Usando abordagem baseada em risco, o Compliasset automatiza todo o processo de Due Diligence de Terceiros, recepcionando os documentos por estes enviados e levantando dossiês reputacionais dos mesmos.
Trata-se de um processo fundamental de investigação antes de assinar um contrato ou acordo financeiro com os terceiros da empresa. Confira a seguir como utilizar da melhor forma essa funcionalidade em nosso sistema, ou pule diretamente para o vídeo do passo a passo.
➡️ Iniciando o Processo de DDQ
Primeiramente, na seção "Novo Terceiro", cadastre os Terceiros que deseja trazer para o sistema, ou então, em um Terceiro já cadastrado, acesse "Todos os Terceiros" e clique no perfil que deseja iniciar o processo de DDQ (Due Diligence Questionnaire).
Ao clicar no perfil de algum Terceiro que acabou de ser cadastrado, encontraremos o Painel de Due Diligence com a situação 'Seleção e Contratação' para começar a configurá-lo.
O primeiro passo para começar a configurar o painel é definir qual situação o Terceiro se encontra. As opções disponíveis são:
Seleção e Contratação;
Contratado;
Rescindido, e;
Rejeitado.
Caso o Terceiro se enquadre na situação de 'Seleção e Contratação', preencha o painel com as seguintes informações:
Selecione uma Ferramenta de Background Check: Caso queira utilizar a ferramenta do Data Engine para realizar uma consulta do Terceiro, selecione esta opção e utilize o serviço por um custo de R$15, ou então deixe selecionado a opção "Nenhuma".
Selecione um Questionário de Due Diligence: Deixamos disponíveis 7 opções de DDQ selecionadas diretamente da Anbima. Mas também é possível utilizar um questionário próprio que esteja disponível em sua Biblioteca de Documentos.
Para essa opção ficar ativa, lembre-se de habilitar a caixinha a seguir:
Prazo para Resposta: Selecione um prazo, em dias corridos, para o Terceiro responder o questionário enviado.
Caso o prazo para resposta tenha passado, é possível deixar o sistema configurado para disparar e-mails de cobrança para o Terceiro até que ele responda. Para isso, basta deixar a seguinte caixinha habilitada:
Após preenchida todas as informações, clique em "Criar Due Diligence Inicial" para iniciar o processo.
➡️Evento de Due Diligence Inicial
Depois de iniciado o processo de DDQ, um Evento de Due Diligence Inicial será aberto automaticamente no sistema vinculado ao Terceiro, e um e-mail será enviado para o endereço cadastrado no perfil do mesmo, com todas as informações e um link para acesso do questionário.
Ao clicar no botão "Enviar Documentos para (Nome da Empresa)", basta o Terceiro anexar o questionário respondido, arrastando os arquivos na área indicada ou selecionando diretamente do computador.
É possível encontrar pelo Evento de Due Diligence Inicial na seção "Todos os Eventos", ou então encontrá-lo dentro do perfil do Terceiro na aba 'Eventos Relacionados'.
Assim que o Terceiro responder o questionário enviado, o arquivo ficará disponível dentro do dossiê do Evento, no módulo 'Discussão' em "Comentários".
Mesmo que o Terceiro já tenha enviado o arquivo, é possível solicitar mais informações se for preciso. Para isso, basta clicar em "Solicitar Mais Informações do Terceiro" e indicar quais informações e/ou arquivos precisam ser enviados novamente.
Caso tenha optado em utilizar a ferramenta de Background Check integrada ao Compliasset, a consulta ficará disponível dentro do perfil do Terceiro.
➡️Processo de Due Diligence na Situação "Contratado"
Após a fase de Due Diligence Inicial, caso esteja tudo certo no processo e a empresa desejar seguir com a contratação do Terceiro, será preciso alterar a situação para "Contratado" e, em seguida, definir as opções para deixar o processo automatizado no sistema.
Após alterado a situação para "Contratado", será possível adicionar a pontuação e risco do Terceiro, baseado exclusivamente nos critérios que a empresa definir. Para deixar o processo automatizado no sistema, basta definir a data inicial da revisão e uma periodicidade para que o processo de DDQ seja realizado.
Com as informações adicionadas no Painel, clique em "Iniciar Revisão Periódica" e acompanhe o processo dentro do perfil do Terceiro.
Pronto! A partir deste momento, o sistema ficará responsável pela automatização do processo de DDQ deste Terceiro de acordo com a periodicidade definida.
Caso o contrato tenha rescindido ou negado, basta alterar a situação no Painel de Due Diligence, e editá-lo sempre que for preciso.
Assista ao vídeo a seguir com o passo a passo:
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