Раздел «Задачи» — это полноценный таск-менеджер, предоставляющий широкие возможности по работе с задачами. Кроме того, существует три типа задач, с помощью которых вы можете отслеживать устранение нарушений.
Раздел разбит на три основные вкладки:
Задачи — содержит список всех задач, созданных в CheckOffice
Категории задач — создание категорий задач для удобства фильтрации
Автозадачи — функционал позволяет создавать задачи в автоматическом режиме при выполнении проверок
Помимо автоматических задач, в сервисе существуют 2 типа задач:
Назначение задач из отчета по проверке — при просмотре отчета по проверке вы можете в один клик назначить задачу ответственному сотруднику, который получит «вырезку» из проверки с комментарием и прикрепленными медиафайлами, а также система отобразит, на каком объекте необходимо работать над выполнением задачи.
Ручное добавление (автономные задачи) — позволяет назначать задачи любому сотруднику без привязки к проверкам.
На вкладке Задачи располагаются следующие фильтры-вкладки:
Мои задачи — задачи, назначенные на вас
Назначенные мной — задачи, назначенные вами
С моим участием — задачи, в которых вы числитесь участником (наблюдателем)
В моей ЗО — задачи, назначенные на объекты проверок, входящие в вашу «Зону ответственности» (где ответственными за выполнение являются другие пользователи)
Каждая вкладка группируется по статусам:
В работе — задача принята в работу исполнителем
Не принято — задача назначена исполнителю, но он еще не принял ее к исполнению
На проверке — задача выполнена исполнителем и отправлена постановщику задачи на проверку
Завершенные — результат задачи принят постановщиком, задача закрыта
Отмененные — задача отменена по каким-либо причинам
В списке задач доступна следующая информация:
ID — № задачи
Наименование задачи
Приоритет задачи — низкий, высокий, средний или без приоритета
Статус — В работе, Не принято, На проверке, Выполнено, Отменено, Просрочено
Категория
Дата и время крайнего срока выполнения
Ответственный — исполнитель задачи
Назначил — постановщик задачи
Объект проверок
Дата и время назначения задачи
Приоритеты
Приоритеты служат для визуальной приоритизации задач в соответствии с их условной значимостью.
Доступные приоритеты:
Без приоритета
Низкий
Средний
Высокий
В Фильтре доступен параметр Приоритет, позволяющий отсортировать задачи по приоритетам.
Для поиска задач доступны следующие фильтры:
ID — номер задачи
Дата назначения
Дата крайнего срока
Приоритет
Ответственные
Группы ответственных
Назначили
Группы назначивших
Объекты
Входит в группы объектов
Категории
Ответственные за объект
Действия с задачами
В списке задач напротив каждой задачи в столбце Действия находится контекстное меню с возможностью перейти к просмотру, редактированию, отмене или удалению задачи (и ее делегированию — в зависимости от статуса задачи):
Если вы случайно отменили задачу, можно вернуть ее в работу. Перейдите на вкладку «Отмененные» > нажмите на кнопку «:» в столбце Действия напротив интересующей вас задачи > Восстановить. Задача будет вновь в том же статусе, из которого она была отменена.
Есть возможность массово изменить ответственного в задачах. Для этого отметьте «галочками» задачи, которые необходимо делегировать. Внизу экрана появится область с кнопками Делегировать, Отменить, Удалить и Изменить статус. Выберите Делегировать:
Подсмотреть
Если задача была создана из пункта проверки, и к пункту содержатся фото, есть возможность увидеть их, не заходя в задачу. Воспользуйтесь кнопкой «Подсмотреть».
Другие действия с задачами
Для эффективной работы с задачами предусмотрены: быстрый поиск по названию задачи, кнопка создания задач «+» (включая возможность массового назначения задач), кнопка экспорта задач «⋮» с возможностью перехода в Центр экспорта и фильтры.
Открываем задачу. Если задача была назначена с привязкой к пункту проверки, данная информация будет зафиксирована: отобразится номер проверки с возможностью перейти в отчет по данной проверке, и пункт, из которого была назначена задача.
Ниже отображаются медиа и файлы, добавленные в задачу:
С помощью кнопки «Делегировать» вы можете назначить ответственным за выполнение задачи другого пользователя.
Примечание: делегирование задач позволяет делегировать поставленные задачи пользователям, при этом сотрудник, делегирующий задачу, остается в курсе всех изменений и может участвовать в обсуждении процесса выполнения задачи.
Эта функция очень удобна, если исполнитель уходит на больничный или в отпуск, а выполнение задачи не терпит отлагательства
Чтобы взять задачу в работу, нажмите на соответствующую кнопку: «Принять задачу».
Если есть необходимость, добавьте наблюдателей — они будут в курсе всех изменений по задаче, но не смогут изменить ее статус.
Возможность обсуждения задач
Сервис сохраняет историю изменений в задачах, а именно:
дату и время постановки задачи
изменение статуса задачи
время постановки на паузу или возвращения в работу
прикрепленные к задаче файлы
комментарии
Наличие этих элементов позволяет не только восстановить ход задачи, но и максимально объективно оценить процесс и принять меры для повышения эффективности при необходимости.
Редактирование комментария в задаче
Любой комментарий можно отредактировать или удалить. Пользователи могут редактировать или удалять комментарии в течение 1 часа, Администраторы — в любое время.
Редактирование: наводим курсор на оставленный комментарий > (1) нажимаем появившуюся кнопку «⋮» > (2) выбираем Редактировать > (3) редактируем комментарий в текстовом поле > (4) кликаем на кнопку «Отправить»
(5) Опционально: кликнув на иконку с изображением корзины, мы можем отменить изменения, внесенные во время редактирования
Удаление: наводим курсор на оставленный комментарий > нажимаем на кнопку «⋮» > выбираем Удалить (после удаления комментария вы можете его восстановить)
Также вы можете при необходимости удалять прикрепленные файлы (фотографии, документы и т.д.).
Завершение задачи
После принятия задачи в работу вы можете воспользоваться следующими функциями: Делегировать, Отсрочить (перенос срока выполнения задачи с указанием причины), Печать и Редактировать.
Для завершения задачи нажимаем кнопку «Выполнено», после чего задача передается постановщику, который может как «Принять результат», так и «Вернуть в работу» данную задачу.
Подробнее о том, как создать задачу, как настроить автозадачи и создать задачи из отчета по проверке, вы можете почитать в соответствующих статьях.