Com o intuito de facilitar ainda mais o cumprimento das atividades e eventos no sistema, o envio de lembretes por e-mail te ajudam a ficar por dentro de prazos que estão próximos do vencimento e também daqueles que já venceram, mas que por algum motivo não foram realizados.
Nesse artigo, iremos explicar como funciona o envio de lembretes e como ativar essa função em seu perfil.
Antes de começarmos a leitura deste artigo, é importante saber que existem duas formas de recebimento de lembretes por e-mail: O lembrete semanal e o lembrete personalizado. Vamos abordar cada um dos tópicos a seguir!
➡️ Lembrete semanal
Os lembretes semanais são notificações gerais do sistema vinculadas à agenda, eventos e documentos. Isso significa que, quando o lembrete estiver ativo, o sistema enviará e-mails sobre os vencimentos das demandas gerais, inclusive aquelas que não fazem parte de suas responsabilidades.
Quem recebe os lembretes semanais?
Via de regra, os lembretes são enviados somente para quem possui acesso de Membro, sendo perfil de administrador ou usuário. Entendemos que, por fazerem parte do time de compliance, é responsabilidade desses perfis serem notificados sobre os vencimentos das demandas gerais.
Por configuração padrão do sistema, essa funcionalidade não é disponibilizada para aqueles que possuem perfil apenas de colaborador.
⚠️ Ao ativar essa função:
O membro receberá notificações sobre os prazos em geral, e não somente sobre aquilo que é de sua responsabilidade.
Como ativar/desativar os lembretes semanais?
Para ativar ou desativar o recebimento dos lembretes semanais, acesse o ícone com as inicias do seu nome no canto superior direito da tela, e clique em "Meu Perfil".
Já dentro das configurações do perfil, marque ou desmarque a opção 'Lembrete Semanal' e clique em "Confirmar" ao final da tela para finalizar.
Qual a periodicidade de envio?
Os lembretes semanais são enviados toda segunda-feira, com uma listagem de atividades, eventos e documentos que irão vencer naquela semana.
➡️ Lembrete diário
Os lembretes diários ou também chamados de personalizados funcionam de forma distinta, pois notificam por e-mail sobre os vencimentos de atividades, eventos e obrigações somente aqueles que estão definidos como responsáveis pelas demandas no sistema.
Confira como atribuir responsabilidades no sistema lendo este material.
Como ativar os lembretes personalizados?
Diferente do lembrete semanal, os lembretes diários não são ativados automaticamente. Para solicitar a ativação, entre em contato com nosso time através do e-mail ou chat.
Qual a periodicidade de envio?
A periodicidade de envio também ocorre de forma diferente, sendo esses lembretes organizados da seguinte forma:
Lembretes diários: São enviados de forma regressiva, começando a partir de 7 dias antes do vencimento de atividades e eventos. Exemplo: se uma atividade vence no dia 30, o colaborador poderá receber lembretes nos dias 23, 24, 25, 26, 27, 28 e 29.
Lembretes quinzenais - São enviados quinzenalmente todo dia 01 e 16 do mês, com lembretes de atividades e eventos que já venceram e não tiveram nenhuma ação realizada.
Ao colocar um colaborador como responsável, ele passa a receber os lembretes por e-mail?
Sim, ao atribuir a responsabilidade de uma demanda a um colaborador, ele receberá o lembrete personalizado, desde que a empresa solicite a ativação dessa função.
⚠️ Mas, vale ressaltar:
Ao optar por ativar o lembrete personalizado, não será possível escolher entre os responsáveis quais deles serão notificados. Por exemplo, se houver 5 responsáveis pelo cumprimento da atividade, os 5 colaboradores serão notificados.
Ativar o lembrete personalizado não ativa nem desativa o lembrete semanal.
💡Ficou com alguma dúvida? Nos chame pelo chat ou envie um e-mail para suporte@compliasset.com