A recepção é, muitas vezes, o coração financeiro da clínica. É ali que o paciente paga, que o atendimento é faturado, que o dinheiro entra no caixa e que as pendências ganham (ou não) um destino. Quando essa rotina é feita com método, a clínica ganha clareza sobre o que entrou, o que saiu e o que ainda está por vir. Quando não é, pequenas falhas de lançamento se acumulam e viram divergências difíceis de rastrear no fim do mês.
Este guia foi pensado para quem está na linha de frente da operação. Ele reúne, em ordem de prioridade, as três rotinas financeiras que mais fazem diferença no dia a dia:
Lançamento de recebimentos e despesas
Fechamento diário de caixa
Contas a pagar e a receber
Para cada uma, você vai encontrar o objetivo da rotina, o caminho no sistema, um passo a passo e boas práticas. No final, há um checklist para imprimir.
Visão geral: a rotina em uma olhada
Prioridade | Rotina | O que fazer | Onde fazer no sistema |
1ª | Lançamentos de recebimentos e despesas | Registrar valores recebidos, formas de pagamento e despesas, mantendo tudo atualizado | Financeiro > Operações > Pagar e Receber |
2ª | Fechamento diário de caixa | Conferir atendimentos, valores registrados e recebimentos em dinheiro, PIX e cartão; identificar divergências | Caixa > Abertura e Fechamento |
3ª | Contas a pagar e a receber | Organizar pendências, registrar pagamentos e recebimentos e dar baixa quando efetivados | Caixa > Pagar e Receber |
Por que esta rotina vem primeiro
Todo o restante da rotina financeira depende da qualidade dos lançamentos. Se o valor, a forma de pagamento ou a despesa não foram registrados corretamente, o caixa não fecha, as pendências ficam erradas e os relatórios deixam de refletir a realidade da clínica.
✅O objetivo é simples: registrar corretamente os valores recebidos, as formas de pagamento e as despesas, mantendo as informações sempre atualizadas no sistema.
Onde encontrar
O módulo Pagar e Receber concentra todos os faturamentos pendentes da clínica, ou seja, tudo o que há para receber e tudo o que há para pagar.
Para acessá-lo: Financeiro > Operações > Pagar e Receber
A cada consulta, o sistema contabiliza o total de receitas, o total de despesas e o resultado da soma de ambos, oferecendo uma visão geral do período pesquisado. Com os filtros, é possível analisar pendências por situação ou por cliente/fornecedor.
Como lançar uma nova conta manualmente
Um faturamento também pode ser gerado manualmente, a partir do lançamento de uma nova conta:
Na tela de Pagar e Receber, clique em Adicionar nova conta;
Na página de lançamento, preencha os dados da conta;
Se o cliente ou fornecedor ainda não estiver cadastrado, use a opção que aparece logo abaixo do campo de clientes/fornecedores para cadastrá-lo na hora, sem sair do lançamento;
Salve o lançamento.
Recursos úteis na tela de lançamento
Na mesma tela, você pode:
Configurar o lançamento como recorrente, útil para despesas que se repetem, como aluguel, internet ou mensalidades de serviços;
Parcelar a conta que está sendo lançada;
Gerar um link de pagamento para enviar ao paciente.
E se precisar estornar um lançamento?
Erros acontecem, e o sistema prevê o caminho para corrigi-los:
Acesse o menu Movimentações financeiras;
Localize o lançamento e clique no botão Opções;
Informe o motivo do estorno;
Clique em Salvar.
Registrar o motivo com clareza ajuda quem for consultar o histórico depois, inclusive você mesmo.
💡Boas práticas
Lance no momento em que o valor é recebido ou a despesa é paga. Deixar para o fim do dia aumenta o risco de esquecimentos e trocas de valores;
Confira a forma de pagamento antes de salvar. Dinheiro, PIX e cartão entram no fechamento de caixa de formas diferentes, e um lançamento na forma errada gera divergência;
Mantenha o cadastro de clientes e fornecedores organizado. Isso facilita filtros e consultas futuras;
Use a recorrência para despesas fixas. Menos lançamentos manuais, menos chance de esquecer um vencimento;
Ao estornar, descreva o motivo de forma objetiva.
Por que esta rotina é tão importante
O fechamento diário é o momento de conferir se tudo o que aconteceu na recepção está de acordo com o que foi registrado. Ele transforma o dia de trabalho em um número confiável e permite identificar divergências enquanto ainda é fácil descobrir a causa.
✅O objetivo é conferir os atendimentos, os valores registrados e os recebimentos em dinheiro, PIX e cartão, identificando divergências.
Como a ferramenta de caixa funciona
O módulo de caixa permite configurar um ou mais usuários para operar o caixa da clínica. O usuário atua como um atendente de banco ou de supermercado: fica responsável por toda a movimentação financeira do caixa durante o seu turno. Ele abre o caixa, pode fazer recebimentos e pagamentos, acompanha as movimentações e fecha o caixa ao final do turno.
✅Atenção à permissão: para que um usuário possa operar o caixa, é preciso liberar essa permissão em Configurações > Segurança > Usuários.
Passo a passo do dia
Abertura
A primeira ação do turno é abrir o caixa. Algumas ações só ficam disponíveis depois da abertura. Caixa > Abertura e Fechamento > Abrir Caixa
Se preferir, é possível iniciar o caixa já com um valor de reforço, por exemplo, para trocos ou outras situações.
Durante o turno
Reforço: use sempre que o caixa estiver quase vazio ou for preciso ter troco;
Sangria: use quando for necessário retirar uma quantia em dinheiro do caixa por segurança;
Faturamento (Caixa > Faturamento): reúne as agendas ainda não faturadas e as consultas finalizadas, prontas para serem faturadas;
Pagar e Receber (Caixa > Pagar e Receber): permite dar baixa em recebimentos e contas a pagar;
Movimentos (Caixa > Movimentos): mostra tudo o que foi movimentado no caixa, como reforços, sangrias, pagamentos e recebimentos, com filtros para buscas mais precisas.
Fechamento
Ao final do turno, clique em Fechar caixa, no mesmo local do botão de abertura. O sistema gera automaticamente um relatório com as entradas, saídas, reforços e sangrias do período. Os relatórios ficam guardados em: Caixa > Caixas Fechados
Lá você pode consultar a lista de caixas já encerrados e abrir os relatórios sempre que precisar.
Como conferir e identificar divergências
Uma sugestão de roteiro para o fechamento, seguindo a lógica da rotina:
Atendimentos: verifique se todos os atendimentos finalizados do dia foram faturados (veja Caixa > Faturamento);
Valores registrados: compare o que está lançado com o que foi combinado com o paciente;
Dinheiro: conte o dinheiro físico e compare com as entradas em dinheiro, considerando reforços e sangrias do dia;
PIX: confirme que os PIX recebidos correspondem aos lançamentos feitos;
Cartão: confira os lançamentos de cartão com os comprovantes da maquininha;
Divergências: se algo não bater, use a tela de Movimentos com filtros para localizar o lançamento envolvido, corrija o que for necessário e só então feche o caixa.
💡Boas práticas
Sempre feche o caixa ao final do turno. Essa é uma das regras mais importantes do módulo.
Registre reforços e sangrias no sistema no momento em que acontecem, para que o relatório final reflita a realidade.
Investigue divergências no mesmo dia. Quanto mais cedo, mais fácil lembrar o que aconteceu.
Guarde os relatórios de fechamento e consulte-os quando houver dúvidas sobre dias anteriores.
Dica para a gestão: usuários com perfil Master têm acesso à gestão de caixas abertos e, se necessário, podem fechar os caixas que estiverem disponíveis.
Por que acompanhar de perto
Nem tudo é pago ou recebido no ato. Parcelamentos, combinados com pacientes, boletos de fornecedores e despesas recorrentes criam um fluxo de valores pendentes que precisa de acompanhamento constante. Sem isso, a clínica perde a visibilidade do que tem a receber e corre o risco de esquecer o que tem a pagar.
✅O objetivo é organizar os valores pendentes, registrar os pagamentos e recebimentos e realizar as baixas no sistema quando forem efetivados.
Visualizando as pendências
No módulo Pagar e Receber (Financeiro > Operações > Pagar e Receber), você enxerga tudo o que a clínica tem a pagar e a receber. Use os filtros para analisar por situação ou por cliente/fornecedor. A cada consulta, o sistema mostra o total de receitas, o total de despesas e o resultado da soma.
Dando baixa em um lançamento
A baixa é o registro de que um valor foi efetivamente pago ou recebido. Pelo módulo de caixa:
Acesse Caixa > Pagar e Receber;
Localize o lançamento e clique em Baixar;
Na tela de lançamento que se abre, revise os dados e edite o que for necessário;
Estando tudo correto, clique em Baixar.
Após a baixa, o lançamento passa a aparecer na tela de Movimentos do caixa.
Rotina sugerida
Diariamente: dê baixa nos pagamentos e recebimentos efetivados no dia;
Ao longo da semana: revise as pendências com vencimento próximo, tanto as que a clínica tem a receber quanto as que tem a pagar;
Sempre que um valor for efetivado: registre a baixa imediatamente, sem acumular.
💡Boas práticas
Dê baixa apenas quando o valor for efetivado. A baixa deve refletir o que realmente aconteceu;
Use os filtros para separar o que está pendente por cliente, fornecedor ou situação;
Aproveite o link de pagamento na hora de lançar uma conta a receber, quando fizer sentido para o paciente;
Revise as pendências com frequência. Um olhar rápido todos os dias evita acúmulo e surpresas.
4. Checklist da rotina financeira
Ao abrir o caixa
Abrir o caixa em Caixa > Abertura e Fechamento;
Informar valor de reforço inicial, se necessário.
Durante o dia
Lançar cada recebimento no momento em que ocorre, com a forma de pagamento correta;
Lançar as despesas pagas;
Faturar os atendimentos finalizados;
Registrar reforços e sangrias;
Dar baixa nos pagamentos e recebimentos efetivados.
Ao fechar o caixa
Conferir atendimentos faturados;
Conferir dinheiro, PIX e cartão com os valores registrados;
Investigar e corrigir divergências;
Fechar o caixa e consultar o relatório gerado.
Semanalmente
Revisar contas a pagar e a receber pendentes;
Conferir se não há lançamentos sem baixa que já foram efetivados.
💚Precisa de ajuda? Fale com o nosso suporte: suporte@clinicanasnuvens.com.br | WhatsApp disponível na Central de Ajuda.
O que achou do nosso artigo? Deixe seu feedback! 💚