Quando a recepção lança corretamente, abre e fecha o caixa e dá baixa nas contas, a clínica tem uma base confiável de informações. O trabalho de quem responde pelo financeiro é o passo seguinte: conferir essa base com o que de fato aconteceu no banco e nas maquininhas, planejar os compromissos futuros, fechar o mês, validar os repasses aos profissionais e transformar tudo isso em decisão.
Este guia reúne, em ordem de prioridade, as cinco rotinas que mais importam nessa função. Ele complementa o guia da rotina financeira da recepção (lançamentos, caixa e contas a pagar e receber), por isso a numeração continua a partir da rotina 4:
Conciliação bancária e conferência dos recebimentos;
Programação de pagamentos e organização das contas futuras;
Fechamento financeiro mensal;
Comissões de profissionais;
Análise dos resultados e indicadores financeiros.
Para cada rotina você encontra o objetivo, onde fazer no sistema, um passo a passo e boas práticas. No final, há um checklist para consulta rápida.
Visão geral: a rotina em uma olhada
Prioridade | Rotina | O que fazer | Onde fazer no sistema |
4ª | Conciliação bancária e conferência dos recebimentos | Comparar os registros do sistema com extratos bancários, PIX, transações de cartão e outros comprovantes | Financeiro > Conciliações > Contas Bancárias e Cartões e Cheques |
5ª | Programação de pagamentos e organização das contas futuras | Acompanhar vencimentos, organizar o que precisa ser pago e planejar os compromissos | Financeiro > Operações > Pagar e Receber e Financeiro > Análise Financeira > Fluxo de Caixa |
6ª | Fechamento financeiro mensal | Reunir recebimentos, despesas, contas pendentes e movimentações para conferir o período e preparar o próximo mês | Módulo Financeiro (conciliações, pagar e receber e análises) |
7ª | Comissões de profissionais | Conferir os valores devidos aos profissionais e os relatórios usados para validar os pagamentos | Módulo de Comissões |
8ª | Análise dos resultados e indicadores | Avaliar faturamento, despesas, saldo do período, receita média por atendimento e se as receitas cobrem os custos | Financeiro > Análise Financeira > Indicadores, Fluxo de Caixa e DRE |
Por que esta rotina é tão importante
Um lançamento correto no sistema só é verdadeiramente confiável quando aparece, com o mesmo valor, no extrato do banco ou no relatório da operadora de cartão. A conciliação é essa checagem. Ela garante que tudo o que foi lançado está refletido na conta bancária da clínica e traz à tona o que ficou sem registro.
✅O objetivo é comparar os registros do sistema com extratos bancários, PIX, transações de cartão e outros comprovantes.
O sistema oferece três formas de conciliar: automática, manual e por arquivo OFX.
Conciliação automática
Uma vez configurada, as conciliações são feitas sempre que um extrato OFX é importado na conta bancária. Ao ativar, você escolhe uma ou as duas opções abaixo:
Correspondência exata: concilia os lançamentos quando o valor e a data de pagamento são iguais;
Correspondência aproximada: concilia quando o valor é igual e a data tem diferença de até 5 dias, para mais ou para menos.
Conciliação manual
Localize a conta e clique em extrato de movimentação financeira;
Filtre o período e escolha ver todas as movimentações, apenas as conciliadas ou apenas as não conciliadas;
Clique em conciliação manual;
Nas movimentações disponíveis, clique em conciliar, edite a data se for necessário e clique em conciliar para finalizar.
Conciliação por arquivo OFX
Exporte o arquivo OFX do extrato no seu banco;
Na conta desejada, clique em extrato bancário OFX e depois em importar extrato OFX;
Insira o arquivo e clique em importar. O sistema mostra os itens do arquivo e destaca quantas conciliações estão pendentes;
Clique em ver conciliações. Cada item pendente abre com três opções:
Transferência: concilia por meio de uma transferência entre contas (por exemplo, um saque em dinheiro com comprovante);
Lançamento: cria o lançamento da pendência, caso ele ainda não tenha sido feito em Pagar e Receber (por exemplo, uma despesa paga com valor sacado);
Buscar: localiza uma conta já lançada no sistema para conciliar com o item do OFX.
Na mesma página, é possível reverter conciliações ou descartes e excluí-los pela coluna de opções de cada registro, além de baixar arquivo com o resultado da pesquisa em formato de planilha. Para consultas, há o extrato de conta (movimentações financeiras) e o extrato bancário OFX, que mostra banco, agência, número da conta e permite ver itens conciliados, não conciliados e descartados.
Nesta tela você vê os lançamentos feitos em cartão ou cheque, com filtros para buscas específicas e a opção de baixar arquivo. Para conciliar:
Clique em conciliar cartão de crédito/débito por arquivo;
Selecione o formato do arquivo. Se precisar, use baixar template para obter um modelo em branco;
Em arquivo de importação, selecione o arquivo para conciliação;
O sistema carrega uma tabela com status, cliente/fornecedor, compensação, parcela, número do documento, valor do arquivo e valor no sistema, o que permite enxergar divergências;
Clique em conciliar para concluir ou em cancelar.
Para ver o resultado depois, volte à tela de conciliações de cartões e cheques, filtre pela data da ação e escolha a exibição de conciliados.
💡Boas práticas
Concilie em uma frequência fixa, como semanalmente, para que as pendências não se acumulem;
Importe o extrato OFX com regularidade e use a conciliação automática para ganhar tempo, deixando para o trabalho manual apenas as exceções;
Confira os PIX recebidos olhando para o extrato bancário da conta em que eles entram e comparando com os lançamentos feitos;
Trate cada divergência na origem: se faltar lançamento, use a opção Lançamento; se o lançamento existir, use Buscar;
Guarde os comprovantes que sustentam transferências e saques conciliados.
Por que esta rotina é tão importante
Uma clínica saudável não só sabe o que aconteceu: ela sabe o que vem pela frente. Organizar vencimentos evita juros e multas por atraso e mostra se haverá dinheiro em caixa quando as contas chegarem.
✅O objetivo é acompanhar vencimentos, organizar o que precisa ser pago e planejar os compromissos financeiros da clínica.
Onde encontrar
Financeiro > Operações > Pagar e Receber
Financeiro > Análise Financeira > Fluxo de Caixa
Como o sistema ajuda
No módulo financeiro, é possível registrar e acompanhar as contas a pagar, agendar pagamentos, registrar datas de vencimento e visualizar alertas para não perder prazos importantes.
Na tela de lançamento de uma conta, você também pode:
configurar o lançamento como recorrente, ideal para despesas fixas;
parcelar a conta lançada.
Na tela de Pagar e Receber, os filtros permitem analisar pendências por situação ou por cliente/fornecedor, e cada consulta mostra o total de receitas, o total de despesas e o resultado da soma.
Planejando com o Fluxo de Caixa
O Fluxo de Caixa projeta, para períodos futuros, todas as entradas e saídas de recursos previstas na clínica, indicando como será o saldo de caixa no período projetado e mostrando também o histórico do caixa.
Acesse Financeiro > Análise Financeira > Fluxo de Caixa;
Escolha o período: meses, anos, semestres, trimestres ou um período específico configurável;
Clique em visualizar para carregar o fluxo;
Se quiser levar para uma planilha, clique em baixar arquivo (formato XLSX).
💡Boas práticas
Cadastre as contas com vencimento assim que souber delas, mesmo que o pagamento seja daqui a semanas;
Use recorrência e parcelamento para não depender de lembrança;
Reserve um momento fixo na semana para olhar o que vence nos próximos dias e decidir a ordem de pagamento;
Compare o fluxo de caixa projetado com os vencimentos, para antecipar semanas apertadas;
Dê baixa assim que o pagamento for efetivado, para que a visão de pendentes continue fiel.
Por que esta rotina é tão importante
O fechamento do mês é o momento em que o financeiro olha o período inteiro, confere os números e deixa o próximo mês pronto para começar. Como o sistema centraliza as operações financeiras, reduz erros manuais e oferece relatórios de receitas, despesas, inadimplência e fluxo de caixa, ele fornece o material para essa conferência.
✅O objetivo é reunir recebimentos, despesas, contas pendentes e movimentações para conferir os números do período e preparar o mês seguinte.
Roteiro sugerido
Os artigos da Central de Ajuda descrevem as ferramentas usadas no fechamento, mas não definem uma sequência oficial. Este roteiro é uma sugestão de como organizá-las:
Confirme que os caixas do período foram fechados (Caixa > Caixas Fechados);
Conclua as conciliações de contas bancárias e de cartões e cheques do mês (rotina 4);
Revise as pendências em Pagar e Receber: o que já foi pago ou recebido precisa estar com baixa; o que ficou em aberto precisa ter vencimento claro (rotina 5);
Confira as comissões do período antes de efetuar os repasses (rotina 7);
Analise os números nos Indicadores, no Fluxo de Caixa e no DRE (rotina 8);
Prepare o próximo mês: revise o que vence nas próximas semanas e o fluxo de caixa projetado.
💡Boas práticas
Feche o mês em uma data fixa, para que o processo vire hábito;
Não deixe para conciliar tudo no fim do mês: a rotina semanal torna o fechamento mais leve;
Registre o que foi ajustado, para facilitar consultas futuras;
Guarde os relatórios do período (o Fluxo de Caixa e outros relatórios permitem baixar arquivos).
Por que esta rotina é tão importante
Repasses incorretos geram desgaste com a equipe clínica e retrabalho para o financeiro. O Módulo de Comissões foi pensado para tornar o cálculo e o controle dos repasses mais simples, seguros e automatizados, com regras configuráveis e todas as informações centralizadas para conferência.
✅O objetivo é conferir os valores devidos aos profissionais e os relatórios usados para validar os pagamentos.
Como o processo funciona
O comissionamento é dividido em etapas:
Configuração das regras de comissão;
Vinculação das regras aos profissionais (exceções) e aos procedimentos;
Geração automática das comissões conforme as movimentações realizadas;
Consulta e conferência dos valores calculados;
Pagamento dos repasses.
A etapa que mais interessa à rotina do financeiro é a quarta: consultar os valores calculados antes de realizar os repasses e acompanhar os relatórios e informações detalhadas das comissões geradas.
Tipos de geração de comissão
A regra escolhida define quando a comissão é gerada. Entre os tipos disponíveis estão:
Comissão por conta faturada;
Comissão por conta liquidada;
Comissão por execução direta;
Comissão por execução e conta faturada;
Comissão por execução e conta liquidada;
Comissão por execução e conta conciliada.
Por isso a rotina de conciliação conversa diretamente com a de comissões: em clínicas que usam a regra por conta conciliada, a comissão depende de a conta estar conciliada.
Recursos que ajudam na conferência
Definir percentuais ou valores conforme a necessidade da clínica.
Criar tipos de repasses personalizados.
Abater custos pré-determinados do procedimento, retirando esses valores do que seria repassado ao profissional.
Definir quando e como as comissões serão pagas.
Para que o cálculo ocorra corretamente, é importante que os cadastros relacionados (profissionais, procedimentos e formas de recebimento, quando aplicável) estejam configurados. Quem usa o módulo pela primeira vez deve seguir os artigos da coleção na ordem indicada.
💡Boas práticas
Revise as regras de comissão periodicamente, especialmente quando houver novos profissionais ou procedimentos;
Confira os valores calculados antes de pagar, comparando-os com os atendimentos e recebimentos do período;
Mantenha a rotina de conciliação em dia se as regras da clínica dependem de contas conciliadas;
Guarde os relatórios usados na validação, para esclarecer dúvidas de profissionais.
Por que esta rotina é tão importante
Todo o trabalho das rotinas anteriores ganha valor quando vira decisão. Com os dados organizados, os relatórios e indicadores ajudam no planejamento financeiro com base em dados reais.
✅O objetivo é avaliar faturamento, despesas, saldo do período, receita média por atendimento e se as receitas estão cobrindo os custos.
Onde encontrar
Financeiro > Análise Financeira > Indicadores
Financeiro > Análise Financeira > Fluxo de Caixa
O que cada ferramenta mostra
Indicadores: um resumo financeiro da clínica com o valor das contas vencidas, quanto ainda há a receber e o valor das despesas, além de um relatório de movimentação. Use filtrar para escolher o período;
Fluxo de Caixa: projeção de entradas e saídas futuras, saldo previsto e histórico do caixa;
DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício): relatório que mostra receitas, custos e despesas do período e indica se houve lucro ou prejuízo. Funciona como um raio-X da saúde financeira da clínica;
Painéis de indicadores de dados: além do financeiro, há painéis de atendimento, orçamentos, planos de tratamento e estoque. Nos financeiros, o painel destaca os 10 principais procedimentos e especialidades geradores de receita. Nos de orçamentos, aparecem o ticket médio dos orçamentos aprovados e o status de pendentes, perdidos, cancelados e aprovados.
Perguntas para fazer aos números
Os artigos não definem um indicador próprio de "receita média por atendimento", mas você pode obter esse número cruzando as informações disponíveis. Um roteiro de leitura:
O faturamento do período cresceu ou caiu em comparação com o período anterior?
As despesas acompanharam o faturamento? Alguma categoria cresceu mais do que o esperado?
Qual foi o saldo do período? Use o DRE para ver se houve lucro ou prejuízo;
Qual é a receita média por atendimento? Divida a receita do período pelo número de atendimentos realizados, que o painel de indicadores de atendimento ajuda a obter;
As receitas cobrem os custos? Compare receitas e despesas no DRE e no Fluxo de Caixa projetado;
Quais procedimentos e especialidades mais geram receita? Use os rankings dos painéis para decidir onde investir;
Há contas vencidas ou valores a receber acumulados? Os Indicadores mostram isso logo no resumo.
💡Boas práticas
Analise os mesmos indicadores todo mês, na mesma ordem, para identificar tendências;
Compare períodos usando o filtro de datas;
Registre as decisões tomadas a partir dos números e confira nos meses seguintes se funcionaram;
Só confie nos indicadores se as rotinas anteriores estiverem em dia. Dados sem conciliação ou com pendências antigas distorcem a análise.
6. Checklist da rotina financeira da gestão
Semanalmente
Importar o extrato OFX e conferir conciliações automáticas;
Tratar itens pendentes: transferência, lançamento ou buscar;
Conciliar cartões e cheques por arquivo;
Revisar contas a pagar com vencimento próximo e definir o que será pago;
Dar baixa nos pagamentos efetivados.
No fechamento do mês
Confirmar caixas do período fechados;
Concluir todas as conciliações do mês;
Revisar pendências em Pagar e Receber;
Conferir comissões calculadas e relatórios antes dos repasses;
Analisar Indicadores, Fluxo de Caixa e DRE;
Revisar vencimentos e fluxo projetado do próximo mês.
Na análise de resultados
Comparar faturamento e despesas com o período anterior
Verificar saldo do período e se as receitas cobrem os custos;
Calcular a receita média por atendimento;
Registrar decisões e pontos de atenção.
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