A importação de atividades em lote permite cadastrar várias atividades de uma só vez por meio de uma planilha Excel, agilizando o processo de criação e reduzindo o trabalho manual.
Para realizar a importação, basta utilizar o modelo de planilha disponibilizado pela plataforma, preencher as informações das atividades e seguir as etapas de validação e confirmação da importação. Confira o passo a passo completo a seguir!
Etapa 1 de 4: Baixar e preencher o modelo
No menu esquerdo da tela, acesse "Agenda" > "Importar Atividades". Em seguida, clique no botão +, localizado no canto superior direito da tela, e selecione a opção Importar por XLS.
Clique em "Baixar modelo XLS" para obter a planilha padrão, ou baixe o anexo disponível no final do artigo.
Após o download, preencha a planilha com os dados das atividades que deseja importar. Antes de prosseguir, observe as seguintes orientações:
Utilize sempre o modelo disponibilizado pelo sistema para evitar erros na importação;
Não altere a primeira linha da planilha, pois ela contém os nomes das colunas utilizadas na importação;
Cadastre apenas uma atividade por linha;
Os campos destacados em vermelho são obrigatórios para a criação da atividade, mas podem ser preenchidos posteriormente na etapa de revisão;
No campo Categoria(s), utilize apenas categorias já cadastradas no sistema;
O campo Termina em deve conter a data final da atividade. Essa informação será utilizada pelo sistema para gerar todos os prazos de vencimento.
Após o preenchimento, clique em "Selecionar arquivo", escolha a planilha e selecione "Conferir colunas" para seguir.
Importante: É possível visualizar apenas os próprios rascunhos. Rascunhos criados ou em edição por outros membros da equipe não podem ser visualizados.
Etapa 2 de 4: Validar as colunas da planilha
Nesta etapa, revise o mapeamento das colunas identificadas pelo sistema e confirme se as informações estão corretas de acordo com a planilha.
Confira a prévia dos dados e, caso estiver tudo certo, clique em "Revisar dados" para seguir ou "Cancelar" caso precise ajustar a planilha e realizar uma nova importação.
Etapa 3 de 4: Revisar o rascunho das atividades
Nesta etapa, o sistema exibirá um rascunho de todas as atividades que serão importadas. É importante revisar as informações apresentadas antes de concluir a importação.
As atividades podem ser classificadas de duas formas:
Com aviso: As atividades com aviso possuem informações opcionais não preenchidas, como a ausência de responsáveis ou de algum campo não obrigatório. Esses avisos não impedem a importação, portanto a atividade poderá ser criada normalmente.
Com erro: As atividades com erro possuem informações que precisam ser corrigidas antes da importação. Nesses casos, clique em "Editar" para visualizar os detalhes e realizar os ajustes necessários.
Caso seja necessário alterar os prazos de vencimento, a recorrência e/ou os responsáveis, clique em "Atualizar tarefas" para confirmar e aplicar as alterações.
Etapa 4 de 4: Importar as atividades
Após concluir a revisão de todos os itens, clique em "Importar atividades prontas" e confirme a criação.
Quando a importação for concluída, as atividades ficarão disponíveis em:
Minhas Atividades
Todas as Atividades
Importante: Recomendamos conferir as atividades após a conclusão da importação para garantir que todas as informações foram cadastradas corretamente. Caso seja necessário realizar ajustes, as atividades poderão ser editadas posteriormente, confira o passo a passo completo aqui neste link.
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