O plano de ação é um documento estratégico que descreve as etapas específicas e os recursos necessários para alcançar um objetivo ou resolver um problema.
Normalmente, ele começa com a definição clara e concisa do objetivo a ser alcançado (apontamentos), e uma vez que o objetivo tenha sido estabelecido, o próximo passo é identificar as ações necessárias para alcançá-lo (plano de ação).
Pensando nisso, através da área de Planos de Ação e Auditoria no sistema, é possível colocar esse processo em prática, otimizando o trabalho do time de Compliance.
Continue a leitura e confira como utilizar essa ferramenta no sistema!
➡️Visão Geral
O sistema é bastante intuitivo, e apresentará as funções seguindo uma ordem: (I) Criação de um Relatório; (II) os Apontamentos, e; (III) Planos de Ação, conforme demonstrado abaixo:
➡️Resumos
Trata-se de uma visão geral dos relatórios já registrados no sistema. Neste mesmo campo, é disponibilizado a opção de filtrar por Relatório ou por Responsável.
Além disso, é disponibilizado uma barra de progresso para o acompanhamento do cumprimento de cada um, e também ordená-los de acordo com o status.
➡️Relatórios
O primeiro passo para a criação de um plano de ação é o envio do relatório que será trabalhado. Para isso, basta clicar no botão ''+'' localizado no canto superior direito da tela:
Em seguida, crie um título e anexe o arquivo que será trabalhado. Assim que inseri-lo, clique em "Confirmar" para salvar.
➡️Apontamentos
Com o relatório já enviado para o sistema, o próximo passo é a criação dos seus apontamentos. É neste momento que todas as falhas, processos incompletos e melhorias precisam ser identificadas e descritas.
Para criá-lo, basta clicar em "Adicionar Apontamento" dentro do Relatório que foi incluído e definir um título, descrição e risco (alto, médio, baixo ou não se aplica).
Após o preenchimento das informações, clique em "Confirmar" para salvar, ou clique em "Confirmar e criar outro" para criar mais um apontamento.
Dentro de um único Relatório podem ser definidos vários Apontamentos, e para localizá-los ou ocultá-los é necessário clicar sobre a seta, conforme indicado abaixo:
➡️Plano de Ação
Com os apontamentos já definidos, chegou o momento de criar os planos de ação para cada um. Os planos de ação são estratégias para o cumprimento dos apontamentos levantados, sendo organizado da seguinte forma:
Adicionar um plano de ação;
Durante a criação, será necessário definir uma natureza de evento, título, descrição, responsáveis e um prazo para concluí-lo;
Todo plano de ação irá gerar um evento no sistema, possibilitando o acompanhamento e desenvolvimento do que foi criado.
Observação: Caso nenhuma natureza de evento se aplique, é possível criar novas.
➡️ Notificação e criação do Evento
O Evento gerado tem a finalidade de disponibilizar o acompanhamento do Plano de Ação, atribuindo responsáveis, depositando evidências e notificando os assinantes daquele Evento quando uma alteração for realizada.
Além disso, será responsabilidade do time de compliance acompanhar o evento, e marcar como concluído quando o plano for entregue pelos responsáveis. E as ações que ocorrerem dentro do dossiê serão enviadas por e-mail para todos que estiverem como assinantes.
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