un-checked.

In previous versions, some obligatory fields had to be filled and the audit saved before a template could be applied. Now you can add a template to a new unsaved audit.

When the audit is saved, it gets the status Audit on schedule.

When the status is changed from Audit on schedule to Audit in progress, the system sends an e-mail to the responsible persons, the auditors and the lead auditor with a message that it is time for an audit, along with a link to the audit.

Before an audit can be approved and completed, all non-conformities (if recorded) must have the status closed. After that, the approval process can be started.

This is done by pressing the Start approval process button that is visible on the right side of the document, under the Conclusions and comments field.

The audit status then automatically goes to Audit completed - in approval process and the system sends an e-mail to the responsible person who is the first in line to approve an audit. When the responsible parties have approved, the system sends an e-mail to the first registered auditor, and when approved, an e-mail is sent to next in line, depending on the process, and the last in line is the lead auditor.

When approving an audit, the lead auditor is given the choice to create a copy if the audit is to be repeated at a later time. In that case the system creates a copy with the associated documents, but the fields for the scope of the audit, results and comments are empty.

The status of the audit is then automatically changed to Audit closed and cannot be changed unless the audit is reopened.

The permissions for fields Audit scope and Conclusions and comments have been changed so that the responsible person and participants can view the content but not change it.