Sabemos que, no dia a dia, registrar apenas uma atividade na Agenda, uma Obrigação Estrutural, um Evento ou até mesmo no Perfil de um Colaborador nem sempre é suficiente. Muitas demandas surgem no meio do processo, etapas precisam ser acompanhadas separadamente e, se não houver organização, alguns passos podem passar despercebidos.
Pensando nisso, o Compliasset agora permite a criação de checklists dentro dos dossiês. Essa funcionalidade possibilita a divisão de uma demanda em tarefas menores, claras e rastreáveis, cada uma com responsabilidade definida, prazo e evidências de execução.
Continue a leitura para entender como criar um checklist e transformar essas etapas em tarefas práticas dentro do sistema!
➡️Dossiês com checklist
A criação de checklists está disponível nas seguintes seções do sistema:
Agenda;
Obrigações Estruturais;
Eventos;
Colaboradores, e;
Terceiros.
➡️Criando um checklist
Neste tutorial, vamos apresentar o processo de criação de um checklist dentro de um dossiê de atividade. No entanto, este passo a passo pode ser aplicado da mesma forma nas demais seções mencionadas anteriormente.
Para começar, acesse o menu lateral do lado esquerdo em ''Agenda > ''Todas as Atividades'' e, em seguida, localize a atividade em que deseja criar o checklist, clicando sobre o título para acessá-la.
Já no dossiê, localize a seção de 'Checklists' e, em seguida, clique em ''Adicionar Checklist''. Defina o título da checklist e clique em ''Adicionar'' para confirmar a criação.
Após criada a checklist, serão permitidas algumas ações, como adicionar tarefas, editar o título e excluí-la.
No canto superior direito, ficam localizados os botões "Adicionar checklist" e "Ações", que permite cobrar checklists não respondidas e atrasadas, cobrar somente aquelas que ainda não foram respondidas e copiar e/ou substituir um responsável.
➡️Criando tarefas
Cada checklist pode ser transformada em tarefas individuais, permitindo que diferentes responsáveis executem, acompanhem ou comprovem cada etapa separadamente. Por isso, ao clicar em ''Adicionar tarefa'', a checklist é organizada em etapas menores:
Para criar uma tarefa, informe o título, data de vencimento, descrição e defina os responsáveis. Para finalizar, clique em ''Adicionar'' para salvar.
Após criar uma tarefa, algumas opções de gerenciamento ficam disponíveis, como:
Criar uma nova tarefa a partir daquela checklist;
Editar o título da checklist;
Excluir checklist;
Cobrar tarefas atrasadas;
Substituir algum responsável; e
Copiar um responsável.
⚠️Importante:
Ao realizar qualquer ação acima, a alteração será aplicada em toda a checklist. Por exemplo, se criamos a checklist ''Verificar a versão atual da política do sistema'' e optamos por substituir o responsável, o usuário será substituído em todas as tarefas em que estiver listado, e não apenas em uma específica.
✍️Checklist criada e tarefas adicionadas. Agora, veja como gerenciar as novas demandas criadas diretamente dentro dos dossiês!
➡️Gerenciamento de tarefas
Ao clicar no título de cada tarefa, um campo lateral será aberto, semelhante aos dossiês já conhecidos no sistema. Nesse espaço, será possível gerenciar toda tarefa, como editá-la, cobrar os responsáveis, excluí-la ou marcar como concluída. Além disso, haverá o campo 'Discussão', onde podem ser trocadas informações específicas sobre aquela demanda.
Caso seja necessário editar informações daquela tarefa específica como, por exemplo, substituir o responsável apenas para aquela tarefa, sem que a alteração se reflita nas demais, basta clicar no botão ''Ações'' > ''Editar Tarefa'' e realizar a substituição ou, qualquer outra alteração desejada.
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